Arten von Kommunikationsbarrieren

Alles, was Sie über die Arten von Kommunikationsbarrieren benötigen. Kommunikationsbarrieren sind die Faktoren, die die Wirksamkeit der Kommunikation behindern.

Sie führen zu einer Nichtübereinstimmung zwischen dem Verständnis der Nachricht durch den Absender und den Empfänger. Diese Barrieren können in jeder Phase des Kommunikationsprozesses auftreten - Senden, Codieren, Senden, Decodieren oder Empfangen.

Die Kommunikationsbarrieren können wie folgt eingeteilt werden: 1. Externe Barrieren 2. Organisatorische Barrieren 3. Persönliche Barrieren.

Es kann weiter unterteilt werden in: 1. Technische Barrieren 2. Sprachbarrieren 3. Psychologische Barrieren 3. Semantische Barrieren 4. Emotionale oder psychologische Barrieren 5. Barrieren bei Vorgesetzten 6. Barrieren bei Untergebenen 7. Mechanische Barrieren 8. Physische Barrieren 9. Interpersonelle Barrieren 10. Interkulturelle Barrieren.

Einige der technischen Hindernisse für die Kommunikation sind: 1. Zeitpunkt 2. Informationsüberflutung 3. Informationslücken 4. Kulturelle Unterschiede 5. Fehlerhafte Planung 6. Fokus 7. Entfernung 8. Bürokratie.

Einige der Sprachbarrieren für die Kommunikation sind: 1. Semantik 2. Schlechte Botschaften 3. Inkonsistenz in der verbalen und nonverbalen Kommunikation 4. Individuelle Sprachfähigkeit.

Einige der psychologischen Hindernisse für die Kommunikation sind: - 1. Filterung 2. Annahmen 3. Grad des Vertrauens und der Offenheit 4. Angst 5. Emotionen 6. Wahrnehmung 7. Lärm 8. Schlechtes Zuhören 9. Schlechte Retention 10. Widerstand gegen Veränderung 11. Nähe des Geistes 12. Einstellungsbarrieren.

Zu den semantischen Kommunikationsbarrieren gehören: 1. Falsch ausgesprochene Botschaft 2. Fehlerhafte Übersetzungen 3. Fachsprache 4. Wörter / Symbole mit unterschiedlicher Bedeutung 5. Ungeklärte Annahmen 6. Fachsprache 7. Dekodierung von Körpersprache und Gesten.

Wenige emotionale oder psychologische Hindernisse für die Kommunikation sind: 1. Vorzeitige Bewertung 2. Unaufmerksamkeit 3. Übermäßiges Vertrauen in das geschriebene Wort 4. Misstrauen gegenüber dem Kommunikator 5. Kommunikationsstörung.

Die organisatorischen Hindernisse für die Kommunikation sind: - 1. Organisationspolitik 2. Organisationsregeln und -vorschriften 3. Statusbeziehungen 4. Komplexität in der Organisationsstruktur 5. Organisatorische Einrichtungen.

Persönliche Hindernisse für die Kommunikation sind: - 1. Einstellung der Vorgesetzten 2. Angst vor Autoritätsverletzungen 3. Beharren auf dem richtigen Kanal 4. Mangel an Vertrauen in die Untergebenen 5. Ignorieren der Kommunikation 6. Mangel an Bewusstsein 7. Unwilligkeit zur Kommunikation 8. Mangel an Richtiger Anreiz.

Weitere Hindernisse für die Kommunikation sind: 1. Unzureichende Richtlinien, Regeln und Verfahren 2. Statusmuster 3. Unaufmerksamkeit 4. Schnelle Schlussfolgerung 5. Unzuverlässigkeit gegenüber dem Kommunikator 6. Unsachgemäßer Geisteszustand 7. Zeitmangel 8. Technisch Sprache.


Kommunikationsbarrieren in einer Organisation

Arten von Kommunikationsbarrieren - technische, sprachliche und psychologische Barrieren

Kommunikationsbarrieren sind die Faktoren, die die Wirksamkeit der Kommunikation behindern. Sie führen zu einer Nichtübereinstimmung zwischen dem Verständnis der Nachricht durch den Absender und den Empfänger. Diese Barrieren können in jeder Phase des Kommunikationsprozesses auftreten - Senden, Codieren, Senden, Decodieren oder Empfangen.

Der Sender ist für das Publikum möglicherweise nicht hörbar, er konvertiert die Nachricht möglicherweise nicht richtig in Signale, die Kanalwahl ist möglicherweise fehlerhaft (längere mündlich gesendete Nachrichten werden vom Empfänger wahrscheinlich vergessen), das Verständnis des Empfängers für Codes oder Symbole ist möglicherweise fehlerhaft andere als die des Absenders oder des Empfängers sind möglicherweise nicht in der Stimmung, die Nachricht abzuhören. Der Punkt, an dem Kommunikationsbarrieren auftreten, muss identifiziert werden, damit frühestens Abhilfemaßnahmen ergriffen werden können.

Die Arten von Kommunikationsbarrieren sind:

1. Technische Hindernisse

Technische Barrieren beziehen sich auf das physische, soziale und informative Umfeld, in dem die Nachricht übermittelt wird.

Einige der wichtigsten technischen Hindernisse sind:

ich. Zeitliche Koordinierung:

Die rechtzeitige Übermittlung von Informationen ist wichtig, wenn die Absender möchten, dass die Empfänger ihren Anweisungen Folge leisten. Fabriken, in denen in Schichten gearbeitet wird, müssen die Arbeiter, die eine Schicht verlassen, mit den Arbeitern kommunizieren, die in die nächste Schicht eintreten. Wenn sich Nachtschichtarbeiter nach dem Abgang der Nachmittagsschichtarbeiter zum Dienst melden, werden wichtige Nachrichten möglicherweise nicht kommuniziert, was sich auf die Produktivität auswirkt.

ii. Informationsüberlastung:

Es bezieht sich auf eine übermäßige Übertragung von Informationen. Viel mehr Informationen, als der Empfänger verarbeiten kann, werden ihm übermittelt. Der Empfänger kann eine Informationsüberflutung, die seine geistigen Fähigkeiten übersteigt, nicht verstehen, analysieren und darauf reagieren.

Daraus ergeben sich verschiedene Probleme:

(a) Empfänger dürfen nicht auf einen Teil der Informationen einwirken, die wichtig sein können.

(b) Sie können Fehler bei der Verarbeitung übermäßiger Informationen machen.

(c) Wenn sie genau sein wollen, können sie die Verarbeitung von Informationen verzögern.

iii. Informationslücken:

Vollständige Informationen werden nicht von einer Ebene zur anderen übertragen. Ein Teil der Informationen bleibt auf einigen Ebenen erhalten und die Lücke wird durch unbeabsichtigte Informationen gefüllt. Übermittelte Nachrichten unterscheiden sich von den empfangenen. Informationslücke ist so schlimm wie Informationsüberflutung.

iv. Kulturelle Unterschiede:

Kulturelle Unterschiede treten auf, wenn Manager mit Menschen unterschiedlicher Kulturen zusammenarbeiten. Kultur stellt ein nationales Hindernis dar, das für Organisationen, die im Ausland tätig sind, besonders wichtig ist. Kultur bezieht sich auf Werte, Überzeugungen, Normen, Einstellungen und Wahrnehmungen von Menschen verschiedener Nationen (Indien, Amerika, Japan usw.) oder Regionen (verschiedene Regionen in Indien).

Wenn Manager mit Mitarbeitern verschiedener Nationen (in multinationalen Kooperationen) zu tun haben, sollten sie kulturelle Werte oder Überzeugungen berücksichtigen. Andernfalls können sie möglicherweise nicht vermitteln, was sie wirklich wollen. Zum Beispiel ist Weiß in Indien eine Farbe der Trauer, während es in westlichen Ländern schwarz ist. Symbole, Wörter, Farben, Gesten und Sprachen sollten sorgfältig ausgewählt werden, wenn Absender von Informationen mit Menschen unterschiedlicher Nationen oder Regionen zu tun haben.

v. Fehlerhafte Planung:

Kommunikation muss geplant werden. Die Auswahl der Wörter, ihre Gliederung in Sätze und Absätze, die Auswahl des Kanals, der Modus und der Zeitpunkt der Präsentation sollten vor der Übermittlung der Nachricht geplant werden. Präsentation ist wichtig, um das Verständnis zu verbessern. Die mündliche Darstellung von Produktions-, Umsatz- und Gewinnzahlen ohne die Verwendung von Grafiken, Tabellen und Diagrammen ist eine schlechte Kommunikation.

vi. Fokus:

Manchmal liegt der Fokus mehr auf der Präsentation als auf dem Produkt. In der Regel verlieren Zuschauer bei Werbekampagnen das Produkt aus den Augen, behalten jedoch die visuellen, akustischen und lichttechnischen Effekte der Werbung im Hinterkopf. Der eigentliche Werbezweck ist gescheitert. Der Fokus sollte auf der Nachricht liegen, nicht auf dem Messenger.

vii. Entfernung:

Durch große Entfernungen zwischen Sender und Empfänger kann eine effektive Kommunikation behindert werden. Wenn Sender und Empfänger durch geografische Entfernungen voneinander getrennt sind, wird am häufigsten auf die Telekommunikation zurückgegriffen. Störungen in der Telefonverbindung können zu Fehlkommunikation oder unvollständiger Kommunikation führen.

viii. Physische Barrieren:

Diese Barrieren treten aufgrund der Art der Umwelt auf. Es ist eine natürliche Barriere, die besteht, wenn sich das Personal in verschiedenen Gebäuden oder an verschiedenen Standorten befindet.

Ebenso können schlechte oder veraltete Geräte, insbesondere das Versäumnis des Managements, neue Technologien einzuführen, Probleme verursachen. Personalmangel ist ein weiterer Faktor, der häufig Kommunikationsprobleme für die Organisation verursacht.

Ablenkungen wie Hintergrundgeräusche, schlechte Beleuchtung, zu heiße oder zu kalte Umgebung können die Konzentration beeinträchtigen und die effektive Kommunikation beeinträchtigen.

ix. System Design Fehler:

Es bezieht sich auf Probleme mit den Strukturen oder Systemen in der Organisation. Aufgrund der unklaren Organisationsstruktur ist es verwirrend zu wissen, mit wem kommuniziert werden soll. Die Mitarbeiter werden nicht wissen, was von ihnen erwartet wird, wenn es ein ineffizientes oder unangemessenes Informationssystem, mangelnde Aufsicht oder Schulung, mangelnde Klarheit in Bezug auf Rollen und Verantwortlichkeiten gibt.

X. Bürokratie:

Wenn Nachrichten viele Personen durchlaufen, bevor sie den Empfänger erreichen, wird der Prozess langwierig und die Nachrichten können sich auch ändern. Aktionen können durch verspätete Übermittlung der Nachricht verzögert werden.

2. Sprachbarrieren :

Sprachbarrieren beziehen sich auf die Verwendung von Wörtern, Jargons und Sprache, die von Sendern und Empfängern unterschiedlich interpretiert werden. Dieselbe Aussage kann für verschiedene Personen unterschiedliche Bedeutungen haben. Dies beeinflusst den Prozess der effektiven Kommunikation.

Einige der gängigen Sprachbarrieren lauten wie folgt:

ich. Semantik:

Semantik ist das Studium von Wörtern und deren Bedeutungen. Probleme, die sich aus der Übertragung von Bedeutungen ergeben, sind semantische Probleme. Verschiedene Wörter bedeuten verschiedene Dinge für verschiedene Menschen. Rund 500 Wörter in englischer Sprache haben jeweils etwa 25 Definitionen. Es ist daher selbstverständlich, dass sie unterschiedlich interpretiert werden.

Wenn das Wort für Sender und Empfänger dasselbe bedeutet, ist die Kommunikation vollständig und effektiv. Andernfalls kann es wahrscheinlich zu einer Unterbrechung der Kommunikation kommen. Das Wort "Profit" zum Beispiel hat unterschiedliche Interpretationen. Dies kann einen Gewinn vor Steuern, einen festen Gewinnbetrag, einen Gewinn nach Steuern oder eine Rendite bedeuten. Die Wahl der Wörter und deren Interpretation ist daher wichtig, um die Kommunikation effektiv zu gestalten.

ii. Schlechte Nachrichten:

Klare Ideen, aber falsch gewählte Wörter und Sätze sind genauso schlecht wie schlechte Ideen. Falsche Wörter und Sätze können zu Fehlinterpretationen von Nachrichten führen. Schlecht erklärte oder missverstandene Nachrichten können zu Verwirrung führen. Wörter, Sätze und Absätze sollten gut verbunden sein, um die richtige Bedeutung zu vermitteln.

iii. Inkonsistenz in der verbalen und nonverbalen Kommunikation:

Auch wenn verbale Kommunikation ein starkes Kommunikationsmedium ist, ist nonverbale oder gestische Kommunikation gleichermaßen wirksam, um die richtige Botschaft zu vermitteln. Unsere Sprache muss nicht nur klar sein, sondern auch unsere Mimik, Gesten, Körperbewegungen, Erscheinungen usw. müssen der Sprache entsprechen. Ein Manager, der Untergebenen ohne Blickkontakt einen guten Morgen wünscht, wird bei ihnen nicht sehr beliebt sein.

iv. Individuelle Sprachfähigkeit:

Die Verwendung schwieriger oder unangemessener Wörter in der Kommunikation kann dazu führen, dass Menschen die Botschaft nicht verstehen. Der Absender von Informationen verwendet möglicherweise schwierige Wörter in seiner Nachricht, die der Empfänger nicht versteht. Dies führt zu einer falschen Interpretation der Nachricht. Das Sprichwort „feindlich statt kriegerisch“ oder „harmlos statt harmlos“ führt zu einer besseren Kommunikation. Der Absender sollte einfache Wörter und eine Sprache verwenden, die für den Empfänger verständlich sind.

3. Psychologische Barrieren:

Psychologische Barrieren sind die Hauptursache für den Zusammenbruch der Kommunikation. Psychologische Faktoren repräsentieren den Geisteszustand der Menschen. Wir sind alle für Informationen empfänglich, wenn wir glücklich sind. Wenn wir jedoch persönliche Probleme haben, wirkt sich dies auf die Kommunikation aus.

Einige der häufigsten psychologischen Barrieren sind:

ich. Filterung:

Filtern bedeutet, Informationen so zu manipulieren, dass nur günstige Informationen an den Empfänger gesendet werden. Wenn Nachrichten in Geschäftsorganisationen vertikal entlang der Befehlskette übertragen werden, gehen normalerweise einige Informationen auf dem Weg verloren. Bei der Aufwärtskommunikation geben Untergebene Informationen weiter, auf die wahrscheinlich Belohnungen folgen. Informationen über ihre Fehler und Nichterfolge werden nicht nach oben gesendet. Das Filtern ist eine häufige Barriere, wenn die Organisationshierarchie eine große Anzahl von Ebenen aufweist.

ii. Annahmen:

Kommunikation, die auf Annahmen basiert, ist schlechte Kommunikation. Wenn Arbeitnehmer davon ausgehen, dass Manager ihnen finanzielle Belohnungen zahlen, wenn sie Überstunden leisten, liegen sie falsch, es sei denn, das Management gibt diesbezüglich klare Hinweise. Bei der Übermittlung offizieller Informationen sollte nichts als vermutet angegeben werden.

iii. Grad des Vertrauens und der Offenheit:

Der Wert der Nachricht hängt vom Wert des Absenders ab. Ein Manager, der von seinen Untergebenen als sachkundig, vertrauenswürdig, aufrichtig, besorgt über das Wohlergehen anderer, fair in Entscheidungen und aufgeschlossen wahrgenommen wird, wird von ihnen als hoch eingestuft. Die Mitarbeiter werden seine Anweisungen aufrichtig ausführen. Wenn sie dem Absender jedoch nicht vertrauen oder keine voreingenommene Meinung dazu haben, werden sie die Nachricht ignorieren oder falsch interpretieren.

iv. Angst:

Kommunikation im Umfeld von Bedrohung, Angst, Bestrafung und Bestrafung ist ein Hindernis für eine effektive Kommunikation. Die Empfänger sollten positiv motiviert sein, die Anweisungen des Absenders zu befolgen.

v. Emotionen:

Emotionen - Gefühl der Liebe, der Bedrohung, des Mitgefühls, des Zorns, der Eifersucht, der Verlegenheit usw. wirken sich weitgehend auf die Kodierung und Dekodierung der Nachricht durch Sender und Empfänger aus. Emotionen sind wichtig und Kommunikatoren müssen sie verstehen, um Kommunikationsstörungen zu vermeiden. Wenn der Absender zum Beispiel zufrieden ist, unterscheidet sich seine Kodierung der Nachricht von der, wenn er depressiv ist.

Die Gefühle des Empfängers wirken sich auch auf das Verständnis seiner Botschaft aus. Eine Botschaft in wütender Stimmung wird anders interpretiert als eine Botschaft in fröhlicher Stimmung. Ruhige und gefasste Gefühle helfen bei der effektiven Kommunikation. Wenn der Chef zu Hause Streit mit seiner Frau hatte, kann er die Beherrschung der Untergebenen verlieren, auch wenn die Untergebenen Recht haben. Dies führt zu einer schlechten Kommunikation.

vi. Wahrnehmung, Vorstellung:

Wahrnehmung ist das Gefühl, Wissen und Verstehen des Individuums über den vermittelten Gegenstand. Menschen mit unterschiedlichem kulturellen, erzieherischen und emotionalen Hintergrund verstehen die Botschaft unterschiedlich. Menschen neigen dazu, zu hören oder zu sehen, was sie hören oder sehen möchten, und nehmen die Botschaft daher auf ihre eigene Weise wahr. Wenn sich die Wahrnehmung des Absenders von der des Empfängers unterscheidet, wird die Nachricht irreführend und der Kommunikationsprozess unwirksam. Bei Wahrnehmungsverzerrungen liegt die Bedeutung der Nachricht in der Wahrnehmung des Empfängers als in den Worten.

vii. Lärm:

Lärm ist das störende Element, das den freien Informationsfluss behindert. Es handelt sich um "Störungen, die in einem Signal auftreten und das Hören von Geräuschen beeinträchtigen". Die Kommunikation ist im Allgemeinen nicht rauschfrei. Rauschen filtert oder filtert Informationen während der Übertragung heraus. Physische Geräusche (Störungen in der Telefonleitung, Maschinengeräusche und Lautsprecher in der Nähe) und psychische Geräusche (psychische Störungen oder Unruhen) machen die mündliche Kommunikation unwirksam. Es lenkt die Konzentration von Sender und Empfänger ab, um effektiv zu kommunizieren.

Obwohl das Rauschen nicht beseitigt werden kann, sollte es minimiert werden, damit die Kommunikation nicht zu einer Fehlkommunikation wird.

viii. Schlechtes Zuhören:

Hören ist anders als Hören. Wir hören nicht zu, wenn wir mit anderen Gedanken und Engagements beschäftigt sind. Wenn ein Redner zu einem Thema spricht, an dem wir nicht interessiert sind, sitzen wir und hören, aber achten nicht besonders darauf, was er sagt. Vieles, was er sagt, geht über unsere Köpfe, das heißt, wir hören nicht zu. Wenn wir nicht zuhören und nicht nur hören, wird die Kommunikation nicht effektiv sein.

ix. Schlechte Retention:

Der menschliche Geist kann nicht alles behalten, was ihm mündlich mitgeteilt wird. Er neigt dazu, einen Teil der Informationen aufgrund seiner begrenzten Speicherkapazität zu vergessen. Es ist daher ratsam, den Empfänger die Nachricht wiederholen zu lassen und auch mehr als einen Kanal zu verwenden, um die gleichen Informationen zu übermitteln. Das Senden von Erinnerungen kann die Probleme einer schlechten Aufbewahrung überwinden.

X. Widerstand zur Aenderung:

Organisationen agieren in einem sich ändernden, dynamischen Umfeld. Wenn Manager Änderungen an Personen, Technologien oder Strukturen einführen und dies den Organisationsmitgliedern mitteilen, kann dies eine Änderung ihrer sozialen oder emotionalen Einstellungen zur Folge haben und sie können sich daher Änderungen widersetzen. Widerstand gegen Veränderungen führt im Allgemeinen zu Missverständnissen, weil die Leute die Anweisungen des Absenders nicht ausführen wollen.

xi. Nähe des Geistes:

Einige Menschen sind nicht offen für neue Ideen, Überzeugungen und Vorschläge. Sie bevorzugen vordefinierte Vorgehensweisen und sind nicht bereit, anderen zuzuhören. Auf Vorschläge reagieren sie möglicherweise negativ: „Ich weiß, wie ich meine Arbeit mache. Ich habe genug Erfahrung in diesem Gewerbe. Gib mir keine Vorschläge. “Die Nähe des Geistes kann nützliche und lukrative Vorschläge ablehnen. Es wirkt als Kommunikationsbarriere.

xii. Einstellungsbarrieren:

Diese Hindernisse entstehen aufgrund von Problemen mit dem Personal in der Organisation. Sie können das Ergebnis von Faktoren wie schlechtem Management, mangelnder Rücksprache mit den Mitarbeitern oder Persönlichkeitskonflikten sein, die dazu führen können, dass Personen die Kommunikation verzögern oder verweigern. Die persönliche Einstellung einzelner Mitarbeiter kann auf mangelnde Motivation oder Unzufriedenheit bei der Arbeit zurückzuführen sein, die durch unzureichende Schulung zur Ausführung bestimmter Aufgaben oder nur auf Widerstand gegen Veränderungen aufgrund fester Einstellungen und Ideen hervorgerufen werden.


Arten von Kommunikationsbarrieren - externe, organisatorische und persönliche Barrieren

Die verschiedenen Unzulänglichkeiten, die durch die Kommunikationsbewertung festgestellt werden können, müssen im Hinblick auf verschiedene Hindernisse und Barrieren analysiert werden, die die Flusskommunikation behindern. Jede diesbezügliche Führungsmaßnahme kann nur dann wirksam sein, wenn sie die eigentliche Wurzel der Faktoren trifft, die der eigentlichen Wurzel des Problems zugrunde liegen. Aus dieser Sicht ist die Identifizierung verschiedener Faktoren erforderlich.

Möglicherweise gibt es eine Reihe solcher Hindernisse, die den Kommunikationsfluss in der Organisation behindern. Diese können klassifiziert werden als (i) externe (ii) organisatorische und (iii) persönliche Faktoren. Eine solche Klassifizierung bedeutet jedoch nicht, dass sich diese gegenseitig ausschließen. Eine solche Klassifizierung ist vielmehr hilfreich, um die Art der Kommunikationsbarrieren zu verstehen.

1. Externe Barrieren:

Kommunikationsbarrieren können entweder extern oder intern sein. Externe Barrieren können die Kommunikation in jedem organisatorischen oder sonstigen Kontext beeinträchtigen.

Solche externen Hindernisse können folgende Formen haben:

ich. Semantische Barrieren:

Semantische Barrieren sind Hindernisse, die beim Empfangen oder Verstehen der Nachricht während des Kodierungs- und Dekodierungsprozesses von Ideen und Wörtern entstehen. Diese Hindernisse ergeben sich aus der sprachlichen Leistungsfähigkeit der beteiligten Parteien. Wörter sind das Hauptkommunikationsinstrument, aber eine häufige Schwierigkeit bei den Wörtern besteht darin, dass jedes Wort mehrere Bedeutungen hat.

In der englischen Sprache hat das Wort 'round' beispielsweise fünfundsiebzig Bedeutungen. Das Oxford Dictionary zeichnet durchschnittlich achtundzwanzig verschiedene Bedeutungen für jedes der 500 am häufigsten verwendeten Wörter in der englischen Sprache auf. Ähnlich ist die Position in anderen Sprachen. So können Wörter manchmal keine wirklichen Bedeutungen vermitteln.

Darüber hinaus wirken sie wie folgt als Kommunikationsbarrieren:

(a) Falsch ausgesprochene Nachricht:

Der Mangel an Klarheit und Präzision in einer Nachricht führt zu einem schlechten Ausdruck. Schlecht gewählte und leere Wörter und Phrasen, nachlässiges Auslassen, mangelnde Kohärenz, schlechte Organisation der Ideen, umständliche Satzstruktur, unzulängliches Vokabular, Plattitüden, der Jargon der Nummernwiederholung und das Versagen, die Implikationen zu klären, sind einige der häufigsten Fehler, die in diesem Fall auftreten.

(b) Fehlerhafte Übersetzungen:

Jeder Manager erhält verschiedene Arten von Mitteilungen von Vorgesetzten, Kollegen, Untergebenen, und er muss Informationen, die für Untergebene, Kollegen und Vorgesetzte bestimmt sind, in eine Sprache übersetzen, die für jeden geeignet ist. Daher muss die Nachricht in Worte gefasst werden, die dem Rahmen entsprechen, in dem der Empfänger arbeitet, oder sie muss von einer Interpretation begleitet werden, die der Empfänger versteht.

Dies erfordert ein hohes Maß an Sprachkenntnissen. Ungefähres Verstehen von Wörtern und die daraus resultierenden fehlerhaften Übersetzungen führen zu einer Beeinträchtigung der Effizienz und zu hohen Kosten.

(c) Unqualifizierte Annahmen:

Es gibt bestimmte nicht kommunizierte Annahmen, die praktisch allen Nachrichten zugrunde liegen. Obwohl eine Nachricht spezifisch zu sein scheint, sind die zugrunde liegenden Annahmen für den Empfänger möglicherweise nicht klar.

(d) Sprache des Spezialisten:

Es wird häufig festgestellt, dass technische Personen- und Spezialgruppen dazu neigen, eine spezielle, eigenartige und technische Sprache für sich zu entwickeln. Dies erhöht ihre Isolation von anderen und bildet eine Kommunikationsbarriere. Was auch immer die Absicht dieser speziellen Sprache sein mag, sie behindert ihre Kommunikation mit Personen, die nicht in ihrer Spezialität sind, weil der Empfänger diese Art von Sprache nicht kennt.

ii. Emotionale oder psychologische Barrieren:

Emotionale oder psychologische Faktoren sind die Haupthindernisse für die zwischenmenschliche Kommunikation. Die Bedeutung, die einer Nachricht zugeschrieben wird, hängt vom emotionalen oder psychologischen Status der beiden beteiligten Parteien ab. In einer Kommunikation gibt es neben der Nachricht eine Meta-Nachricht, das heißt, was man beim Dekodieren aus einer Nachricht herausholt.

Meta-Botschaft, die Emotionen des Empfängers spielen eine entscheidende Rolle und er kann sich nicht auf einer Wellenlänge wie die des Kommunikators befinden. Keith Davis meint, dass diese „in den Köpfen der Menschen oder aufgrund ihrer Handlungen existieren, zum Beispiel weil sie schwer zu kontaktieren oder schwer zu verstehen sind. Diese Kommunikationsbarrieren sind gerade als tatsächliche physische Wand wirksam. Oft ähneln diese menschlichen Barrieren eher Filterpapier als einer Mauer.

Sie lassen einige Kommunikationen durch, halten aber andere zurück, wodurch die Kommunikation unzureichend wird. Diese "halbe" Kommunikation bringt "halbe" Ergebnisse ".

Es folgen einige emotionale Barrieren:

(a) Vorzeitige Bewertung:

Rogers und Roethlisberger wiesen 1952 erstmals auf diese Barriere hin. Vorzeitige Bewertung ist die Tendenz, Kommunikationen vorzeitig zu bewerten, anstatt während des Austauschs eine kompromisslose Position einzunehmen. Eine solche Auswertung stoppt die Übermittlung von Informationen und vermittelt dem Absender ein Gefühl der Sinnlosigkeit.

Diese Hürde kann durch einfühlsames, nicht bewertendes Zuhören behoben werden, bei dem die Kommunikation unverbindlich und ohne Vorurteile abgehört wird, sodass kluge Entscheidungen und Maßnahmen getroffen werden können.

(b) Unaufmerksamkeit:

Der beschäftigte Geist eines Empfängers und das daraus resultierende Nichthören ist eine der größten chronischen psychologischen Barrieren. Es ist ein weit verbreitetes Phänomen, dass Menschen einfach nicht auf Mitteilungen, Mitteilungen, Protokolle und Berichte reagieren.

(c) Verlust durch Übertragung und schlechte Aufbewahrung:

Wenn die Kommunikation verschiedene Ebenen in der Organisation durchläuft, sind aufeinanderfolgende Übertragungen derselben Nachricht immer ungenauer. Es heißt, dass bei mündlichen Mitteilungen bei jeder Übermittlung etwa 30 Prozent der Informationen verloren gehen.

Auch bei schriftlicher Übermittlung kann es zu einem Bedeutungsverlust hinsichtlich der gegebenenfalls beigefügten Auslegung kommen. Eine schlechte Aufbewahrung der Informationen ist wiederum eine Krankheit. Es wird gezeigt, dass die Mitarbeiter nur etwa 50 Prozent der Informationen aufbewahren, während die Vorgesetzten etwa 60 Prozent der Informationen aufbewahren.

(d) Übermäßiges Vertrauen in das geschriebene Wort:

Das geschriebene Wort ist kein Ersatz für gute persönliche Beziehungen und dass die Mitarbeiter nicht dazu gebracht werden können, den Standpunkt und die Richtlinien von Unternehmen durch „geschickte“, leicht zu lesende, willenserklärende Veröffentlichungen zu akzeptieren, es sei denn, es besteht ein angemessenes Maß an gegenseitigem Vertrauen Vertrauen zwischen der Organisation und ihren Mitarbeitern. Darüber hinaus kann eine schriftliche Mitteilung den Zweck der Anordnung, des Verfahrens oder der Anweisung nicht erläutern.

Chester Barnard hat festgelegt, dass eine Mitteilung an den Empfänger im Einklang mit dem Zweck der Organisation und mit seinem eigenen persönlichen Interesse zu richten ist. Schriftliche Kommunikation sagt oft, was zu tun ist, aber nicht, warum es zu tun ist, und es fehlt die Überzeugungskraft. Darüber hinaus kann eine schriftliche Mitteilung über dem Niveau der Leserschaft liegen, und es gibt auch ein Versäumnis, die Antwort auf die Mitteilung zu ermitteln. Schriftliche Medien müssen daher als Ergänzung zu produktiven persönlichen Beziehungen betrachtet werden.

(e) Misstrauen gegenüber dem Kommunikator:

Es entsteht aus unüberlegten Urteilen oder unlogischen Entscheidungen oder aus häufigen Widersprüchen der ursprünglichen Kommunikation durch den Kommunikator. Wiederholte Erfahrung dieser Art veranlasst den Empfänger allmählich, die Aktion zu verzögern oder unbeeindruckt zu handeln, wodurch die Kommunikation erfolglos wird, obwohl sie anscheinend vollständig ist.

(f) Unterlassene Kommunikation:

Es ist eine allgemein anerkannte Tatsache, dass Manager häufig die erforderlichen Nachrichten nicht übermitteln. Dies kann an der Faulheit des Kommunikators liegen oder an der Annahme, dass "jeder weiß", oder daran, Informationen aufzuschieben oder zu "fummeln" oder absichtlich in Verlegenheit zu bringen.

2. Organisatorische Barrieren:

Eine Organisation, die bewusst geschaffen wurde, um bestimmte festgelegte Ziele zu erreichen, musste das tägliche Geschehen so geregelt werden, dass sie dazu beiträgt, diese Ziele auf die effizienteste Weise zu erreichen.

Dies wird in der Regel durch verschiedene behördliche Maßnahmen versucht, wie z. B. die Gestaltung der organisatorischen Vorkehrungen für die Durchführung verschiedener Tätigkeiten, die Festlegung verschiedener Richtlinien, Regeln, Vorschriften und Verfahren, die Festlegung von Verhaltensnormen, die Einführung eines Belohnungs- und Bestrafungssystems usw Alle inneren Prozesse, einschließlich der Kommunikation in verschiedene Richtungen, sind von diesen Vorschriften deutlich betroffen.

Als solche großen organisatorischen Hindernisse können sein:

(i) Organisationspolitik:

Die allgemeine Organisationsrichtlinie für die Kommunikation dient als allgemeine Richtlinie für jeden in der Organisation, wie er sich in dieser Angelegenheit normalerweise verhalten soll. Die Richtlinie kann in Form einer expliziten schriftlichen Erklärung vorliegen, oder, wie es sehr häufig der Fall ist, muss sie anhand des Verhaltens von Organisationsmitgliedern, insbesondere von Personen an der Spitze, interpretiert werden. Wenn diese Richtlinie den Kommunikationsfluss in verschiedene Richtungen nicht unterstützt, wäre der Kommunikationsfluss nicht reibungslos und angemessen.

(ii) Organisationsregeln und -vorschriften:

Organisatorische Regeln und Vorschriften wirken sich auf den Kommunikationsfluss aus, indem sie den Gegenstand dem Mitgeteilten und auch den Kanal, über den diese zu kommunizieren sind, vorschreiben. Die Regeln können den Fluss bestimmter Nachrichten einschränken und viele wichtige Nachrichten hinterlassen.

Andererseits verzögert die Kommunikation über einen geeigneten Kanal auf eine in diesen Regeln festgelegte Weise und wirkt der Bereitschaft von Personen, die Nachricht zu übermitteln, entgegen. Diese Barriere ist in indischen Unternehmen des öffentlichen Sektors, in denen die Einhaltung von Regeln und Vorschriften strenger ist, stark wirksam.

(iii) Statusbeziehungen:

Die Platzierung von Personen mit übergeordneter untergeordneter Funktion in der formalen Organisationsstruktur blockiert auch den Kommunikationsfluss und insbesondere die Aufwärtsrichtung. Je größer der Unterschied zwischen hierarchischen Positionen in Bezug auf ihren Status ist, desto größer wäre die Möglichkeit eines Kommunikationsausfalls.

(iv) Komplexität in der Organisationsstruktur:

In einer Organisation mit einer Reihe von Führungsebenen verzögert sich die Kommunikation, und die Wahrscheinlichkeit, dass die Kommunikation verzerrt wird, und die Anzahl der Filterpunkte steigt. Dies gilt umso mehr für die Aufwärtskommunikation, da die Menschen die negative Kritik entweder an sich selbst oder an ihren Vorgesetzten im Allgemeinen nicht gerne verpassen.

(v) Organisationseinrichtungen:

Organisatorische Einrichtungen für einen reibungslosen, angemessenen, klaren und zeitnahen Kommunikationsfluss können verschiedene Formen annehmen. Wenn diese nicht richtig hervorgehoben werden, können die Menschen im Allgemeinen nicht effektiv kommunizieren.

3. Persönliche Barrieren:

Während die oben diskutierten organisatorischen Faktoren zweifellos wichtige Einflüsse auf die Kommunikation sind, üben eine Vielzahl von internen Faktoren der beiden Parteien - Sender und Empfänger - ebenfalls wichtige Einflüsse auf ihre Funktionsweise aus, da Kommunikation im Grunde genommen ein zwischenmenschlicher Prozess ist. Zur Vereinfachung der Analyse wurden diese Barrieren hier separat analysiert und sind für die Kommunikation nach unten und nach oben relevant.

ich. Barrieren in Vorgesetzten:

Die Rolle der Vorgesetzten in der Kommunikation ist sehr wichtig. Aufgrund ihrer hierarchischen Beziehungen zu Untergebenen fungieren sie in einer Reihe von Punkten als Barrieren.

(a) Haltung der Vorgesetzten:

Die Einstellungen der Vorgesetzten zur Kommunikation im Allgemeinen oder in eine bestimmte Richtung wirken sich auf den Nachrichtenfluss in verschiedene Richtungen aus. Wenn diese Einstellung zum Beispiel ungünstig ist, besteht eine größere Wahrscheinlichkeit, dass Nachrichten von und / oder zu Vorgesetzten nicht angemessen fließen.

(b) Angst vor Anfechtung der Autorität:

Eine Person in der Organisation versucht immer, eine höhere Position und ein höheres Ansehen zu erlangen, um ihre Bedürfnisse zu befriedigen. Aus diesem Grund versuchen Manager im Allgemeinen, die Informationen zurückzuhalten, die auf der Strecke bleiben oder steigen, da eine häufige Weitergabe von Informationen ihre Schwäche offenbaren kann.

(c) Beharren auf dem richtigen Kanal:

Eines der Hauptmerkmale von Vorgesetzten, die die Befugnisse ausüben, ist, dass sie in Kommunikationsverbindungen bleiben möchten und keine Art von Umgehung in der Kommunikation mögen. Kommunikation durch Umgehen kann manchmal notwendig sein, aber Vorgesetzte behandeln dies als das Warten auf ihre Autorität und blockieren den Kommunikationsfluss.

(d) Mangel an Vertrauen in Untergebene:

Vorgesetzte nehmen im Allgemeinen wahr, korrigieren oder auf andere Weise, dass ihre Untergebenen weniger kompetent und in der Lage sind, sie können Vorgesetzte nicht beraten, oder sie haben möglicherweise keine Informationen, die nach unten gehen.

(e) Ignorieren der Kommunikation:

Manchmal ignorieren Vorgesetzte bewusst und absichtlich die Kommunikation ihrer Untergebenen, um ihre Bedeutung zu erhalten. Dies wirkt der Kommunikationsbereitschaft der Untergebenen entgegen.

(f) Zeitmangel:

Ob korrekt oder nicht, die Vorgesetzten haben das Gefühl, überfordert zu sein und Zeit zu haben, mit ihren Untergebenen zu sprechen.

(g) mangelndes Bewusstsein:

Manchmal fehlt den Vorgesetzten das Bewusstsein für die Bedeutung und den Nutzen der Kommunikation in verschiedenen Richtungen im Allgemeinen oder für bestimmte Themen. In diesem Fall ist der Kommunikationsfluss blockiert.

ii. Barrieren in Untergebenen:

Vertikale Kommunikation in beide Richtungen kann nur stattfinden, wenn auch Untergebene aktiv an diesem Prozess teilnehmen. Es gibt verschiedene Faktoren in den Untergebenen, die eine solche aktive Teilnahme ihrerseits nachteilig beeinflussen.

Einige Faktoren, die im Falle von Vorgesetzten aufgespürt wurden, sind ebenfalls anwendbar, wie Einstellung, Zeitverfügbarkeit, Bewusstsein für die Bedeutung usw., zwei Faktoren sind im Falle von Untergebenen wichtiger und diese sind verantwortlich für die Blockierung der Kommunikation in Aufwärtsrichtung.

(a) Kommunikationsunwilligkeit:

Manchmal kommunizieren Untergebene bestimmte Informationen nicht nach oben, weil sie nicht dazu bereit sind. Wenn ein Untergebener das Gefühl hat, von einer bestimmten Information an seinen Vorgesetzten beeinträchtigt zu werden, ist er nicht bereit, diese zu liefern. Die Informationen, die nach oben gehen, werden zu Kontrollzwecken verwendet, und die Untergebenen wären nicht bereit, ihren Vorgesetzten Informationen über ungünstige Ereignisse zu übermitteln, und wenn dies erforderlich ist, würden sie die Informationen so ändern, dass sie ihre eigenen Interessen schützen.

(b) Fehlender Anreiz:

Mangelnde Kommunikationsmotivation hält auch Untergebene davon ab, nach oben zu kommunizieren. Verantwortlicher dafür ist das Belohnungs- und Bestrafungssystem der Organisation. Wenn also ein neuartiger Vorschlag eines Untergebenen keine Aufmerksamkeit der Organisation erregt, würde er ihn nicht weitergeben.


Arten von Kommunikationsbarrieren - physische, persönliche, Statusbeziehungen, oberflächliche Aufmerksamkeit, semantische, vorzeitige Bewertung und andere Gründe

Limitations or causes of breakdown of communication channels are called barriers to communication. Communication is not always as effective as it should be. Some people do not communicate because they do not attach any importance to communication. They are very secretive and do not believe in any type of exchange of information.

Barriers between people do not screen out all communication rather they operate like filter to permit some communications but hold back others, thereby, making communication inadequate and incomplete. Communication may be vague and badly expressed. They may suffer from lack of clarity or poor retention. Translation or Transmission of messages received may be wrong. Words may fail to communicate the intended meaning.

In oral communication about 30% of the message is lost with every successive communication. Non-listening of the communication is a chronic problem. Large number of communications does not receive the attention they deserve. Telling and listening to a selective group of people, ie, filtering is an important problem in communication. Sometimes messages are not communicated because it is felt that everybody knows about it.

Communication is impeded by various types of barriers such as:

1. Physical Barriers:

Physical Barriers are environmental factors that present or reduce the sending and receiving of communication. They include distance destructive noises and similar other interferences.

2. Personal Barriers:

They arise from judgment, emotions and social value of people causing psychological distance between people similar to physical distance. People sometimes are guided by their attitudes and prejudices while interpreting words. Psychological distance may entirely prevent the communication to filter out or simply cause interruption.

3. Status Relationships:

In the formal organisation structure, superior subordinate relationship may cause obstacle to clear understanding. A manager may not communicate to his subordinates his weaknesses or the subordinates may communicate to their superiors only those things which they expect would be appreciated by the latter.

4. Perfunctorily Attention:

Busy people sometimes fail to understand clearly some of the incoming information from the subordinates which they had never expected. They pay maximum attention to those communications only which they would have expected to listen or which does not come in clash with their personal goals. Sometimes communication breakdown is caused by the credibility gap, ie, the amount of difference between what one says and what one does.

5. Semantic Barriers:

Semantic barriers arise from the limitations of the symbolic system itself. The different words such as efficiency, productivity workers' participation, employees' welfare are differently understood by different people. Sometimes, a person distorts communication intentionally, but many a times, they understand it according to their own concepts, expectations and from of references.

Symbols usually have a variety of meanings and to choose one from them and to draw inferences is an essential part of communication. As inference can give wrong signals, awareness to them and their appraisal is necessary.

6. Premature Evaluation:

On several occasions, managers start evaluating the information before reaching proper understanding. Decision is taken before knowing the full facts. Such a premature evaluation tends to inhibit free flow of information and understanding and distorts communication.

7. Other Reasons:

Communication may also be distorted on account of a number of reasons. It may be unnecessarily delayed to miss a profitable business opportunity. Persons desiring to resist changes may causes distortion in those communications which seek to introduce new changes.

Lack of mutual trust and faith between two classes of people may lead to distorted understanding of the communication by the one at the cost of the other. Lack of time and pressure of work may also be barriers to free flow of information.


Types of Barriers to Communication – 8 Types of Barriers that Stand in the Way of Effective Communication

Communication barriers refer to the obstacles or problems that stand in the way of effective communication.

These communication barriers are generally of the following types:

Type # 1. Organisational Barrier:

If the organisational structure is complex, involving layers of supervision, long communication lines, the distance between the workers and the top management increases. Communication, therefore, often breaks down.

Type # 2. Status Barrier:

Status, which refers to the relative ranking of a person in an organisation, is a serious obstacle in organisational communication. Some individuals have higher status than others. Persons of higher status do not talk freely with those of lower status. Subordinates at lower levels do not feel free to talk to superiors. They pass on only what superiors would like to listen and hold back unpleasant facts. Selectivity thus becomes a rule in organisational communication giving rise to a strong communication barrier.

Type # 3. Semantic Barrier:

In the communication process, the receiver is expected to understand the message in the same way as the sender. Words and symbols used in communication process may mean differently to different persons. For example, profits may mean one thing to a manager and quite another to a worker. People understand the same message in different ways depending on their social and cultural backgrounds, education and experience.

Type # 4. Lack of Concentration:

When the receiver does not pay full attention to a message, because of being overburdened with other important issues, in such situations, the very purpose of the sender, in making a communication is defeated.

Type # 5. Perceptual Barrier:

Perception means the way one notices things. Many recipients have their own perceptions and interpret messages in their own ways of thinking and to their own advantages. Thus, perception leads to filtering of the message unconsciously.

Type # 6. Information Overload:

Managers are flooded with information's from different sources. They may not always be able to regulate the flow of information. Effectiveness of communication will be reduced if managers allow themselves to be inundated with information. They may ignore or misinterpret some of the important messages. Time factor may also create communication problems. In the process of expanding matter, some people may get incomplete information.

Type # 7. Premature Evaluation:

Communication is hampered when the receiver makes judgement about the worth of the message prior to receiving the entire communication. Such judgement may be based on the past experience of the receiver. A manager may pay little attention to a memorandum from the union leader because “he is always up against something.”

Type # 8. Mechanical Barriers:

The flow of communication is also affected by mechanical barriers, inadequate provisions made for transmitting messages, poor organisational layout, defective communication network and media etc. under the communication system.


Types of Barriers to Communication – 15 Barriers as given below

There may be filtering or distortion of information while it is being communicated. If such a thing happens, the object of communication will not be achieved.

The barriers to communication or problems of communication are given below:

1. Noise:

There is a possibility of noise interruption while communicating information. The noise may be produced by the conversation of somebody-else nearly or by the machine operation and the like. In such circumstances, the communicator takes an extra effort to overcome the noise. The communicator must also use right vocabulary which is easily understood by the receiver.

2. Missing Information:

The communicator may miss some of the information. It may be caused due to giving undue emphasis to a few pieces of information. Sometimes, the communicator may fail to supply the required information if he communicates the information in a hurried manner.

3. Alteration of Information:

The information is altered if the communicator sends the information through a third party. The third party may twist or alter the information according to his convenience. It may be done intentionally or unintentionally. Normally, this is possible in the case of upward communication. The reason is that the third party wants to earn a good name from his superiors.

4. Overloading:

This barrier arises due to an increase in the number of messages to be sent. There is a need for the introduction of communication channel to reduce workload. If it is not done, the messages do not reach the correct persons or places in time. So, the manager should make a special arrangement to send the urgent and important messages.

5. Lack of Facility:

Sometimes, meetings and conferences are necessary to impart the information to the employees or else the communication will not be an effective one. If the management does not have any facility to conduct meetings and conferences, there will be no possibility of conveying the information to employees correctly.

6. Inadequate Policies, Rules and Procedures:

The management should adopt the communication policy which is adequate to meet all the present and future requirements of the organisation. The communication policy should be a flexible one. This is necessary to meet any contingency. The rule of 'through proper channel' may be relaxed if important messages are to be passed during emergency periods. If it is not done so, the information cannot be passed in time. It means that there is a delay of communication.

7. Status Patterns:

Problems may arise due to the status prevailing between the superiors and subordinates. Superiors have executive chair and table, phone connection and a separate room to indicate then status. But the subordinates have only chairs and tables. This differential treatment widens the communication gap between the superior and subordinates. The trend has however, changed, following the emergence of a strategic global communication network.

8. Lack of Attention:

The receiver does not pay any attention in grasping the information. This attitude of the receiver may be caused by the receiver's immersion in his own thoughts, his difficulty in understanding the idioms and phrases or his having no belief in the information. Sometimes, the receiver may think that the information is not worth paying attention to.

9. Quick Conclusion:

The receiver comes to a conclusion without giving due weightage to the information. Besides, he has his own opinion and belief. So, the quick conclusion may not be a correct one.

10. Lack of Confidence over the Communicator:

The receiver may feel that the communicator is not able to effectively extend the information. Then, the receiver does not believe the information which he gets. This may defeat the very purpose of the communication ultimately.

11. Improper State of Mind:

At times, the receiver may not be in a sound state of mind to receive the information accurately. If he is mentally upset, it will definitely affect the free flow of information.

12. Lack of Time:

The opportunity to communicate is limited because of the lack of time the communicator, has at his disposal.

13. Badly Expressed Messages:

If there is no coherence of information and no clarity of information, then the receiver will not be in a position to understand the information correctly.

14. Technical Language:

There are large number of special languages as computer, system analysis, operation research and the like. Different types of vocabulary are used to communicate the message. A single word may have different meanings.

15. Poor Retention:

Generally, the employees retain only 50% of the information which they receive, so poor retention is also one of the barriers of communication.


Types of Barriers to Communication – That may Hinder Communication

Communication is said to be successful only when the message is received by the receiver in time and the latter understands the sense of the message in the way it is intended by the sender. But there are several hindrances or barriers that may hinder communication.

1. Mechanical Barriers :

Where the very mechanism through which communication passes fails, the message may not teach the intended person in the intended form and volume. Possible mechanical failures include poor sound quality, faulty telephone lines, system breakdown, poor printing quality, signal problems in radio or television in adverse weather conditions.

2. Physical Barriers :

Time, place, space, climate and noise may hinder the flow of communication.

ich. Zeit:

Message not delivered in time becomes useless like rotten, fruits and vegetables. An organization that wants quick results may not give timely instructions to employees concerned to get the task done in time to achieve the given objectives. Time difference among the countries delays the timely communication.

ii. Platz:

It represents the distance between the sender and the receiver. It may be one of the barriers to communication. It can act as a barrier in a cross culture or transnational oral communication situation. Overcrowding in elevators, jostling in office corridors, elbowing others in public transport system, etc., are all external factors affecting communication.

iii. Platz:

The place where the sender or the speaker and the listener or the receiver exist, influences communication. The audience attention cannot be sustained in a hall which is poorly lit, ill ventilated and packed beyond its capacity. An uncomfortable chair, poor acoustics, poor lighting etc., are some of the irritants distracting the attention of the audience. Places near the vehicular traffic are prone to noise pollution. It also may distract the attention of the audience.

iv. Klima:

Talks, conversation, speech, interview etc., held in an uncongenial ambience may lead to misperception or wrong decisions.

v. Noise:

Noise distorts the message and acts as a barrier.

3. Psychological Barriers :

Individual or psycho-sociological barriers are the major bottlenecks in interpersonal communication. The meaning assigned to the message depends upon the emotional and psychological status of both the sender and the receiver in the process of communication.

ich. Style – It means the manner in which a person communicates. There are a few barriers connected therewith-

ein. Accent variation.

b. Avoiding idiomatic expressions.

c. Over dosage of humour.

d. Too much of brevity.

ii. Selective Perception – Some people who live in their self-created world take in only information they feel relevant. This attitude ends up in their getting incomplete and inappropriate information.

iii. Poor literacy – Poor literacy mars one's understanding of certain messages.

iv. Roving mind – A wandering or roving mind cannot fully gather the inputs given to it. This results inattention or limited attention span. Sometimes visual or audio distractions too inhibit flow of attention of the listeners.

v. Frame of mind – Emotional state of a person can act as a barrier. When one is in the grip of emotion like anger, shock, fear, depression or cheerlessness, etc., one may not listen to reason.

vi. Brand loyalty – Where one is loyal to a particular brand, he may not be receptive to a rivals' product. One may not even relish the praises or compliments heaped on the rival product.

vii. Prejudice – Racial, communal and religious prejudices blind a person from reasoning out the fact.

viii. Limited intellectual capacity – Limited intellectual backgrounds, limited reading and parochial interest cause one to be narrow-minded. People with closed minds do not appreciate suggestions for betterment.

ix. Status and power – There may be status and power relationship which may hinder the communication process and affect the communication effectiveness. For example, seniors listening to smart juniors.

X. Halo effect – Good impressions formed on earlier occasions ie, halo effect, causes one to turn a blind to the negative information about the other person.

4. Semantic and Language Barriers :

This occurs when the speaker/writer means one thing and the listener/ reader takes it in a different meaning. For example, one person gives an advertisement for selling a bad dog which actually refers to attacking power of a dog to guard the house. But the reader may misunderstand it otherwise.

ich. The meaning of words differs context-wise.

ii. Idiomatic words should not be taken in a literal sense.

iii. Opinions may be given as facts.

iv. Using abstract words send a wrong message.

v. Lack of proper language skills leads to wrong choice of words or words with associative values.

vi. Homonyms distort the meaning. For example, there and their, once and ones.

vii. Difference in accent mars delivery and understanding.

viii. Inadequate vocabulary is a handicap in communication.

ix. Symbols cause communication problem.

X. Poor composition of speech, harsh voice, lengthy paragraph, verbosity, etc., spoil communication effectiveness.

xi. Use of technical jargons creates confusion between the sender and the receiver.

xii. Sender sending unclarified messages leads the receiver to have his own assumptions.

xiii. Lack of clarity, precision, coherence and awkward sentences lead to creation of bad message.

5. Interpersonal Barriers :

Communication effectiveness depends on relationship between two people ie, 'sender' and 'receiver'. There are superior-subordinate barriers that affect the free flow of communication between the two.

ich. Barriers Originating from Superior:

Superior not sharing enough time with subordinates for discussion and clarification.

ein. Suppression of information.

b. Reluctance of superior to listen to subordinates.

c. Inadequate information.

d. Deliberate Misguidance.

ii. Barrier from Subordinate Angle :

ein. Fear psychosis – Subordinates not seeking adequate clarification wherever necessary from superiors out of fear.

b. Filtered information – Subordinates sending filtered information to the higher ups for fear of being penalized.

c. Over/under reporting – Subordinates over/under reporting their performance.

d. In expression of difficulty – Subordinates not disclosing their practical difficulties for fear of being mistaken.

e. Withholding suggestions – Subordinates not making workable suggestions due to lack of incentives for such exercise.

f. Personal inadequacies of subordinates – Poor educational, background, communication skill, inferiority complex and lack of confidence of subordinates debilitate the communication process.

6. Cross-Cultural Barriers :

Culture is a shared set of values and attributes of a group. It is the sum total of ways of living built by a group which are transmitted from generation to generation. Culture differs in terms of language, values, norms of behaviour, concept of time and space, perception, basic personality, national character, etc. Words, colours and symbols cannot have different meanings to different cultures.

Beispiele :

ich. Wearing white colour dress is inauspicious in some countries, while it is a wedding dress in some other countries.

ii. If a Japanese says 'yes' he means he is listening, while 'yes' in America means 'I agree'.

iii. Punctuality is the norm in some countries, while it is a matter of convenience for some other nations.

Thus, communication can acquire different connotations and opposite meaning thanks to cross cultural barriers.

7. Organizational Barriers :

The climate and culture of an organization influences freedom, thrust and interaction pattern among its people. It may take time for employees in every organization to get used to climate variables. In this context, communication bottlenecks are inevitable.

ich. Rules rigidity.

ii. Poor communication infrastructure.

iii. Organizational structure.

iv. Poor working relationship.


Types of Barriers to Communication – Semantic, Psychological, Organisational and Personal Barriers

Communication plays a key role to achieve organisational objectives thus it must be effective. Managers must ensure the systematic and efficient flow of communication in all directions. However, the breakdowns or barriers may filter part of information or carry incorrect meaning leading to misunderstandings. Therefore, a manager must identify the barriers and take measures to overcome them.

Communication Barriers can be categorized as follows:

1. Semantic Barriers:

Semantic barriers are concerned with problems and obstructions in the process of encoding and decoding of message into words or impressions. The same words of sentences may be understood or interpreted differently by different individuals causing confusions and misunderstanding. The main cause of semantic barriers may be lack of good communication skills.

The various reasons for different interpretations or meanings resulting in semantic barriers may be discussed as follows:

ich. Badly Expressed Message:

Use of inadequate vocabulary, incorrect words, omission of important words etc. may distort the message. The badly expressed message fails to convey the intended meaning of the message.

ii. Words/Symbols with Different Meaning:

Some words may have multiple meanings. While communicating a message sender may use a word with specific meaning but if there are alternative meanings then the receiver may perceive the meaning in accordance to his/her understanding and ability. Different perceptions lead to ineffective communication.

iii. Faulty Translations:

The communication may be ineffective if the translation of the original message is done by a translator who may not be proficient with both the languages. The use of wrong words or incorrect understanding of the content may result in different meaning of the translated message.

For example – The owner's message in English needs to be translated in Hindi so that workers can understand the message. Use of incorrect words by a translator will change the entire meaning of the message. The wrong use of words may translate a positive message into negative.

iv. Unclarified Assumptions:

Some communications are backed by assumptions, which may be interpreted differently by different individuals.

For example – The manager says, “take care of stock”. He may mean that storekeeper must maintain the stock levels but the storekeeper may understand that he is responsible for the goods in the store. As a result, he may not place order or inform manager when stock of goods finish.

v. Technical Jargon:

If people with specific expertise use technical words or jargons while explaining to unskilled workers or people from different field, the communication may transfer in parts due to lack of clarity in information. The receivers may not have sufficient knowledge to understand the meaning of technical words used.

For example – During an address to workers the production manager said, “Our department will follow Unity of Command and you all must believe in the concept of Espirit De Corps.” Of course this was a motivational statement but workers would understand the message only if they know the meaning of Unity of Command' and 'Espirit De Corps'.

vi. Body Language and Gesture Decoding:

If the body language or gestures of a manager do not match with the words used to communicate his/her instructions then the receiver may get confused and perceive the information wrongly.

For example – A manager using words of praise for his sales team with anger on his face will confuse the entire team.

2. Psychologische Barrieren:

The state of mind of information sender and receiver influences the intention of information. The emotional and psychological factors may act as barriers to effective communication. For example, an angry manager cannot listen to his/her subordinates problems or give rational opinion.

Some of the psychological barriers are:

ich. Vorzeitige Bewertung:

Some people have the tendency to judge or evaluate the meaning of the message even before sender completes his/her message. The premature evaluations are mainly because of individuals being judgmental or are prejudiced against communication.

For example – Mr. Rohit has a pre-notion that his boss always finds faults with his presentation. During one of the presentations, his boss wanted to appreciate his hard work but before he could complete Rohit closed his presentation and left the room.

ii. Lack of Attention:

If receiver or sender is pre-occupied with thoughts or some work she/he may not concentrate or pay attention to the message being transferred. Lack of attention is one of the main reasons of misunderstandings among superiors and subordinates.

For example – Mr. Sahil, the finance manager was busy preparing his presentation for a meeting when his secretary Reena came and asked him to sanction salary advance as her child was very ill. Due to pre-occupation Sahil did not listen to her problem and rejected her request. This disappointed Reena and she decided to resign.

iii. Loss of Transmission and Poor Retention:

If communication passes through various levels or channels it may result in complete loss of transmission or transmission of inaccurate information. Transmission of inaccurate information in case of oral communication may be due to lack of attention or retention amongst people.

For example – Mohan told his secretary to inform all department heads about the meeting at 9.30 am in the morning. She informed three department heads at the scheduled time for meeting. On her way she met her friend and started talking to her and forgot to inform other department heads about the meeting.

iv. Distrust:

Distrust between the sender and receiver may act as a barrier in effective communication. If two people do not trust each other, they may either try to hide or withhold information or do not try to understand the message in original sense. In fact, they may be suspicious towards each other and try to find hidden meanings in the message.

3. Organisational Barriers:

The factors related to organisation structure, authority relationships, rules and regulations sometimes, act as barriers to effective communication.

Some of these barriers are:

ich. Organisational Policy:

If the organisational policy does not support free flow of communication, it may hamper effectiveness of communications.

For example – Centralized organisations do not allow lower level management to participate in decision-making. This may restrict workforce to communicate freely.

ii. Rules and Regulations:

Rigid rules and regulations may act as a hurdle to communication. Communications through prescribed channels may result in delays in transmission of information and action.

iii. Status:

Status conscious managers may consider themselves as superior and maintain distance with their subordinates. Superiors may not be open to suggestions or ideas from their subordinates. This may affect relationships between superior and subordinate and restricts free flow of information.

iv. Complexity in Organization:

If the organisational structure of an organisation consists, number of managerial levels and large number of employees it may result in delays, distortions or filtering in transmission of information.

v. Organisational Facilities:

For effective and free flow of communication it is a must that, an organisation must have scheduled meetings to discuss organisational issues, suggestion box to invite suggestions from employees, social and cultural gatherings, transparent policies etc. Lack of well-established process of communication and facilities for free flow of information may create communication problems.

4. Persönliche Barrieren:

The personal factors of both sender and receiver may influence effective communication.

Some of the personal barriers may be as follows:

ich. Fear of challenge to authority – If a superior has a fear, that sharing of specific information with his/her subordinates may affect his/her authority adversely then he/she may withhold or suppress such information.

ii. Lack of confidence of superior on his subordinates – If superiors do not have confidence on the competence of their subordinates then they may not share important information or seek their suggestions.

iii. Unwillingness to communicate – Some subordinates may not be confident or willing to communicate with their superiors with a fear that they may be misunderstood and it may adversely affect their interest in the organisation.

iv. Lack of proper incentives – Subordinates may not give proper feedback, share market information or suggestions to their superiors if there is no financial or non-financial incentive for initiating positive communication.

For example – Rajvir, the head of sales team, takes suggestions from team members and use them to prepare his presentation. In his presentation, he does not recognize or appreciate his team members. This disappoints all the team members and they decide not to give any suggestions in future.


 

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