Abteilungsarten: Methoden und Grundlagen

Alles, was Sie über die Abteilungsarten wissen müssen. Der erste Schritt beim Entwerfen einer Organisationsstruktur besteht darin, die gesamte Arbeit in mehrere Jobs zu unterteilen, um sicherzustellen, dass keine wichtigen Aktivitäten ausgelassen werden.

Der nächste Schritt besteht darin, homogene Jobs in Gruppen zusammenzufassen und ihre Beziehung zueinander zu bestimmen. Dieser Prozess wird als Abteilung bezeichnet und beinhaltet eine Entscheidung des Hauptgeschäftsführers über eine logische Aufteilung der zu erledigenden Arbeit und führt zur Einrichtung einer Reihe überschaubarer Einheiten.

Es kann viele Abteilungsmethoden geben. Jedes Unternehmen wählt die geeignete Basis oder Methode in Abhängigkeit von seinen Zielen, seiner Größe usw.

Einige der Abteilungsarten sind:

1. Fachabteilung 2. Produktabteilung 3. Geografische Abteilung 4. Kundenabteilung 5. Prozess- oder Anlagenabteilung 6. Projekt- oder Matrixabteilung

7. Teamstrukturen 8. Netzwerkstrukturen 9. Grenzenlose Organisation 10. Abteilung durch Komitees 11. Primäre Abteilung 12. Zwischenabteilung.

Die Abteilungen können auf folgende Arten ausgeführt werden: 1. Nach Zeit 2. Nach Zahlen 3. Nach Marketingkanälen.

Informieren Sie sich außerdem über die Vor- und Nachteile der Abteilungsarten.


Arten, Methoden und Grundlagen der Abteilung

Abteilungsarten - Nach Funktionen, Produkt, Regionen, Kunden, Prozess, Zeit, Zahlen und Marketingkanälen

Es gibt bestimmte grundlegende Methoden zur Aufteilung der Aufgaben und Verantwortlichkeiten innerhalb einer Organisationsstruktur.

Sie sind unten angegeben:

1. Abteilung nach Funktionen.

2. Abteilung nach Produkt oder Dienstleistung.

3. Abteilung nach Regionen (Gebiet oder Standort) oder Territorium.

4. Abteilung durch Kunden.

5. Abteilung nach Verfahren.

6. Abteilung nach Zeit.

7. Abteilung nach Zahlen.

8. Abteilung nach Marketingkanälen.

Eine kurze Diskussion der oben klassifizierten Abteilung wird unten gegeben:

Typ # 1. Abteilung nach Funktionen:

Die am häufigsten verfolgte Basis der Abteilung sind Funktionen. In dieser Abteilung sind die Aktivitäten nach den zu erfüllenden Funktionen zusammengefasst.

Jede Abteilung wird von einer verantwortlichen Person geleitet, die dem Geschäftsführer direkt unterstellt ist. Laut George R. Terry sind „die Funktionen oder Aktivitäten der Dreh- und Angelpunkt, um den herum effektive Führungskräfte eine effektive und effiziente Organisation entwickeln“.

Vorteile:

ich. Es ist eine wissenschaftliche und bewährte Methode.

ii. Es folgt den Prinzipien der Spezialisierung und Arbeitsteilung.

iii. Es sorgt für eine ordnungsgemäße Leistungskontrolle.

iv. Es bewahrt die Wichtigkeit jeder Aktivität einer Organisation.

v. Es vermeidet die Unterbrechung von Nebengruppen bei den Hauptaktivitäten.

vi. Den Abteilungsleitern wird das gebührende Gewicht und Prestige zuteil, und sie werden von Top-Führungskräften respektiert.

vii. Es erleichtert die Koordinierung innerhalb der Abteilung selbst und der gesamten Organisation.

viii. Es ist wirtschaftlich, einfach und leicht zu verstehen.

ix. Es hilft bei der Nutzung von Arbeitskräften und anderen natürlichen Ressourcen der Organisation.

Nachteile:

ich. Dies erschwert die Arbeit der Managementkontrolle.

ii. Die Abteilungsleiter verstehen sich als autonome Bereiche der Organisation. Die Manager werden das Unternehmen nicht als Einheit betrachten.

iii. Es erhöht die Arbeitsbelastung und Verantwortung der Abteilungsleiter.

iv. Es bietet keinen Schulungsraum für die Gesamtentwicklung von Führungskräften.

v. Die Abteilungsleiter sind Experten, wenn es darum geht, die Probleme nur in ihren Abteilungen zu lösen. Sie sind möglicherweise nicht in der Lage, die Probleme anderer Abteilungen zu verstehen.

Typ # 2. Abteilung nach Produkt oder Dienstleistung:

Diese Art der Abteilung wird von der großen Geschäftseinheit durchgeführt. Eine einzelne Geschäftseinheit kann verschiedene Arten von Produkten herstellen und verkaufen. Dann wird jede Art von Produkt oder Dienstleistung einer eigenen Abteilung zugeordnet. Funktionalisierte Einheiten für jedes Produkt werden innerhalb der allgemeinen Struktur der Organisation erstellt. Fertigungs-, Vertriebs-, Finanz- und Personalfunktionen sind für jeden Produkttyp separat angeordnet. Jede Abteilung ist dafür verantwortlich, ein Produkt herzustellen und an Kunden zu verkaufen. Die Gruppierung aller Aktivitäten ist in jedem Produktabschnitt im Voraus geplant. Die Koordinierungsfunktion wird von der obersten Leitung wahrgenommen.

Vorteile:

ich. Die Produktabteilung hilft bei der maximalen Nutzung der persönlichen Leistungsfähigkeit der Arbeitnehmer im Bereich der Herstellung und Vermarktung des Produkts.

ii. Durch den großtechnischen Betrieb besteht die Möglichkeit, die Herstellung und Vermarktung von Produkten wirtschaftlich zu gestalten.

iii. Dem Kunden können bessere Dienstleistungen erbracht werden.

iv. Die Rentabilität jedes Produkts ist dem Management bekannt. So ist es einfach, die Verantwortlichkeit auf die Abteilungsleiter zu regeln.

v. Der Herstellung eines Produkts kann gebührende Aufmerksamkeit gewidmet werden.

vi. Alle Funktionen, die sich auf die Herstellung eines bestimmten Produkts beziehen, werden von Managern ausgeführt. Dann besteht die Möglichkeit einer wirksamen Koordinierung und Kontrolle.

vii. Eine neue Produktlinie kann problemlos eingeführt werden.

Nachteile:

ich. Es besteht die Gefahr von Doppelarbeit.

ii. Es erhöht die Anzahl der Mitarbeiter, was wiederum die Betriebskosten erhöht.

iii. Es sind zusätzliche Kosten für die Aufrechterhaltung eines Außendienstes für jeden Produkttyp erforderlich.

iv. Im Verhältnis zur Zunahme der Mitarbeiterzahl wird das Problem der Kontrolle auf Führungsebene schwieriger.

v. Maschinen und Ausrüstungen in jeder Produktabteilung dürfen nicht vollständig genutzt werden.

Typ # 3. Abteilung nach Region oder Gebiet:

Diese Abteilungsmethode kann für einen Geschäftsbereich geeignet sein, der vollständig verteilt ist. Die Geschäftsaktivitäten sind nach Bereichen zusammengefasst und jeder Bereich ist für eine einzelne Person zuständig. Die örtlichen Personen werden in jedem Bereich zu Verkäufern ernannt. Dies wird dem Geschäftsbereich helfen, den Umsatz zu steigern. Der Grund ist, dass die lokale Person mit der lokalen Sprache, der Kultur und den Vorlieben der Kunden vertraut ist.

Vorteile:

ich. Dies ermöglicht eine effektive Kontrollspanne.

ii. Es reduziert die Betriebskosten und spart Zeit.

iii. Der Umsatz kann mit Hilfe einer genauen Kenntnis des Geschmacks und der Vorlieben der Kunden auf dem lokalen Markt gesteigert werden.

iv. Regionalmanager könnten das Vertrauen der Kunden gewinnen und die Wettbewerber vom Markt verdrängen.

v. Konten werden bereichsweise erstellt. Die Rentabilität jedes Bereichs ist dem Management also bekannt.

vi. Es bietet Managern die Möglichkeit, ihre Fähigkeiten in verschiedenen Bereichen zu verbessern.

vii. Diese Art der Abteilung eignet sich eher für einen großen Geschäftsbereich.

viii. Der Steuerungsprozess ist sehr einfach zu verwalten.

Nachteile:

ich. Es erhöht die Anzahl der Mitarbeiter und ist mit hohen Betriebskosten verbunden.

ii. Die Kontrolle der Zentrale ist weniger effektiv.

iii. Es kann auch zu Doppelarbeit kommen.

iv. Ein kleines Unternehmen kann die hohen Betriebskosten nicht bewältigen.

Typ # 4. Abteilung nach Kunden:

Diese Art der Abteilung wird bevorzugt, wenn die verschiedenen Bedürfnisse der Kunden unterschiedlicher Natur sind. Beispielsweise kann eine Bank oder ein Finanzinstitut ihre Kreditabteilung in mehrere Köpfe aufteilen und diese verschiedenen Abteilungen zuweisen, z. B. - Krediten an Geschäftsleute, Landwirte, Fachleute usw. Ebenso könnte die Vertriebsabteilung eines Unternehmens in Industriegüter und Konsumgüter unterteilt werden. Die Verbrauchsgüter könnten wiederum in verderbliche und nicht verderbliche Güter unterteilt werden.

Vorteile:

ich. Es erfüllt die Erwartungen und Bedürfnisse der Kunden.

ii. Es entwickelt Spezialisierung unter den Organisationsmitarbeitern.

iii. Auf die Out-of-Fashion-Produkte kann durch die Abteilung vom Kunden verzichtet werden. Der Grund dafür ist, dass der Geschäftsbereich die Vorlieben und Vorlieben des Kunden genau kennt.

iv. Jeder Teil des Kunden ist in der Lage, einen besseren Service vom Unternehmen zu erhalten und hilft dem Unternehmen, den guten Willen seiner Kunden zu gewinnen.

Nachteile:

ich. Es kann zu doppelten Aktivitäten kommen.

ii. Die Erreichung der Koordinierung ist sehr schwierig.

iii. Es gibt eine Verschwendung von verfügbaren Ressourcen und Einrichtungen.

iv. Die Produktionstätigkeiten können unter diesen Abteilungsmethoden nicht organisiert werden. In diesem Fall sind die Betriebskosten hoch.

Typ # 5. Abteilung nach Prozess:

Dieser Art der Abteilung wird gefolgt, wenn die Produktionstätigkeiten an vielen Orten durchgeführt werden. Zum Beispiel hat eine Textilfabrik viele Abteilungen wie Ginning, Spinning, Weaving, Dyeing und Printing, Packing und Sales. Jede Abteilung wird für einzelne Fachpersonen zuständig sein.

Vorteile:

ich. Die teureren Maschinen können effektiv eingesetzt werden.

ii. Es gibt keine Unterbrechung der Abteilungen oder Prozesse in anderen Produktionsprozessen. Die Anforderung und Erneuerung eines Prozesses kann die Produktion anderer Prozesse nicht beeinflussen.

iii. Es kann Wirtschaftlichkeit in Betrieb sein.

iv. Es werden keine Aktivitäten doppelt ausgeführt.

v. Bei dieser Abteilungsmethode wird das Prinzip der Spezialisierung und Arbeitsteilung befolgt.

vi. Diese Abteilung unterstützt das Top-Management bei der effektiven Leistungskontrolle.

vii. Diese Art der Abteilung eignet sich besser für jede Geschäftseinheit, die ein Produkt herstellt, das eine Reihe von Prozessen durchläuft.

Nachteile:

ich. Separate Räume für den Betrieb und andere Einrichtungen sollten für den gesamten Prozess zur Verfügung gestellt werden. Dies führt zu hohen Betriebskosten.

ii. Für jeden Prozess sind mehr Spezialisten erforderlich.

iii. Die Mitarbeiter werden nicht gut geschult, und es mangelt an einer allgemeinen Entwicklung der Führungstalente.

Typ # 6. Abteilung nach Zeit:

Die Geschäftsaktivitäten werden nach dem Zeitpunkt der Leistungserbringung zusammengefasst. Wenn die Arbeit nicht innerhalb der normalen Arbeitszeit erledigt wird, wird zusätzliche Zeit eingeräumt, um sie nach den normalen Arbeitszeiten zu erledigen. Nur interessierte Personen werden gebeten, die Arbeit zu erledigen, und eine Person ist dafür verantwortlich, sie zu beaufsichtigen. Unabhängig davon, welche Arbeiten nach den normalen Arbeitszeiten ausgeführt werden, ist eine separate Abteilung für diese Art von Tätigkeiten zuständig. Diese Art der Abteilung wird als Abteilung nach Zeit bezeichnet.

Typ # 7. Abteilung nach Zahlen:

Ähnliche Aufgaben werden von kleinen Gruppen wahrgenommen. Jede Gruppe wird von einem Vorgesetzten oder einer Führungskraft kontrolliert. Zum Beispiel werden Soldaten in der Armee in Trupps, Bataillone, Kompanien, Brigaden und Regimenter eingeteilt, basierend auf der Zuteilung von Männern zu jeder Einheit. Bei dieser Art der Abteilung werden die Grundsätze der Verwaltungsspanne, der Kontrollspanne oder der Überwachungsspanne angewendet.

Typ # 8. Abteilung nach Marketingkanälen:

Diese Art der Abteilung wird auf der Grundlage des von der jeweiligen Geschäftseinheit gewählten Vertriebskanals übernommen. Normalerweise wird der Vertriebskanal vom Geschäftsbereich auf der Grundlage der Art der Waren und der Marktfähigkeit des Produkts ausgewählt. Diese Abteilungsmethode hat an Bedeutung gewonnen, da sich das Geschäft zunehmend am Markt orientiert.


Abteilungsarten - Funktionale, Produkt-, geografische, Kunden-, Prozess- oder Ausrüstungsabteilung, Projekt- oder Matrixabteilung, Teamstrukturen und einige andere

Abteilung ist die Art und Weise, in der eine Organisation ihre verschiedenen Aktivitäten gruppiert. Es gibt viele Möglichkeiten, wie Organisationen in Abteilungen unterteilt werden können. Wir werden einige Beispiele von Organisationen in Indien heranziehen, um festzustellen, dass große Organisationen eine Kombination von Abteilungsmethoden in ihrer Organisationsstruktur verwenden können. Lassen Sie uns zunächst die grundlegenden Abteilungsarten erörtern.

Typ # 1. Funktionale Abteilung:

In dieser Abteilungsform werden ähnliche Tätigkeiten oder Funktionsbereiche zusammengefasst. Wie in Abbildung 3.4 dargestellt, berichten die Direktoren für Betrieb, Marketing, Finanzen und Personal an den Chief Executive Officer (CEO).

Ein wesentlicher Vorteil dieser Art von Abteilung ist, dass das Prinzip der Spezialisierung genutzt wird, um Effizienz in der Organisation zu erzielen. Ein Hauptnachteil ist, dass die vollständige Konzentration auf Funktionsbereiche auf der unteren Hierarchieebene die Verantwortung für die Gesamtleistung der Organisation auf der höheren Ebene verlässt.

Abbildung 3.5 zeigt eine funktionale Abteilungsform in einem Krankenhaus, wobei es sich bei den Funktionsbereichen um medizinische Dienstleistungen, nichtmedizinische Dienstleistungen, Krankenpflege- und Hospitality-Dienstleistungen handelt. Der Leiter der medizinischen Dienste überwacht die Ärzte, den Manager (stationäre Dienste) und den Manager (Krankenakten).

Der Leiter der nichtmedizinischen Dienste wird von Manager (Wartung), Manager (ambulante Dienste) und Manager (Abrechnung und Versicherung) gemeldet. Alle Krankenschwestern berichten an den Kopf (Krankenpflege). Der Leiter Hospitality Services hat Manager (Food and Beverages) und Manager (Housekeeping) unter sich.

Typ # 2. Produktabteilung :

Für eine Organisation, die viele Produkte herstellt, ist die Funktionsabteilung möglicherweise zu langsam, um auf die Marktveränderungen für verschiedene Produkte zu reagieren. Eine Produktabteilung wie in Abbildung 3.6 dargestellt ist für solche Organisationen besser geeignet.

Beispielsweise berichten Vizepräsident (Soaps), Vizepräsident (Detergenzien) und Vizepräsident (Kosmetik) an den Präsidenten einer Organisation. Jeder dieser Vizepräsidenten hat GMs, die beispielsweise für das Marketing, die Herstellung und das Lieferkettenmanagement ihrer jeweiligen Produkte zuständig sind.

Ein wesentlicher Vorteil dieser Art von Abteilung ist, dass die für ihre Produkte verantwortlichen Manager die Möglichkeit erhalten, alle Facetten und Funktionsbereiche insgesamt zu verwalten. Später fällt es ihnen leichter, die Rolle des Organisationsleiters zu übernehmen, da sie Erfahrung in der Verwaltung vollständiger Entitäten haben und nicht nur eines Funktionsbereichs. Ein wesentlicher Nachteil dieser Abteilungsform ist die Verdoppelung der Ressourcen in den verschiedenen Produktbereichen.

Typ # 3. Geografische Abteilung :

Geografische Abteilung ist die Gruppierung der Organisation nach den territorialen Gebieten, national oder international. Diese Art von Abteilung eignet sich für Organisationen, die in verschiedenen geografisch verteilten Märkten tätig sind.

Abbildung 3.7 zeigt die geografische Abteilung, in der die Regionalmanager der vier Regionen, in die Indien aufgeteilt ist, nämlich Nord, Süd, Ost und West, über den GM (Vertrieb) Bericht erstatten. Die Regionalmanager wiederum werden von den Managern verschiedener Bundesstaaten unterrichtet.

Abbildung 3.8 zeigt die Organisationsstruktur einer Navratna Public Sector Unit (PSU) - NTPC. Es ist zu beachten, dass der obere Teil der Struktur als funktionale Abteilung mit Funktionen wie HR, Finanzen, Projekte usw. organisiert ist, während der untere Teil nach den geografischen Gebieten wie unterteilt ist

Northern Region (NR), Southern Region (SR), National Capital Region (NCR) usw. Der Executive Director (SR) wird von den GMs der drei Werke in Ramagundam, Simhadri und Kayamkulam unterrichtet.

Ein wesentlicher Vorteil der geografischen Abteilung besteht darin, dass sich die Manager auf die besonderen Anforderungen ihrer Region konzentrieren können. Die Herausforderung besteht jedoch darin, dass das Top-Management die Manager in geografisch verteilten Regionen koordiniert und kontrolliert.

Typ # 4. Kundenabteilung :

Der Fokus in der Kundenabteilung liegt, wie der Name schon sagt, auf dem Kunden. Hier werden den Managern verschiedene Kundentypen zugeteilt. Zum Beispiel kümmert sich ein GM, wie in Abbildung 3.9 gezeigt, um institutionelle Kundenkonten (dies sind Unternehmen, die Großaufträge erteilen), ein anderer GM ist für den Verbraucherverkauf verantwortlich (einzelne Kunden), der dritte GM ist für den staatlichen Verkauf zuständig und der vierte Kundenkonten von GM Services in Übersee.

Der größte Vorteil einer solchen Abteilung besteht darin, dass die Manager in der Lage sind, die Bedürfnisse ihrer Kunden schnell und gemäß ihren spezifischen Anforderungen zu erfüllen und gleichzeitig langfristige Beziehungen zu ihnen aufzubauen. Der Nachteil ist jedoch eine Unterauslastung oder Verdoppelung der Ressourcen für verschiedene Arten von Kundenbereichen.

Typ # 5. Prozess- oder Geräteabteilung :

Die Abteilung für Prozesse oder Ausrüstung befindet sich in Fertigungsunternehmen, in denen Teile des Produktionsprozesses getrennt sind, um die Effizienz des Systems zu verbessern. Wie in Abbildung 3.10 dargestellt, wird der Anlagenkopf von den Assistant General Managers (AGMs) für die Maschinenwerkstatt, die Gießerei, die Endmontagelinie, die Motormontage und die Lackiererei gemeldet. Diese Art der Abteilungierung kann auch auf der Grundlage der Gerätetypen erfolgen. Zum Beispiel Schweißen, Bohren, Drehen usw.

Eine solche Abteilung ist besonders nützlich, wenn die Vielfalt der im Werk hergestellten Produkte sehr groß ist. Wenn jedoch die Vielfalt der hergestellten Produkte relativ gering ist und die Produkte in ähnliche Verarbeitungsanforderungen und -reihenfolgen eingeteilt werden können, wäre diese Abteilung weniger nützlich. Die Fertigungszellen (basierend auf einem Zellenlayout), die verschiedene Maschinen enthalten, die in der Verarbeitungssequenz einer Produktgruppe angeordnet sind, haben sich in diesem Szenario als effizienter erwiesen.

Typ # 6. Projekt- oder Matrixabteilung :

Die Projekt- oder Matrixabteilung ist eine Form der Hybridabteilung, bei der zwei beliebige Abteilungsarten verbunden sind, um eine eindeutige Anforderung zu erfüllen. Beispielsweise kann die Funktionsabteilung wie in Abbildung 3.11 dargestellt mit der Produktabteilung verknüpft werden, wobei Mitarbeiter aus verschiedenen Funktionsbereichen wie Maschinenbau, Elektrotechnik, Bauwesen usw. Projekten (z. B. der Entwicklung neuer Produkte) zugeordnet werden.

Das Personal wird entweder in Vollzeit oder in Teilzeit für die Projekte eingesetzt, je nachdem, inwieweit es in die Projekte involviert ist bzw. welche Anforderungen es stellt. Während der Zeit ihrer Beteiligung an Projekten haben diese Mitarbeiter eine doppelte Berichterstattung - an ihren Funktionsleiter und den Projektleiter.

Der Umfang der Befugnisse des Projektleiters für dieses Personal aus den Fachabteilungen kann von Fall zu Fall unterschiedlich sein. Nach Abschluss des Projekts werden diese Mitarbeiter zur Wahrnehmung ihrer Routineaufgaben in ihre jeweiligen Abteilungen zurückgeschickt.

Ein wesentlicher Vorteil dieser Abteilung ist die Ansammlung von Personen mit unterschiedlichem Fachwissen im Projektteam, um die Sache des Projekts innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens zu erleichtern. Der Nachteil ist die Schwierigkeit bei Kontrollmechanismen und Leistungsbeurteilungen aufgrund der doppelten Berichterstattung solcher Mitarbeiter.

Typ # 7. Teamstrukturen :

In heutigen Organisationen sind informelle und formelle Teams an der Tagesordnung. Das Phänomen der Qualitätszirkel und der TPM-Kreise (Total Productive Maintenance) war in den 1980er und 1990er Jahren maßgeblich an der Schaffung informeller freiwilliger Arbeiterteams in Organisationen beteiligt. Diese Teams wurden freiwillig von Arbeitnehmern gebildet, um praktikable Lösungen für Probleme in ihren Arbeitsbereichen / Maschinen zu finden oder bessere Wege zu finden, Dinge zu tun.

Concurrent Engineering:

Hierbei handelt es sich um einen Produktdesignansatz, bei dem das Designteam aus Mitarbeitern der Marketingabteilung (um die Kundenanforderungen festzulegen), der Konstruktionsabteilung (um die Machbarkeit des Designs zu prüfen) und der Produktionsabteilung (um vorzuschlagen, ob Produktionskapazitäten für das Design vorhanden sind) besteht ), Materialabteilung (um Eingaben über die Materialverfügbarkeit gemäß den Entwurfsspezifikationen zu geben) und Finanzabteilung (um die finanzielle Durchführbarkeit des Entwurfs vorzuschlagen) zusätzlich zur Entwurfsabteilung. Concurrent Engineering beinhaltet also eine Teamstruktur.

Dieser Ansatz steht im radikalen Gegensatz zu dem klassischen sequenziellen Produktdesign-Ansatz, bei dem der Designprozess in Schritten von einer Abteilung zur anderen stattfindet. Daher sparen die abteilungsübergreifenden parallelen Entwicklungsteams viel Zeit und Mühe im Gegensatz zu dem sequentiellen Ansatz, bei dem Rückmeldungen zwischen Abteilungen, die zuweilen zu einer späteren Ablehnung der vorgeschlagenen Entwürfe führen, viel Zeit und Mühe verschwenden.

Typ # 8. Netzwerkstrukturen :

Netzwerkstrukturen sind ein relativ neues Phänomen, bei dem Unternehmen Allianzen und Kooperationen mit ihren Lieferanten eingehen, die über die herkömmlichen Lieferanten-Hersteller-Beziehungen hinausgehen. Das Vertrauen und die Zuversicht von Organisationen, ihre Lieferanten als enge Partner zu behandeln, war das Markenzeichen der letzten Zeit. Outsourcing ist nur ein Baustein dieses radikalen Phänomens.

Mahindra & Mahindra (M & M) hat mit seinem SUV Scorpio die unausgesprochene Regel gebrochen, wonach Autohersteller ihre eigenen Fahrzeuge konstruieren, konstruieren und testen müssen, während sie dafür Hunderte von Millionen Dollar ausgeben.

Unterwegs können sie Verträge mit Lieferanten aufteilen, die die Komponenten für sie bauen. Stattdessen versuchte Mahindra etwas, was die Lieferanten seit Jahren vorgeschlagen hatten. Das Unternehmen baute für 120 Millionen US-Dollar ein brandneues Fahrzeug mit nahezu 100-prozentiger Beteiligung der Zulieferer vom Konzept bis zur Realität, einschließlich Verbesserungen des Werks.

Beim neuen Mahindra Scorpio SUV wurden alle wichtigen Systeme direkt von den Zulieferern entwickelt. Der einzige Beitrag von Mahindra waren die Leistungsspezifikationen und die Programmkosten. Das Design und Engineering der Systeme sowie die Prüfung, Validierung und Materialauswahl wurden von den Lieferanten durchgeführt. Sourcing- und Engineering-Standorte wurden ebenfalls von Lieferanten ausgewählt.

Tata's versuchen, durch ihr ehrgeiziges Nano-Auto-Projekt eine neue Dimension in die Netzwerkstruktur zu bringen. Angesichts der sozioökonomischen Dimension bei der Herstellung des Autos untersucht das Unternehmen kleine Satelliteneinheiten mit sehr niedrigen Gewinnspannen, an denen die Autos zusammengebaut, verkauft und gewartet werden.

Tata's plant, lokale Unternehmer zu ermutigen, in diese Einheiten zu investieren, und diese Unternehmer zu schulen, die vollständig heruntergefallenen oder halb heruntergefallenen Komponenten zusammenzubauen, die Tata's an sie senden würde. Diese Unternehmer würden auch die zusammengebauten Fahrzeuge verkaufen und für ihre Wartung sorgen. Dieser Ansatz würde den Händler und damit die Gewinnspanne des Händlers durch einen Montage- und Einzelhandelsbetrieb ersetzen, der mit sehr kostengünstigen Serviceeinrichtungen kombiniert würde.

Typ # 9. Grenzenlose Organisation :

Führende webbasierte Technologien haben radikal neue Organisationsstrukturen namens virtuell / grenzenlos ins Leben gerufen. Ein typisches Beispiel ist die Wikipedia (www (dot) wikipedia (dot) org), die sich nach ihrem Start am 15. Januar 2001 innerhalb kurzer Zeit zur weltweit größten Online-Enzyklopädie entwickelt hat.

Die Wiki-Technologie hat die Aktualisierung des Wikipedia-Inhalts von jedem auf der ganzen Welt zu jedem Zeitpunkt ermöglicht. Der gesamte Inhalt wurde von Freiwilligen hinzugefügt, die auch als Wachhunde fungieren und Unstimmigkeiten auf den Seiten, die sie für Wikipedia interessieren, umgehend beseitigen.

Wikipedia enthält Inhalte zu praktisch jedem Thema und ist zur beliebtesten Quelle für sofort verwendbare Informationen geworden. Wikipedia wird gemeinsam von Freiwilligen aus der ganzen Welt geschrieben. Jeder kann es bearbeiten. Seit seiner Gründung im Jahr 2001 hat sich Wikipedia rasch zu einer der größten Referenz-Websites entwickelt und zieht bis 2008 jährlich mindestens 684 Millionen Besucher an.

Es gibt mehr als 75.000 aktive Mitarbeiter, die an mehr als 10.000.000 Artikeln in mehr als 260 Sprachen arbeiten. Ab Dezember 2008 gibt es 2.677.698 Artikel in englischer Sprache. Täglich nehmen Hunderttausende von Besuchern aus der ganzen Welt gemeinsam Zehntausende von Bearbeitungen vor und erstellen Tausende neuer Artikel, um das Wissen der Wikipedia-Enzyklopädie zu erweitern.

Wikimania ist eine Konferenz für Benutzer der von der Wikimedia Foundation betriebenen Wiki-Projekte. Wikimania findet jedes Jahr an einem neuen internationalen Ort statt und wird von Freiwilligen organisiert, die Wikipedia nutzen.

Die meisten großen Organisationen verfügen über eine Kombination von Abteilungsarten. In der in Abbildung 3.12 gezeigten Organisationsstruktur der State Bank of India ist die funktionale Abteilung mit National Banking, Rural Business, Mid-Corporate, Corporate Banking, International Banking, Global Markets und Associates & Subsidiaries ersichtlich.

Unter der Funktionseinheit National Banking wurde die Kundenabteilung mit den Geschäftsbereichen Personal Banking, Government Business Unit, Small & Medium Enterprises (SME), Banking Operations und Marketing-Cross-Selling durchgeführt.

Die geografische Abteilung wurde auch für National Banking und Rural Business gemeinsam in Form von lokalen Hauptniederlassungen (Local Head Offices, LHOs), Regionalbüros und Zweigstellen eingerichtet.


Abteilungsarten - Nach Funktionen, Produkt, Regionen, Kunden, Prozess, Zeit, Zahlen und Marketingkanal

Es gibt bestimmte grundlegende Methoden zur Aufteilung der Zuständigkeiten innerhalb einer Organisationsstruktur.

Sie sind:

(1) Nach Funktionen

(2) Nach Produkt oder Dienstleistung

(3) Nach Regionen

(4) Von Kunden,

(5) Nach Prozess

(6) Mit der Zeit

(7) Nach Zahlen und

(8) Nach Marketingkanälen.

1. Funktionale Basis :

Dies ist eine sehr beliebte Methode der Abteilung. Diese Abteilungsmethode bezieht sich auf die Gruppierung von Aktivitäten des Unternehmens in wichtige funktionale Abteilungen wie Produktion, Verkauf, Einkauf, Buchhaltung, Personal usw.

Jede Abteilung wird von einer Führungskraft geleitet, die der obersten Führungskraft direkt unterstellt ist. Laut George R. Terry sind „die Funktionen oder Aktivitäten der Dreh- und Angelpunkt, um den herum effektive Führungskräfte eine effektive und effiziente Organisation entwickeln“.

2. Abteilung nach Produkten oder Dienstleistungen :

Dieser Typ eignet sich für Unternehmen, die mehrere Produkte herstellen. Darunter wird für jedes hergestellte Hauptprodukt eine separate Abteilung erstellt und jede Abteilung wird mit einem Manager betraut. Beispielsweise kann ein Elektrizitätsunternehmen verschiedene Abteilungen haben, die sich mit Glühbirnen, Leuchtstoffröhren, elektrischen Haushaltsgeräten usw. befassen.

Jede Produktabteilung kann für Produktion und Vertrieb sowie für Finanzen, Personal, Rechnungswesen, Öffentlichkeitsarbeit usw. verantwortlich sein. Die Abteilung nach Produkt wird auch als multifunktionale Produktabteilung bezeichnet, da jede Abteilung alle Funktionen übernimmt, die sie betreffen.

Kombinierter Typ:

Einige Geschäftsbereiche haben ein zusammengesetztes Abteilungsmuster angenommen, dh eine Kombination aus Funktions- und Produktabteilung, um die Vorteile sowohl der Funktions- als auch der Produktabteilung zu sichern. Bei dieser Methode können einige Funktionen wie Finanzen, Personal, Öffentlichkeitsarbeit, die sich auf alle Abteilungen beziehen, in getrennten Abteilungen untergebracht werden, und die übrigen Funktionen können unter den jeweiligen Produktabteilungen ausgeführt werden.

Durch die Übernahme der kombinierten Abteilungsart kann der Geschäftsbereich die Vorteile sowohl der funktionalen als auch der Produktabteilung nutzen. Es besteht jedoch die Notwendigkeit, klar zwischen Linien- und Funktionsautorität zu unterscheiden.

3. Abteilung nach Regionen oder Gebieten :

Die Unterteilung nach Regionen kann auch als Unterteilung nach Gebieten oder Gebieten bezeichnet werden. Diese Methode eignet sich möglicherweise für Unternehmen, deren Aktivitäten weit verteilt sind. Aktivitäten können bereichsweise gruppiert und den für die jeweiligen Bereiche zuständigen Führungskräften zugewiesen werden. Beispielsweise können Vertriebsaktivitäten eines Unternehmens bereichsweise organisiert werden. Dies liegt daran, dass die Anpassung an die örtlichen Gegebenheiten und Kundenbedürfnisse, die für einen bestimmten Bereich spezifisch sind, unter dieser Art von Abteilung einfacher ist.

Der Verkaufsleiter kann die Bevölkerung vor Ort zum Verkäufer ernennen. Diese Verkäufer sind natürlich mit der Landessprache und den Vorlieben der Verbraucher vertraut. Außerdem wird es keine Kommunikationsbarriere geben.

4. Abteilung durch Kunden :

Ein Unternehmen kann auf der Grundlage der Kunden, die es bedient, in mehrere Abteilungen unterteilt werden. Beispielsweise kann eine Geschäftsbank ihren Kreditbereich in eine Reihe von Abteilungen aufteilen, von denen jede auf Kredite an Händler, Industrielle, Fachleute, Landwirte usw. spezialisiert ist. Ebenso kann die Verkaufsabteilung eines Geschäftsunternehmens auf der Basis von Kunden aufgeteilt werden.

5. Prozessbezogene Abteilung :

Bei dieser Abteilungsmethode wird das Unternehmen auf der Grundlage von Prozessen organisiert, die an der Herstellung des Produkts beteiligt sind. Beispielsweise kann ein Unternehmen, das Öl fördert, separate Abteilungen für das Zerkleinern, Raffinieren und Veredeln haben. Ebenso kann eine Baumwolltextilfabrik separate Abteilungen für Entkörnung, Spinnen, Weben, Färben und Drucken sowie Verpackung und Verkauf haben.

6. Abteilung nach Zeit :

Diese Methode ist eine der ältesten Abteilungsformen und wird auf den unteren Führungsebenen angewendet. Es handelt sich um die Gruppierung von Aktivitäten nach dem Zeitpunkt ihrer Durchführung. Beispielsweise ist die Verwendung von Schichten in vielen Fertigungsunternehmen sehr verbreitet, und um die mit jeder Schicht verbundenen Arbeiten zu erledigen, kann eine separate Abteilung eingerichtet werden. In der Regel findet sich diese Art der Abteilung in der Produktionsfunktion des Unternehmens.

Diese Abteilungsgrundlage kann in vorteilhafter Weise von Unternehmen angewendet werden, die das Arbeitsvolumen innerhalb der normalen Arbeitszeit nicht bewältigen können. Der Nachteil dieses Systems ist jedoch, dass es das Problem der Koordinierung zwischen den Arbeitnehmern verschiedener Schichten gibt.

7. Abteilung nach Zahlen :

Bei der Abteilung nach Zahlen werden die Personen, die die gleichen Aufgaben wahrnehmen sollen, in kleine Gruppen eingeteilt, und dann wird jede Gruppe unter die Kontrolle eines Vorgesetzten oder Offiziers gestellt. In der Armee werden beispielsweise Truppen in Gruppen, Bataillone, Brigaden und Regimenter eingeteilt, basierend auf der Anzahl der Männer, die für jede Einheit vorgeschrieben sind. In der industriellen Welt wird diese Abteilungsmethode nicht angewendet.

8. Abteilung nach Marketingkanälen :

Bei diesem System erfolgt die Abteilungierung auf der Grundlage der vom Unternehmen verwendeten Marketingkanäle. Es ist eine der neuen Abteilungsformen. Dieses Formular ähnelt der kundenbezogenen Abteilung, basiert jedoch auf den Marketingkanälen. Diese Abteilungsmethode hat an Bedeutung gewonnen, da sich die Unternehmen zunehmend am Markt orientieren.

Wir sehen also, dass es eine große Anzahl alternativer Abteilungsmethoden gibt. Alle Methoden haben bestimmte Vor- und Nachteile. Bei der Auswahl einer Methode muss das Management Faktoren wie die Art des Unternehmens, die Art der eingesetzten Produkttechnologie, die beteiligten Personen usw. berücksichtigen und die Vorteile einer bestimmten Abteilungsmethode gegen die Nachteile einer anderen abwägen.

Laut Koontz und O'Donnell umfasst der Auswahlprozess die Berücksichtigung der relativen Vorteile jedes Typs auf jeder Ebene in der Organisationsstruktur. In allen Fällen ist die zentrale Frage die Art der Umgebung, die der Manager gestalten möchte, und die Situation, in der er sich befindet. “


Abteilungsarten - 11 Arten der Abteilungserfüllung: nach Funktionen, Prozessen, Produkten, Gebieten, Zahlen, Ausschüssen und einigen anderen

Der erste Schritt beim Entwerfen einer Organisationsstruktur besteht darin, die gesamte Arbeit in mehrere Jobs zu unterteilen, um sicherzustellen, dass keine wichtigen Aktivitäten ausgelassen werden. Der nächste Schritt besteht darin, homogene Jobs in Gruppen zusammenzufassen und ihre Beziehung zueinander zu bestimmen. Dieser Prozess wird als Abteilung bezeichnet und beinhaltet eine Entscheidung des Hauptgeschäftsführers über eine logische Aufteilung der zu erledigenden Arbeit und führt zur Einrichtung einer Reihe überschaubarer Einheiten.

This facilitates horizontal expansion of the organization. Having marked off such logical units, the CEO then will assign each of these units to a competent individual to secure intended results. Such individuals are generally specialists by qualifications and experience, in the particular activity, and after appointment, they may be allowed to continue to specialize in that activity still further. Thus, the organization is able to enjoy advantages of specialization. Further, it enables top management to channelize its efforts to direct, co-ordinate, and control activities of all departments.

There are different ways in which departmentation may be carried out:

(1) Departmentation by Functions:

Under this, the grouping of activities is done on the basis of functional specialization, for example, in a manufacturing concern; there may be such departments as –

Production – Manufacturing, fabrication, assembly, tooling, purchasing, scheduling, production control, material control, quality control.

Sales – Selling, advertisement, sales promotion, training.

Finance – Fund control, credit and collections, accounting.

Operations – Engineering, maintenance.

Gradually, new departments of quality control, industrial engineering, market research, maintenance, purchasing, secretarial etc., have also come up.

(2) Departmentation by Process:

This is suitable only for organizations whose manufacturing activity consists of clearly marked out processes eg, a textile mill has spinning, weaving, dyeing, bleaching, printing, and packaging departments, each based on a separate process. Similarly, an engineering company or a petro-chemical unit may have such process departmentation.

(3) Departmentation by Products:

This is suitable for an organization, manufacturing a number of important products, for example, toilet soaps, detergents, hydrogenated oil and cattle feed. This method has a distinct advantage that personal skills and specialized knowledge of product, manager can fully utilize.

(4) Departmentation by Territory/Location:

This is necessary particularly when the activities are spread over a large area. This reduces the volume of work and makes it manageable for the individual manager. It also allows him specialize in the peculiar problems of his region.

(5) Customer Departmentation:

This is necessary when a manufacturer wants to sell to both the wholesalers and industrial buyers and wants to cater to the needs of both.

This is also useful for grouping the sales activity by those who cater to classes of customers having different needs.

(6) Equipment Departmentation:

Here the purpose of grouping activities on such a basis is to achieve certain economic advantages. For instance, in electrolytic process, we require economic utilization of small units of those apparatus and also heavy specialized capital.

(7) Departmentation by Numbers or by Time:

A number of persons pursuing a set of activities may be a basis of departmentation. In this pattern, the department (a number of persons formed in a group) is assigned a task and it reports to the manager to whom it is responsible for fulfillment of the task. eg a gang in Railway Electricity Boards etc.

All allied methods of grouping, by time, have a limited applicability. It often goes with the preceding method, so that a group working for a definite period makes the joint criterion of departmentation eg, shift in factory work.

(8) Departmentation by Committees:

In many organizations, committees are often placed in charge of functions and play role of departments. This method is seen in operation in academic, professional and research institutions.

(9) Matrix or Grid Method of Departmentation:

Matrix or Grid structure is a mosaic of task and functions. In a sizeable programme or project, the task often is formidable, yet temporary, as all programmes must be completed on time. In this matter, opposing and execting demands on the organization are met by an innovation known as Matrix or Grid structure. Departmentation is also of various types, depending on the level of management.

(10) Primary Departmentation:

It is immediately below the general executive officer. At this level, the claims of functional basis of departmentation are strong.

(11) Intermediate Departmentation:

Ultimate departmentation is departmentation at the lowest level of the organization structure. Making of the departmentation is always necessary to make the organization flexible.

The basic purpose of departmentation is to make the size of each departmental unit manageable, and to secure advantages of specialization for the organization. Whatever the basis of departmentation adopted, there may be all sorts of pressures to increase number of departments in course of time. This, however, will have advance effects on efficiency of the organization. Top management must, therefore, have some criteria for guidance as to how far to go in this direction and where to stop.

Some suggested criteria for grouping of activities are:

ich. Specialization;

ii. Co-ordination;

iii. Control;

iv. Adequate Attention to Important Work;

v. Cost Consideration; und

vi. Human Considerations.


Types of Departmentation – On the Basis of Functions, Product, Regions, Process, Customers and Matrix (With Merits and Demerits)

There can be many methods of Departmentation. Every enterprise chooses the appropriate basis or method depending upon its objectives, size, etc.

I. On the Basis of Functions.

II. On the Basis of Product or Services.

III. On the Basis of Regions.

IV. On the Basis of Process.

V. On the Basis of Customers.

VI. On the Basis of Matrix.

I. On the Basis of Functions :

This is the simplest and the most prevalent basis for Functional Departmentation. Under this all the functions of similar nature are divided in different units which are called departments. For example- the functions of a manufacturing concern can be divided into production department, marketing department, financial department and personnel department.

Again, sub-departments can be established in each department. For example in the marketing department three sub-departments of sales, advertisement and market research can be established. The officers of the sub-departments are answerable to the head of the department and the head of the department is answerable to the general manager.

Departmentation on the basis of functions is shown in the following diagram:

Bewertung :

For the evaluation of Departmentation on the basis of functions, it is important to know its merits and demerits which are as under:

Verdienste :

(i) It is based on the principle of specialisation.

(ii) It establishes coordination on the departmental level.

(iii) It makes it possible to utilise the human and other resources effectively.

(iv) It makes effective control possible.

(v) It is simple and economical.

(vi) It is flexible and changes can be made according to the needs.

(vii) The principle of 'the unity of Command is well implemented.

Mängel :

(i) Employees happen to be expert in one function and it makes promotion difficult.

(ii) The weakness of one department affects the other departments.

(iii) All the departments function according to their sweet will making inter-departmental coordination difficult.

(iv) This system is a hurdle in the way of the complete development of the employees.

II. On the Basis of Product or Services:

If in a business enterprise many types of goods are manufactured, Departmentation is done on the basis of product instead of function. If it is not so, there is a constant fear that the production of some things and their marketing will consume much time while some other things will get only a little attention. Consequently, some products will be sold in greater number while the others will find little market.

To avoid such a situation all the functions of the enterprise are divided on the basis of product and distributed among different departments. The head of the department looks after all the functions connected with that product that is, purchase, sale, advertisement, production, financial, etc. All these functions are performed separately by different departments.

This process has been made clear in the following diagram:

Bewertung :

Departmentation on the basis of products have the following merits and demerits:

Verdienste :

(i) It is possible to give equal importance to every product.

(ii) Information about the profit and loss from every product is available.

(iii) Because for every new product a separate department can be opened, it is easy to expand the concern.

(iv) All the departments are independent units and, therefore, the weakness of one department does not affect the other.

(v) This system makes possible the complete development of the managers.

(vi) The managers get full opportunity to display their ability or competence.

(vii) The competition among all the product departments and their managers bring profitable results for the concern.

(viii) The benefits of specialisation become available.

Mängel :

(i) It increases expenses because of duplicity of functions in the product departments.

(ii) Resources are misused.

(iii) This system is suitable for the big concerns.

(iv) There is a difficulty in exercising control at the top hierarchy.

III. On the Basis of Regions :

Departmentation is done on the basis of regions when the customers of some business concerns are not confined to local regions but are spread over a larger region. The chief reasons for such Departmentation is intended to keep in mind the tastes and difficulties of the customers which happen to differ from region to region. If the business of a concern is spread all over the country, the business may be divided into four regions or zones instead of controlling the business from a single place.

For example- the division can be like North Zone, South Zone, East Zone, and West Zone. Each zone is in itself a complete business unit and for which a separate zonal manager is appointed. The zonal managers remain in touch with their customers and understand their problems. They can easily solve them.

Under each zone Departmentation can be done on the basis of either functions or products which have been made clear in the following diagram:

Bewertung :

The merits and demerits of Departmentation on the basis of regions are as under:

Verdienste :

(i) Because of the direct contact with the customers their problems can be easily understood and solved.

(ii) Local competition can be easily faced.

(iii) Effective regional control is possible.

(iv) Such an organisation has the benefit of local factors- like the raw material, labour, market, etc.

(v) Information about the local profit and loss position makes more investment possible in the profit yielding region.

(vi) The competition to show good profits among the regional managers benefit the concern.

Mängel :

(i) Some functions which can be handled more economically at the central level become expensive at the regional level.

(ii) Policies cannot be implemented effectively because of the distance between the planners and the implementers.

(iii) More managerial employees are required which increases expenses.

(iv) Control becomes difficult because of the distance between the head office and the regional offices.

IV. On the Basis of Process :

This method of Departmentation is profitable for those industrial concerns whose products have to pass through various processes. For example- in a cloth manufacturing concern Spinning, Weaving, Dyeing and Printing and Packing departments can be set up. In all the departments different machines are used to go through different processes which are run by specially qualified persons.

Departmentation on the basis of process has been shown in the following diagram:

Bewertung :

Departmentation on the basis of process has the following merits and demerits:

Verdienste :

(i) Human resource can be effectively utilised.

(ii) Expert employees can be appointed.

(iii) If the cost of production in a particular department is excessive, it can be closed down, and the same product can be purchased from the market.

(iv) If the cost of production in a particular department is very little, the department can be expanded and the manufactured product can be sold in the market to earn more profits.

Mängel :

(i) In this method of Departmentation all the departments depend on one another. Hence, on the closure of one department the other departments close down automatically.

(ii) If a particular department produces an inferior product, the quality of the product in other department too goes inferior.

V. On the Basis of Customers :

This method of Departmentation is adopted in those business concerns that have to deal with various types of customers. For example- if a business concern has wholesale trade, retail trade and export trade, it can have three different departments for this purpose to look after all the three different types of customers as has been shown in the following diagram –

Bewertung :

Departmentation on the basis of customers has the following merits and demerits:

Verdienste :

(i) All the customers can be easily satisfied.

(ii) All the problems of the customers can be quickly solved because of the direct contact with all the different types of customers.

Mängel :

(i) Expenses are increased in spite of the difference in the size of departments because the facilities provided (in the form of managers and other employees) happen to be the same.

(ii) Because of the different types of customers the number of products manufactured increases for which the department of production has to face a difficulty.

(iii) Coordination is difficult.

VI. On the Basis of Matrix :

This method of Departmentation is useful for those business concerns whose functions go on changing frequently. For example- an Engineering Company daily gets orders to manufacture new machinery. Similarly, a Construction Company gets contracts for building big buildings, roads, bridges, etc. In such concerns no single method or base of Departmentation is helpful and two and more than two methods are used simultaneously. Therefore, it is known by the names of combined, grid, etc.

Under this method both the methods – on the basis of functions and on the basis of products – are used in a combined manner. First of all the activities of a company are divided on the basis of functions and departments are established which happen to be the permanent departments of the organisation. For example- the purchase department, manufacturing department, finance department, research and development department, etc.

For all these departments permanent heads of the department are appointed who have the final authority regarding their departments. After the establishment of these permanent departments, the Departmentation on the basis of project or product is done the moment the concern gets an order.

This has been shown in the following diagram:

When the company gets a particular work a team comprising of officers from different functional departments is established under the leadership of Project Manager. For example- when the company gets an X project a separate manager is appointed for it and he is provided with a purchase officer, manufacturing officer, finance officer, and research and development officer as his helpers.

The manager concerned is responsible for the whole project and the moment the work of X project is completed, the Departmentation done on the basis of project will come to an end. Similarly, the work of Y and Z project will go on. Those officers who are provided as helpers to the project manager go back to their respective departments after the completion of their project.

The authority of the project manager over the members of his team is temporary as has been indicated in the diagram with the help of the dotted line. The managers of the functional departments have the orders of the General Manager to fully cooperate with the project managers. The Project Manager is an expert in all the activities connected with the project and, therefore, looks after all the aspects of the project, while, on the other hand, departmental managers are expert only in one particular work.

Bewertung :

Departmentation on the basis of matrix has the following merits and demerits:

Merit s:

(1) Plenty of Specialists:

Under this method of Departmentation specialists become available in plenty. For example- heads of various departments created on the basis of functions are experts in their field. Project managers are experts in all the aspects of the projects. The officers have the full knowledge of their particular work. In this way the opinions of the experts can be fully exploited for profit.

(2) Flexibility:

General Manager of the concern can easily make changes in it according to the business opportunities. It means that in case of more projects, more projects managers can be appointed and in case of a few projects, the project managers can be shifted back to the routine functions of the concern.

(3) More Possibility of Expansion:

Departmentation on the basis of matrix increases the possibility of the expansion of the concern because the managers can establish separate departments in respect of each project.

(4) Economy in Costs:

On each project the number of people appointed happens to be according to the need and the remaining persons are put on the routine functions of the concern. In this way economy in costs is affected by making the optimum utilisation of human resources.

Mängel :

(1) Violation of the Principle of Unity of Command:

The principle of the unity of command is violated in such an organisation. The officers receive orders both from departmental managers and project managers. They have to carry out the orders of more than one manager which reduces their efficiency.

(2) Conflicts between Departmental Managers and Project Managers:

The aims and priorities of both the types of managers are different. The project managers desire that whenever they need some services, the departmental managers should immediately make them available. On the other hand, the departmental managers wish to maintain their time schedule in respect of every work, and that their services should be regularly utilised.

(3) Problem of Communication:

The members of the project team do not know whether they should consult the project manager or the departmental manager. Such an ambiguous situation creates problem of communication.

(4) Lack of Responsibility:

In case of failure the project managers blame the departmental managers and the departmental managers shift the responsibility to the project managers.

After studying the merits and demerits of Departmentation on the basis of matrix, we can conclude that this method is useful for the big business concerns who undertake the manufacture of machines or construction work. These days, however, this method is also employed in other business concerns.

Factors to be Considered in Departmentation :

While laying down the organisational structure on the basis of Departmentation the following facts should be taken into consideration:

(1) Specialisation:

Specialisation is the foundation of Departmentation and, therefore, whatever may be the method of Departmentation it must have a place for specialisation.

(2) Coordination:

A department should have the functions of the same nature so that coordination remains intact. Unnecessary and opposing functions should be excluded.

(3) Control:

That method of Departmentation happens to be good which can ensure control. Such a system should be established as can ensure the control of one man's work by another person.

(4) Significance of Activities:

Departmentation should be done in a manner so as to ensure more attention to the more significant activities. For example- if the advertisement happens to be a significant activity, it should be kept separate from the marketing department so that special attention can be given to it.

(5) Facilities Available:

While going through the process of Departmentation the facilities available in the concern should be kept in mind – facilities like the competence of persons, informal relations in the organisation, etc.

(6) Economy:

The number of departments in a business organisation increases administrative expenses. Therefore, it should be thoroughly considered as to how many departments are needed in a concern so that unnecessary expenses are avoided. For example- by not having a separate accounts department, it can be combined with the finance department and economy can be affected.

(7) To See the Competitors:

During the process of Departmentation care should be taken to know about the basis of Departmentation in the other business concerns having the same business (like yours). If that basis appears appropriate it should be adopted.

Thus, we find that Departmentation is not an easy job. Many factors have to be studied deeply to complete this process. Only after such a deep study the decision taken can prove to be useful.

“Departmentation is a process of dividing the large monoliths functional organization into smaller and flexible administrative units.” – Koontz and O'Donnel.


 

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