Anwerbungs- und Auswahlverfahren

Alles, was Sie über den Rekrutierungs- und Auswahlprozess in HRM wissen müssen. Rekrutierung und Auswahl sind wichtige Aspekte der Personalplanung. Die Personalplanung stellt sicher, dass die richtige Art und Qualität der Mitarbeiter eingesetzt wird, um die organisatorischen Ziele zu erreichen.

Die Rekrutierung hilft bei der Schaffung eines Pools geeigneter und interessierter Bewerber, von denen nur wenige für das weitere Auswahlverfahren ausgewählt werden. Daher bildet es eine Basis für den Auswahlprozess. Wenn der Rekrutierungsprozess ordnungsgemäß durchgeführt wird, hilft dies bei der Einstellung von Arbeitskräften, die den organisatorischen Anforderungen entsprechen.

Die Auswahl der Kandidaten beginnt dort, wo ihre Einstellung endet. Mit anderen Worten, der Auswahlprozess beginnt erst, nachdem eine ausreichende Anzahl von Bewerbungen über verschiedene interne oder externe Rekrutierungsquellen eingegangen ist.

In diesem Artikel werden wir über den Rekrutierungs- und Auswahlprozess in HRM diskutieren. Erfahren Sie mehr über den Prozess, die Schritte und Phasen, die mit dem Anwerbungs- und Auswahlprozess von Mitarbeitern verbunden sind.

Das Unternehmen muss unter den Bewerbern die besten und aussichtsreichsten Personen auswählen. In diesem Sinne kann gesagt werden, dass während der Einstellung eine positive Funktion darin besteht, dass so viele Personen wie möglich veranlasst werden sollen, sich für eine Stelle im Unternehmen zu bewerben. Die Auswahl ist eine negative Funktion, da sie darauf abzielt, diejenigen Bewerber zu eliminieren, die in der einen oder anderen Hinsicht nicht für geeignet befunden werden.


Rekrutierungs- und Auswahlprozess im HRM: Prozess, Schritte und Phasen

Rekrutierungs- und Auswahlprozess in HRM - Vollständiger Prozess der Rekrutierung und Auswahl: vom Bewerbungsformular bis zur Personalstatistik

Rekrutierung und Auswahl sind wichtige Aspekte der Personalplanung. Die Personalplanung stellt sicher, dass die richtige Art und Qualität der Mitarbeiter eingesetzt wird, um die organisatorischen Ziele zu erreichen.

Laut Edward Flippo bedeutet "Rekrutierung, dass potenzielle Mitarbeiter gesucht und zur Bewerbung angeregt werden."

Laut Dale Yoder ist „Rekrutierung ein Prozess, bei dem die Arbeitskräfte ermittelt werden, um die Anforderungen des Personalplans zu erfüllen, und wirksame Maßnahmen ergriffen werden, um diese Arbeitskräfte in angemessener Anzahl anzuziehen, um eine effektive Auswahl effizienter Arbeitskräfte zu ermöglichen.“

Der Prozess der Suche nach geeigneten Kandidaten und der Gewinnung von Bewerbern für offene Stellen in der Organisation wird als Rekrutierung bezeichnet. Dies ist der erste Schritt zur Auswahl und Ernennung der richtigen Mitarbeiter für die Organisation. Die Organisation macht freie Stellen in der Organisation durch Zeitungsanzeigen, Online-Stellenportale, Beratungsdienste usw. bekannt.

Die Rekrutierung hilft bei der Schaffung eines Pools geeigneter und interessierter Bewerber, von denen nur wenige für das weitere Auswahlverfahren ausgewählt werden. Daher bildet es eine Basis für den Auswahlprozess. Wenn der Rekrutierungsprozess ordnungsgemäß durchgeführt wird, hilft dies bei der Einstellung von Arbeitskräften, die den organisatorischen Anforderungen entsprechen.

Die Auswahl der Kandidaten beginnt dort, wo ihre Einstellung endet. Mit anderen Worten, der Auswahlprozess beginnt erst, nachdem eine ausreichende Anzahl von Bewerbungen über verschiedene interne oder externe Rekrutierungsquellen eingegangen ist.

Die Auswahl umfasste ein sorgfältiges Screening und Testen der Kandidaten, die sich für eine Stelle im Unternehmen beworben haben.

Das Unternehmen muss unter den Bewerbern die besten und aussichtsreichsten Personen auswählen. In diesem Sinne kann gesagt werden, dass während der Einstellung eine positive Funktion darin besteht, dass so viele Personen wie möglich veranlasst werden sollen, sich für eine Stelle im Unternehmen zu bewerben. Die Auswahl ist eine negative Funktion, da sie darauf abzielt, diejenigen Bewerber zu eliminieren, die in der einen oder anderen Hinsicht nicht für geeignet befunden werden.

Die verschiedenen beteiligten Prozesse sind:

Prozess # 1. Antragsformular:

Das Bewerbungsformular soll detaillierte Informationen zu den Bewerbern enthalten. Es hilft auch beim Vergleich der Verdienste der Bewerber.

Die im Antragsformular geforderten Informationen umfassen einige oder alle der folgenden Punkte:

(i) Angemeldete Stelle.

(ii) Persönliche Daten - Name, Adresse, Telefonnummer, Alter, Geschlecht, Familienstand, Kinder, Staatsangehörigkeit, Angehörige.

(iii) Bildung - besuchte Schule, Hochschule und Universität, bestandener Abschluss / Diplom, bestandenes Jahr, angebotene Fächer, erreichte Note oder Teilung.

(iv) Berufsqualifikation (en).

(v) Sprachen, von denen bekannt ist, dass sie lesen, schreiben und sprechen können.

(vi) Beschäftigungsverlauf aller Jobs seit dem Verlassen des Colleges / der Universität, Datum von und bis, Name des Arbeitgebers, Anschrift und Art des Geschäfts, Position und Aufgaben, Gründe für den Abgang.

(vii) Persönliche Umstände; wenn nötig, bereit, irgendwo zu dienen oder nicht, etc.

(viii) Krankengeschichte; Kurze Angaben zu schwerwiegenden Krankheiten, Behinderungen, größeren Operationen usw.

(ix) Interessen, Hobbys, Sport und andere Aktivitäten.

(x) Alles andere, was ein Antragsteller hinzufügen möchte.

(xi) Referenzen

Am Ende wird Platz für die Unterschrift, das Datum und den Ort des Kandidaten sowie für die Büronutzung gegeben. Die gedruckten Formulare enthalten im Allgemeinen zu viele Drucksachen, so dass der Anmelder nur wenig Platz zum Ausfüllen seiner Angaben hat. In dem Formular sollte mindestens viermal so viel Platz zum Schreiben vorhanden sein, wie vom Ausdruck abgedeckt wird. Einige Unternehmen haben Formulare in verschiedenen Farben für verschiedene Kategorien von Posts gedruckt. Dies erleichtert den betroffenen Beamten das Aussortieren und Bearbeiten von Anträgen.

Prozess # 2. Interview:

Ein Interview ist das erste persönliche Gespräch zwischen dem Kandidaten und den Unternehmensvertretern. Dies ist eine Grundvoraussetzung für Bewerber, die sich im ersten Screening als wahrscheinlich qualifizieren, wenn sie alle grundlegenden Anforderungen erfüllen. Ziel der Auswahlgespräche ist es, Informationen über Motive und Verhaltensweisen des Bewerbers zu erheben, seine Persönlichkeit einzuschätzen, die von ihm bereits gemachten Sachverhalte zu überprüfen und ihn über den Beruf und das Unternehmen zu informieren.

Das Interview kann entweder in zwei Phasen - vorläufig und endgültig - oder nur in einer Phase stattfinden. Ein vorläufiges Interview könnte dazu beitragen, die wahrscheinlichsten Kandidaten für das endgültige Interview zu finden. Es muss von qualifizierten Interviewern durchgeführt werden. Andernfalls können einige potenzielle Kandidaten verloren gehen.

In einigen Fällen organisieren Unternehmen aufeinanderfolgende Interviews, dh derselbe Kandidat wird nacheinander von einem oder mehreren Interviewern getrennt befragt. Die Panel- oder Board-Interviews sind jedoch häufiger. Das Gremium kann aus einer kleinen Anzahl von Experten bestehen, während ein Gremium eine größere Anzahl von Experten haben kann.

Das Interview kann gemustert oder offen sein. In einem strukturierten Interview wird bereits eine Reihe von Fragen vorbereitet. Die Interviewer können systematisch und einheitlich Informationen über den Kandidaten sammeln. Die grundlegenden Merkmale und Motivationen des Bewerbers sollten auch von den Interviewern untersucht werden, um zu einem Urteil zu gelangen. In einem nicht strukturierten oder offenen Interview stellen die Interviewer Fragen so, wie sie glauben, dass der Kandidat seinen Verstand und seine Stärken und Schwächen preisgibt.

Für die Rekrutierung von technischem und hochqualifiziertem Personal können technische Interviews durchgeführt werden, um die Kompetenz der Kandidaten in ihren eigenen Spezialgebieten zu beurteilen. Der technische Experte im Prüfungsausschuss sollte die Stärken und Schwächen des Bewerbers angemessen bewerten. Wenn er sein Urteil in Begriffen wie "netter Kerl" oder "leicht verunsichert" oder "ein bisschen unangenehm" abgibt, nimmt er seinen Job nicht ernst.

Jeder Kandidat kann einzeln interviewt werden, oder es können mehrere Kandidaten in einer Gruppe interviewt werden. Ein persönliches Interview enthüllt den Kandidaten nur vor dem Vorstand, aber ein Gruppeninterview enthüllt ihn auch vor den anderen Bewerbern. In einem Gruppeninterview muss ein Kandidat die Gelegenheit erhalten, seine Initiative und Führungsqualitäten besser zu demonstrieren als in einem persönlichen Interview.

Das Interview zielt darauf ab, aus den wahrscheinlichsten Kandidaten die besten auszuwählen. Es muss objektiv geführt werden. Die Interviewer sollten nicht zulassen, dass ihre persönlichen Vorlieben und Abneigungen und Vorurteile der ordnungsgemäßen Beurteilung der Kandidaten im Wege stehen. Sie sollten nicht zulassen, dass Informationen über den Bewerber über ihre eigene subjektive Sichtweise, Bedürfnisse und Vorurteile herausgefiltert werden. Sie sollen allen Kandidaten in Bezug auf ähnliche Leistungsaspekte die gleiche Aufmerksamkeit schenken.

Die sehr oft begangenen Fehler von Interviewern sind:

ich. Die Halo-Fehler, die den Kandidaten, deren Vorlieben und Abneigungen seinen eigenen zu ähneln scheinen, eine hohe Bewertung verleihen

ii. Die logische Fehlerbeurteilung nach einem falschen Maßstab

iii. Die Fehler der Nachsicht helfen, für etwas herauszukommen, das der Kandidat nicht bewältigen kann

iv. Der Kontrastfehler bestraft den Kandidaten dafür, entgegengesetzte Vorstellungen oder Vorlieben zu haben.

Eine objektive Bewertung der Leistung eines Kandidaten würde eine unvoreingenommene Bewertung der folgenden Eigenschaften durch den Interviewer erfordern, wie von John Munro Fraser vorgeschlagen:

ich. Erster Eindruck und Schminke

ii. Qualifikationen

iii. Gehirn und Fähigkeiten

iv. Motivationen

v. Anpassungen

Der Interviewer sollte bis zum Ende des Interviews offen bleiben. Zu viel Aufwärmen auf den Kandidaten sollte ebenfalls vermieden werden. Den Kandidaten sollte die Möglichkeit gegeben werden, in einer freien Atmosphäre zu sprechen. Am Anfang sollte es nur minimalen Stress geben, damit sich der Kandidat nicht nervös fühlt. Der Raum, in dem das Interview geführt wird, sollte frei von Unterbrechungen von Telefonanrufen oder Besuchern sein.

Die Bewertung der Interviews sollte unmittelbar nach Beendigung der Interviews aufgezeichnet werden. Alle Mitglieder des Boards / Panels sollten ihre Bewertung auf einer definierten Skala abgeben, z. B. A = Hervorragend, B = Gut, C = Durchschnitt und D = Schlecht. Die endgültige Auswahl sollte nach Erörterung der relativen Vor- und Nachteile potenzieller Kandidaten, die ganz oben auf der Liste stehen, so weit wie möglich im Konsens erfolgen.

Prozess # 3. Beschäftigungstests:

Als Auswahlmethode sind die Einstellungstests eher eine Ausnahme als die Regel. Sie können verwendet werden, um die Informationen zu ergänzen, die bereits in den Antragsformularen und Interviews gesammelt wurden. Die zukünftige Leistung des Bewerbers in einem bestimmten Bereich kann bis zu einem gewissen Grad durch die speziell für diesen Zweck entwickelten Tests vorhergesagt werden. Die Enttäuschung, die sich aus Fehlern und Schulungsabbrüchen und späteren Tätigkeiten ergibt, kann durch den Einsatz von Fähigkeits- und Potenzialtests der Bewerber vermieden werden.

Die fünf Hauptgruppen von psychologischen Tests sind:

I. Intelligenztests:

Intelligenztests sind besonders nützlich bei der Auswahl von Kandidaten für Jobs, die Fähigkeiten zur Problemlösung erfordern oder umfangreiche Schulungen erfordern. Unterschiedliche Formen von Intelligenztests werden für Kandidaten unterschiedlicher Altersgruppen verwendet.

II. Erfolgstests:

Erfolgstests messen, inwieweit eine Person Kenntnisse oder Fähigkeiten erworben hat. Es wurden Wissenstests für Rechtschreibung, Wortschatz, Arithmetik, mechanische Informationen und eine Reihe spezialisierterer Fächer entwickelt.

III. Eignungsprüfungen:

Eignungstests identifizieren die angeborene Eignung einer Person für bestimmte Arten von Arbeit und können anzeigen, ob ein Mann eher für eine Art von Arbeit als für eine andere geeignet wäre. Tests der "Verkaufseignung", "Managementfähigkeit", "mechanischen Eignung" usw. werden verwendet, um die Möglichkeiten des Kandidaten in einem ausgewählten Bereich zu identifizieren. Die Batterie für die allgemeine Eignungsprüfung identifiziert die Fähigkeiten eines Kandidaten in Bereichen wie sprachliches Verständnis, numerische Fähigkeiten, motorische Koordination, manuelle Geschicklichkeit, allgemeine Intelligenz usw.

IV. Interessentests:

Zinstests helfen bei der Vorhersage der Bereiche, in denen sich die Kandidaten am ehesten niederlassen und zufrieden sind. Die Präferenz des Bewerbers für Innen- oder Außenjobs, Routine- oder Kreativarbeit sowie Einzel- oder Gruppenverantwortung kann durch die Durchführung von Interessentests festgestellt werden.

V. Persönlichkeitstests:

Persönlichkeitstests sollen messen, inwieweit ein Individuum solche Qualitäten wie Antrieb / Überzeugungskraft, Selbstvertrauen, Stabilität usw. besitzt. Die vielversprechendste Art von Test, um den Persönlichkeitsbereich zu beleuchten, ist der Situations-Test, z. B. die führerlose Gruppe Diskussion.

Die psychologischen Tests haben einige Einschränkungen. Die auf diesen Tests basierenden Vorhersagen können nicht hundertprozentig korrekt sein. Darüber hinaus können die in armen Familien und in ländlichen und rückständigen Regionen aufgewachsenen Kandidaten gegenüber denjenigen aus wohlhabenden städtischen Familien benachteiligt werden, wenn diese Tests als vorrangiges Maß für die Beurteilung ihrer Fähigkeiten, ihres Reifegrades und ihrer Lebensqualität herangezogen werden. usw. Die Tests sollten von den Experten ordnungsgemäß entworfen und durchgeführt werden. Sie sollten verwendet werden, um andere Methoden zu ergänzen.

Prozess # 4. Referenzen:

Referenzen sollten gesucht werden, nachdem die Auswahl abgeschlossen ist. Diese können entweder schriftlich oder telefonisch überprüft werden. Wenn vor dem Vorstellungsgespräch Referenzen eingeholt werden, kann dies die Denkweise der Mitglieder des Prüfungsausschusses beeinflussen. Die Meinungen der früheren Arbeitgeber und anderer Personen, auf die sich der Bewerber bezieht, sind nur so verlässlich wie das Urteil der Person, die sie abgibt. Referenzen können bei der Überprüfung bestimmter Fakten helfen, die der Bewerber im Bewerbungsformular angegeben hat.

Prozess # 5. Medizinischer Test:

Die ausgewählten Kandidaten werden vom Betriebsarzt oder von zugelassenen Ärzten medizinisch untersucht. Medizinische Tests können je nach Art des Auftrags von umfassend bis nominell variieren. Die manuellen Arbeiten erfordern möglicherweise umfassende medizinische Tests, um Infektionen vorzubeugen, Krankheiten und komplizierte Krankheiten zu erkennen.

Prozess # 6. Terminvereinbarung:

Die ausgewählten Bewerber erhalten ein Ernennungsschreiben, nachdem die Empfehlungen des Prüfungsausschusses von der zuständigen Behörde des Unternehmens genehmigt wurden. Ernennungen in Führungspositionen wie Geschäftsführer, Geschäftsführer, Finanzberater usw. bedürfen der Zustimmung des Verwaltungsrates. Bei anderen Ämtern kann der Hauptgeschäftsführer die Genehmigungsbehörde sein.

In einem Ernennungsbeschluss werden die angebotene Stelle, das Gehalt und die Voraussetzungen, die Beschäftigungsbedingungen, die Dauer der Stelle (unbefristet, befristet, vertraglich), die Meldebehörde, die Frist für die Mitteilung der Annahme und des Beitritts zur Stelle usw. angegeben. Er wird von der Anstellungsbehörde ordnungsgemäß unterzeichnet und wird die erste Grundlage des Vertragsverhältnisses zwischen dem Unternehmen und dem Kandidaten.

Prozess # 7. Personalforschung:

Das Ziel der Rekrutierung besteht heutzutage nicht nur darin, eine gute Person auszuwählen, sondern auch motivierte Arbeitskräfte zu halten, da dies die Konflikte in der Regel gering hält. Zu diesem Zweck muss ein Personalmanager auf verlässliche Daten zurückgreifen, die in seiner eigenen Organisation aufbewahrt werden, auf Untersuchungen anderer Einrichtungen / Forschungseinrichtungen oder auf Berater, die sich mit einem bestimmten Bereich befassen und Ratschläge erteilen.

Eine unabhängige Studie eines Beraters oder einer Forschungseinrichtung bringt Glaubwürdigkeit in die Ergebnisse und Empfehlungen als:

(i) Im Allgemeinen ist es objektiv und frei von Subjektivität und Vorurteilen des Einzelnen.

(ii) Es ist systematisch und identifiziert das Problem, sein Ausmaß und zeichnet einen wissenschaftlichen Studienplan.

(iii) Es ist zweckmäßig, da das Problem klar umrissen ist und die gesammelten Informationen dem spezifischen Zweck dienen, das Problem zu analysieren und Antworten darauf zu suchen.

(iv) Es ist wissenschaftlich. Indem es systematisch und zielgerichtet ist, identifiziert es Methoden, Werkzeuge, Ansätze und Techniken, um das Problem zu verstehen / zu lösen.

(v) Es kann verallgemeinert werden. Da die Studie für bestimmte Zwecke kontrolliert wird, dürfen Fremdfaktoren und irrelevante Sachverhalte keinen Einfluss darauf haben, und klare Schlussfolgerungen, die verallgemeinert werden können, sind leicht zu ziehen.

Personalforschung ist die Aufgabe, Fakten zu suchen und zu analysieren, um Personalprobleme zu lösen und zu Grundsätzen / Gesetzen zu gelangen, die deren Lösung regeln. Es ist notwendig, um mögliche Personalprobleme zu antizipieren. Bewertung der aktuellen Richtlinien, Änderungen der Richtlinien und Praktiken; Vorhersagen der Reaktion der Mitarbeiter auf Änderungen (Maschinen, Änderungen der Arbeitsbedingungen, Beförderungsrichtlinien, Staffelungsurlaub, Leistungsbeurteilungen, Wohlfahrtsmaßnahmen usw.)

Da es sich bei der Forschung um die Auswahl von Fakten in bestimmten Bereichen und die Suche nach Trends handelt, die zur Lösung der Probleme beitragen, kann es sich um verschiedene Arten oder um eine Zusammenführung einiger weniger Arten handeln, z. B. um spezifische Fallstudien oder historische Studien. Meinungsumfrage, Sondierungsstudien, experimentelle Studien. Wichtig ist eine fundierte Kenntnis des Forschungsprozesses und der verschiedenen Schritte, die zur Identifizierung von Problemen, Methoden zur Datenerfassung, Analyse und Schlussfolgerungen erforderlich sind.

Der Inhalt von Forschungsberichten variiert im Allgemeinen je nach Art der Studie, sollte jedoch im Wesentlichen Folgendes umfassen:

ich. Titel der Studie

ii. Zweck der Studie

iii. Darlegung des Problems klar und präzise

iv. Ausmaß des Problems

v. Methoden und Verfahren für die Studie

vi. Gegebenenfalls Einschränkungen der Studie

vii. Diskussion und Analyse des Problems

viii. Wie der Rückschluss und die Schlussfolgerung gezogen wurden

ix. Bereich des erweiterten Studiums und der zukünftigen Forschung

X. Verweise

Prozess # 8. Personalstatistik:

Abhängig von der Größe des Unternehmens kann eine statistische Zelle zum Sammeln und Sammeln von Daten bei der Analyse vieler Probleme und Entscheidungsprozesse hilfreich sein, um Konflikte und Konfrontationen zu reduzieren.

Die Bereiche der routinemäßigen Erfassung und Pflege von Statistiken könnten sein:

ich. Mitarbeiterakte - Alter; Geschlechtsverkehr; Dienstalter; Region; Besetzung; Größe der Familie; Bildung; Ausbildung; Gehaltsspanne; etc. gelegentlich mit ähnlichen Firmen verglichen. Der Austausch statistischer Berichte mit einer ähnlichen Branche ist eine gesunde Praxis, nachdem die Vertraulichkeit der Daten gebührend berücksichtigt wurde.

ii. Übertragungen - Grund für Übertragungen; ob auf Anfrage oder durch die Geschäftsleitung selbst; Kompetenzverhältnis zur Abteilung; Art von Arbeit; Alter; Geschlechtsverkehr; Dienstalter; verdienen; Berufsrisiken usw.

iii. Fehlzeiten - Ursachen für Fehlzeiten. Korrelation mit Jahreszeit, Alter, Geschlecht, Beruf, Abteilung, Dienstalter, Gesundheit usw.

iv. Gesundheit - Krankheitsursache und ob dies mit den Arbeitsbedingungen, dem Alter, dem Geschlecht, der Familiengröße usw. zusammenhängt.

v. Unfallanfälligkeit - Analysieren Sie die Unfallraten nach Abteilung, Arbeitsumgebung, Alter, Geschlecht, Jahreszeit / Schicht, Art des Unfalls. Vergleichen Sie die Entwicklung der Unfälle und die Schwere.

vi. Beschwerde und Rücktritt - Analysieren Sie Ursache, Thema, Arbeitsbereich, Häufigkeit, Bildungsniveau, Geschlecht, Rang usw.

vii. Manpower Produktivität und Standards - Anzahl der Mitarbeiter; Zeitstandards; Ausgabedatensätze; Produktivität und Wertschöpfung pro Person nach Abteilung, Alter, Geschlecht, Qualifikation, Arbeitsumfeld usw. im Vergleich zu ähnlichen Branchen.

viii. Persönliche Beurteilungsberichte - Zum Zweck der Beförderung, des Transfers, des Schulungsbedarfs, der Änderungen vor und nach der Schulung, der zukünftigen Entwicklungsperspektiven usw.

ix. Rekrutierungs- und Ausbildungskosten - Abteilungs- und handelstechnisch: Qualifikation, Alter und Geschlecht zum Vergleich mit ähnlichen Unternehmen.

X. Gehaltsdaten und Kontrolle von Überstunden - Nach Handel, Abteilung, Alter, Geschlecht, Unfall, Gesundheit usw.

xi. Vorschlagsaufzeichnungen - Erhaltene, überprüfte, akzeptierte und belohnte Vorschläge, erzielte Einsparungen, Klassifizierung nach Qualifikationen, Abteilung, Alter, Geschlecht, Gehalt usw.

xii. Service- und Sozialakten - Wie die Mitarbeiter Kantinen, Cafeterias, Bibliotheken, Erholungs- und Sporteinrichtungen nutzen, um die Trends zu untersuchen.

Die gesammelten, analysierten und tabellierten Daten sollten nicht nur der Aufzeichnungen dienen. Es sollte regelmäßig analysiert und zum Wohle des Unternehmens genutzt werden.

Die erhobenen Daten sollten regelmäßig mit einem ähnlichen Wirtschaftszweig geprüft werden, um

ich. Abnehmen - Abwesenheit; Rücktritt, Unfälle; Gesundheitsrisiken; Verweise; Beschwerden; Konflikte; Disparitäten; Arbeitsunterbrechungen usw.

ii. Steigerung der Effektivität der Mitarbeiter; Nutzung; Ausgabe; Produktivität; Wertschöpfung pro Person; Zeitstandards; Berufssicherheit.

iii. Verbesserung der Arbeitsbedingungen; Wohlfahrtsmaßnahmen; Moral und Motivation; Vorschlagsschemata; Zugehörigkeitsgefühl und Stolz für das Unternehmen zu arbeiten; Arbeitsbeziehungen; Arbeitsfrieden und Sicherheit.


Rekrutierungs- und Auswahlprozess im HRM - Wichtige Schritte im Rekrutierungs- und Auswahlprozess

Rekrutierung ist eine Reihe von Aktivitäten, nämlich. Werbung, Herstellung von vorläufigen Kontakten und Durchführung eines ersten Screenings, um einen qualifizierten Pool von Bewerbern für eine Organisation zu schaffen. Die Auswahl umfasst die Auswahl der Person (en) mit dem größten Leistungspotenzial aus einem Pool von Bewerbern (erstellt durch das Einstellungsverfahren).

Schritt # 1. Temporärer oder ständiger Mitarbeiter:

Der erste Schritt im Auswahl- und Einstellungsprozess besteht darin, zu bestimmen, ob die Stelle durch die Einstellung eines Zeitarbeiters oder eines Festangestellten besetzt werden soll. Wenn ein Mitarbeiter plötzlich aus der Organisation ausscheidet und eine zu besetzende Stelle zurücklässt, lohnt es sich in den meisten Fällen, einen Zeitarbeitnehmer für die Besetzung der Stelle zu finden, um einen angemessenen Zeitrahmen für die formelle Auswahl und Einstellung eines ständigen Mitarbeiters zu gewährleisten.

In anderen Szenarien kann ein bestimmter Job saisonbedingt sein, und daher wären Zeitarbeitskräfte für einen solchen Job besser geeignet. Zum Beispiel erhöhen Einzelhandelsgeschäfte normalerweise die Anzahl der Mitarbeiter während der Festivalsaison wie Deepawali, Christmas und Eid, um den enormen Andrang von Kunden in dieser Zeit im Auge zu behalten. Viele dieser Mitarbeiter sind befristet und werden nach Ablauf der Saison entlassen.

Es ist in der Regel einfacher, mit Zeitarbeit umzugehen, da es sich um kurzfristige Verträge handelt und der Arbeitnehmer von Anfang an weiß, dass die Beschäftigung nach Ablauf der Laufzeit erlischt. Es gibt jedoch Vorteile dieses Ansatzes, bei dem die Zeitarbeit dem Arbeitnehmer die Möglichkeit gibt, dem Arbeitgeber seine Fähigkeiten zu demonstrieren und auch die für die Organisation typischen Fähigkeiten zu erlernen. Wenn nötig, kann der Arbeitgeber den Zeitarbeitnehmer später für eine unbefristete Beschäftigung in Betracht ziehen.

Schritt # 2. Jobanalyse durchführen und Jobbeschreibung erstellen :

Die erfolgreiche Auswahl von Mitarbeitern hängt von einem klaren Verständnis der Komponenten eines Auftrags ab. Eine Jobanalyse wird verwendet, um Jobaufgaben und Verantwortlichkeiten zu identifizieren. Dies kann erreicht werden, indem Informationen über die Position gesammelt werden; durch Befragung von Arbeitnehmern, Vorgesetzten und anderen Arbeitgebern; und durch Beobachtung der aktuellen Mitarbeiter. Das Endergebnis der Jobanalyse ist die Jobbeschreibung und -spezifikation.

Nehmen wir ein Beispiel für eine Stellenbeschreibung und Spezifikationen beim Pharmakonzern Novartis:

Allgemein :

ich. Berufsbezeichnung - Programmdirektor

ii. Abteilung-Human Resources

iii. Berichte an - Leiter des Lernens

Berufszweck:

Der Programmdirektor entwirft und liefert Lernprogramme, die die Fähigkeiten und Fähigkeiten der gegenwärtigen und zukünftigen Führungskräfte von Novartis auf der ganzen Welt verbessern. Diese Programme werden in enger Zusammenarbeit mit Mitgliedern des Executive Committee entwickelt und von diesen gesponsert. Diese Position berichtet an den Head of Learning und ist in der Novartis-Zentrale in Basel, Schweiz, angesiedelt.

Hauptverantwortlichkeiten :

ich. Dient als Experte für die Konzeption, Entwicklung, Implementierung und laufende Aktualisierung spezifischer Lernprogramme in engem Kontakt mit dem Lernleiter

ii. Ist der erste Ansprechpartner für die Geschäftspartner und identifiziert den Entwicklungsbedarf

iii. Befasst sich direkt mit allen potenziellen Anbietern in der Design- und Entwicklungsphase

iv. Ist persönlich an wichtigen Lernprogrammen beteiligt, befasst sich mit internen Senior-Fakultäten und Senior-Business-Schools, Beratervertretern

v. Trägt zur allgemeinen Lernstrategie des Unternehmens bei

Leistungsindikatoren :

ich. Feedback / Bewertungen zu bestimmten Programmen

ii. Günstiges Feedback von Senior Management Partnern

Job-Dimensionen :

ich. Anzahl der Mitarbeiter - Der administrative Support hängt vom Umfang ab

ii. Finanzielle Verantwortung - 5-10 Mio CHF

iii. Auswirkungen auf die Organisation: Lernprogramme, die als wesentlicher Bestandteil der Personalentwicklung angesehen werden und einen hohen Einfluss auf die Arbeitsleistung haben

Hintergrund - Ausbildung und Erfahrung :

ich. Universitätsabschluss mit Vorliebe für MBA

ii. Starker Geschäftssinn

iii. Hervorragende Menschen und Kommunikationsfähigkeiten

iv. 6-10 Jahre Erfahrung in einem international tätigen Unternehmen

Schritt # 3. Bestimmen Sie die Rekrutierungsstrategie:

Der nächste Schritt besteht darin, die Zielgruppe mit der Information zu erreichen, dass für eine bestimmte Position im Unternehmen eine Stelle frei ist. Ziel ist es, so viele Bewerber wie möglich für die Stelle zu haben, damit der Arbeitgeber eine große Auswahl hat, um den besten Bewerber für die Stelle zu finden. Zu den Möglichkeiten, die Position zu bewerben, zählen die Unternehmenswebsite, die Präsentation von Mitarbeitern, früheren Bewerbern, Fachzeitschriften, Zeitungen, Berufsschulen, Universitäten und Arbeitsagenturen.

Oft suchen Menschen Arbeit, wenn zu diesem Zeitpunkt keine freie Stelle in der Organisation vorhanden ist. Es ist eine gute Idee, sie ein einfaches Formular ausfüllen zu lassen (das nur minimale Informationen erfordert), damit sie kontaktiert werden können, wenn eine relevante Öffnung vorliegt. Eine solche Datenbank ist sehr praktisch, um den Bewerberpool für eine freie Stelle zu gegebener Zeit zu erweitern.

Schritt # 4. Bestimmen Sie die zu verwendenden Auswahlwerkzeuge und deren Reihenfolge :

Es gibt verschiedene Tools, um die Fähigkeiten, Kenntnisse und Fertigkeiten der Bewerber zu überprüfen. Zum Beispiel vorläufiges Screening (z. B. mithilfe von Gruppendiskussionen), Antragsformulare / Lebensläufe, schriftliche Tests, persönliche Interviews, Referenzprüfungen, Empfehlungsschreiben, ärztliche Untersuchungen usw. Einige Tools sind in mancher Hinsicht besser als die anderen. Daher ist es am besten, eine Kombination davon in einer vorgegebenen Reihenfolge zu verwenden.

Faktoren, die die Motivation des Arbeitnehmers widerspiegeln, wie Pünktlichkeit und Anwesenheit, können im Vorstellungsgespräch hervorgerufen werden, aber die Kontaktaufnahme mit früheren Arbeitgebern kann zuverlässigere Informationen liefern. Versuchen Sie nach Möglichkeit, den Nachweis spezifischer Fähigkeiten, Kenntnisse und Fertigkeiten an mehr als einem Punkt im Auswahlverfahren zu überprüfen. Es ist nützlich, mithilfe einer Tabelle bestimmte Tools zu identifizieren, mit denen die spezifischen Fähigkeiten, Kenntnisse oder Fertigkeiten gemessen werden können.

Die Fragen und Situationen, die bei den verschiedenen im Auswahlverfahren angewendeten Methoden zu stellen sind, müssen im Voraus festgelegt werden, wobei die verschiedenen Merkmale zu berücksichtigen sind, die der Antragsteller beurteilen muss. Einige der Tools wie das vorläufige Screening und die Antragsformulare können verwendet werden, um einen Teil der Antragsteller zu eliminieren, wenn die Anzahl der Antragsteller sehr groß ist. Die Reihenfolge der Hürden (in Form von Auswahlwerkzeugen) wird in der Regel so eingehalten, dass die teureren und zeitaufwändigeren Auswahlwerkzeuge später im Auswahlprozess zum Einsatz kommen.

Die Einladung zur Teilnahme kann eine Beschreibung der einzelnen Schritte des Prozesses, deren Reihenfolge und die erforderliche Vorbereitung des Bewerbers enthalten. Die Reihenfolge der Hürden kann so programmiert werden, dass Reisekosten und Kosten für Antragsteller und Arbeitgeber so gering wie möglich gehalten werden. Durch ein vorläufiges Telefoninterview mit Bewerbern in geografischer Entfernung können unnötige Reisen vermieden werden. Schriftliche Tests können manchmal per Post versandt werden, wenn sie von einem vertrauenswürdigen, qualifizierten Dritten an Bewerber weitergeleitet werden können.

Schritt # 5. Führen Sie eine Vor-Interview-Orientierung durch :

Eine Orientierung vor dem Vorstellungsgespräch ist für die potenziellen Kandidaten sehr hilfreich. Diese Ausrichtung sollte sie über das Unternehmensprofil, seine Aktivitäten und die Zukunftsaussichten informieren. Es ermöglicht den Kandidaten, durch Fragen Zweifel über den Job und das Unternehmen zu klären. Es hilft auch dabei, das Interesse der potenziellen Kandidaten für eine Bewerbung im Unternehmen zu wecken.

Schritt # 6. Vorläufiges Screening :

Wenn die Anzahl der Bewerber für eine Stelle sehr hoch ist, kann ein vorläufiges Screening durchgeführt werden, um weniger würdige Bewerber zu eliminieren. Gruppendiskussionen haben sich als nützlich für das Screening von Kandidaten auf Führungspositionen erwiesen. Die Kommunikationsfähigkeiten, Zuhörfähigkeiten, Teamfähigkeiten und Führungsfähigkeiten der Kandidaten werden durch Gruppendiskussionen getestet. Einige Organisationen ziehen es vor, objektive Tests durchzuführen, um Kandidaten auszusondern.

Schritt # 7. Antragsformulare und Lebensläufe überprüfen :

Gut ausgearbeitete Bewerbungsformulare helfen bei der Erfassung der akademischen und beruflichen Laufbahn von Bewerbern. Lebensläufe und Lebensläufe sind in dieser Hinsicht ebenfalls hilfreich. Der Vorteil eines Standardantragsformulars gegenüber einem Lebenslauf besteht darin, dass das Profil von zwei oder mehr Bewerbern anhand verschiedener Parameter - Beschäftigungslücken, zu kurze Aufenthalte bei Organisationen in der Vergangenheit usw. - leicht verglichen werden kann Das Bewerbungsformular bietet dem Auswahlausschuss die Möglichkeit, sich zu einem späteren Zeitpunkt in der Phase des persönlichen Interviews zu erkundigen.

Schritt # 8. Schriftliche Prüfung durchführen :

Schriftliche Prüfungen bilden den nächsten Schritt im Auswahlverfahren. Es gibt verschiedene Arten von Tests, um Wissen, Fähigkeiten, Eignung, Einstellung, Ehrlichkeit und Persönlichkeit zu messen. Dies sind Leistungstests (um das Wissen und die analytischen Fähigkeiten zu messen), Geschwindigkeitstests (um die Fähigkeit zu messen, sich wiederholende Aufgaben in einem festgelegten Zeitrahmen auszuführen), Open-Book-Open-Web-Prüfungen (zu denen die Kandidaten Zugang haben) Lernmaterial und Internet) usw.

Die Formate der Tests können ebenfalls variiert werden, z. B. Multiple-Choice-, Short-Answer-, Fill-in-the-Blank- und Long-Answer- oder Essay-Fragen. Selbstverständlich sind Textfragen während der Bewertungen im Vergleich zu den objektiven Tests (Mehrfachauswahl) relativ zeitaufwändig, bieten jedoch bessere Einblicke in die schriftlichen Kommunikationsfähigkeiten des Bewerbers.

Schritt # 9. Persönliches Interview führen :

Kandidaten, die sich für die schriftliche Prüfung qualifizieren, werden dem persönlichen Gespräch unterzogen. Ein persönliches Interview bietet dem Auswahlausschuss die perfekte Gelegenheit, die Persönlichkeit, das Wissen, die verbalen Kommunikationsfähigkeiten, die Etikette, den Dressursinn und die Fähigkeit, spontan auf Situationen zu reagieren, zu überprüfen. Strukturierte Interviews erfordern, dass die Fragen und ihre Reihenfolge vor dem Interview festgelegt werden. Ein strukturiertes Format ist hilfreich, um die Leistung von zwei oder mehr Kandidaten zu vergleichen.

Schritt # 10. Referenzprüfungen durchführen :

Es ist wichtig, Referenzprüfungen für den Kandidaten durchzuführen, wenn dies in der Phase des persönlichen Interviews für angemessen befunden wurde. Es bietet verschiedene Einblicke in die Persönlichkeit, den akademischen und beruflichen Werdegang des Bewerbers. Die Angaben zu den Personen, die für die Referenzierung kontaktiert werden sollen, werden in der Regel vom Bewerber im Bewerbungsformular / Lebenslauf selbst abgefragt.

Sofern der Bewerber keine Erlaubnis dazu erteilt, sollte der aktuelle Arbeitgeber nicht kontaktiert werden, da dies den Bewerber unnötigerweise vor verschiedene Herausforderungen stellen kann. Referenzprüfungen können per E-Mail oder per Telefon durchgeführt werden.

Schritt # 11. Das Stellenangebot machen :

Wenn die Referenzprüfungen zu einem guten Feedback über den Kandidaten führen, bieten Sie dem Kandidaten Briefe an. Andernfalls ist es üblich, ein formelles Ablehnungsschreiben zu versenden. Es ist nicht ungewöhnlich, dass einige Kandidaten das endgültige Stellenangebot einer Organisation nicht annehmen.

Wenn der Kandidat keine Antwort erhält oder eine negative Antwort auf das Angebot eingeht, werden die Aufzeichnungen des Kandidaten für künftige Maßnahmen gemäß den Unternehmensrichtlinien in die Archive eingetragen. The policies of some organizations prohibit such an applicant from applying again for a job, while other organizations have a lenient and open policy whereby the candidate gets an opportunity to apply again in future.

The offer letter should include a joining date after consultation with the candidate. Normally, there is a notice period varying from 1 month to 3 months, which has to be given by the candidate to his current employer before exiting. If the selected candidate requires relocation to a new place, some time period for transiting and settling down should be allowed. The relocation expenses are normally borne by the employer and all the modalities in this regard should be mentioned in the offer letter.

Step # 12. Medical Examination :

A post-offer pre-employment medical examination (of the candidate and dependent family members) is a must especially when the company has to cover the candidate and his dependent family members by medical insurance. The cost of such a medical examination is borne by the employer.

Step # 13. Induction and Orientation :

The new employees are most receptive to change in their career time, when they are joining a new employment. Therefore, formal induction and orientation of the employees help them in understanding the various facets of the organization. Unwritten rules, traditions or informal perks should be discussed with employees as part of the orientation period.

The first day in office is always special for everybody. Therefore, proper arrangements have to be made before the joining date of the employee. This includes suitable workstation/room, stationary, computer hardware/software, and a welcome gathering (as per the traditions of the organization).


Recruitment and Selection Process in HRM – Several Stages of Recruitment and Selection Procedure

Generally, the recruitment and selection procedure consists of several stages, important among which are as follows:

Stage # 1. Receipt and Scrutiny of Applications:

Everyone who applied for a job in an enterprise may not possess the necessary qualifications or experience for it Candidates with insufficient qualifications or experience should therefore, be eliminated from the list of those who have to be called for preliminary interview.

If such elimination is not done, all applicants whether having the necessary qualifications and experience or not should have to be called for the preliminary interview. This would only mean waste of time and money for both the enterprise and the candidates.

Stage # 2. Preliminary Interview:

The object of preliminary interview is to see if an applicant appears to be physically and mentally suitable for the job. Questions put to a candidate during such an interview are of a general and definite nature and mostly concerned with his qualifications, experience, interests, age, residence, etc.

Candidates who pass the preliminary interview are asked to fill up a blank application form especially designed by the enterprise.

Stage # 3. Blank Application Forms:

After a candidate has successfully cleared the preliminary interview, he is asked to fill up a blank application form designed especially to suit the requirements of the enterprise.

Stage # 4. Tests:

Tests serve as an important device in the process of selection. These are aimed at measuring such skills and abilities in a worker which, according to the job analysis and job description, would help him in performing his job well.

Vorteile:

If properly designed and effectively carried out test offer the following advantages to the employer:

(i) Assessment of suitability of candidates – Test provide a good basis for measuring a candidate's suitability or unsuitability for a given job.

(ii) Verification of facts – Claims made by candidate in respect of his qualifications, experience etc. can be properly checked through tests.

(iii) Objective assessment – Tests eliminate the possibility of personal preference or prejudice concerning any candidate.

(iv) Establishment of standards – Tests help in establishing standards of job performance.

Nachteile:

Tests suffer from certain drawbacks.

Important among them are as follows:

(i) Unreliable – Tests are rarely a reliable indicator of the skill and ability of a candidate.

(ii) Liable to abuse – Highly qualified and experienced candidates may be rejected and less qualified persons may be selected.

(iii) Unfair to some – Candidates coming from socially and economically backward sections of society may not be able to face the test as successfully as those belonging to privileged sections.

(iv) Fear of Exposures – Some individuals however qualified and experienced do not like the idea of being given a test for a job.

Types of Tests:

Some of the tests may be given as follows:

(i) Intelligence Tests – Intelligence tests are the most commonly used, standardised and the oldest in industry. They determine general intelligence.

Intelligence tests in connection with other tests give quite satisfactory results.

(ii) Aptitude Tests – Aptitude tests are used to explore inborn tendencies. It helps in determining the potential ability and capacity of the candidates to learn the skills required to perform the specific jobs.

The aptitude tests measure specific ability and capacity.

(iii) Achievement Tests – Aptitude is a capacity to learn in the future, whereas achievement is concerned with what one has accomplished in the past. It is the test of the knowledge which the candidate claims to have achieved such tests include as typing and dictation to a candidate for steno-typist

(iv) Interest Tests – The object of these tests is to measure a candidate's interest in a particular kind of work. On the basis of an interest test, it becomes easy to assign to each person a work for which he has the greatest liking so that he derives maximum job satisfaction and is enabled to contribute his most to the enterprise.

(v) Personality Test – Many individuals possessing intelligence, interest and aptitude have failed because of their inability to get along and motivate others. These tests measure the non-intellectual traits of a candidate such as his ability to mix up with people or to motivate them properly.

Personality tests bring out any strong characteristics possessed by a candidate such as courage, cowardice, initiative, bad temper, likes and dislikes and so on. Here the aim is to ensure that the candidate has necessary temperamental and emotional make up to handle the join for which he is to be employed.

Stage # 5. Interviews:

An interview is a formal consultation to evaluate the aptitude, training etc. of a prospective employee. It is a “face-to-face observational and personal appraisal method” to evaluate a candidate for a job.

In any selection process interviews may be of various kinds, important among them are as follows:

(i) Direct Interview – This form of interview is brief but straight forward, face-to-face question and answer sessions between the interviewer and the interviewee.

No analysis of a candidate's ability, skills, characteristics or attitudes can be possible in such an interview.

(ii) Indirect Interview – In such an interview, no direct or straight questions are put to the candidate. On the other hand, he is encouraged to express his views on any topic of his liking. The propose is to know which issues he considers fit to be discussed by him.

(iii) Patterned Interview – Under this method, a number of standard questions to be put to a candidate are framed in advance. Ideal answers to these questions are also determined beforehand. Then the answers given by the candidate are checked with the ideal answers to assess his suitability for the job in question.

(iv) Stress Interview – In such an interview, the interviewer deliberately creates a situation that subjects the candidate to considerable stress and strain. The purpose is to know how the candidate reacts to such situation.

(v) Systematic Interview – As the name suggests, this kind of interview is planned in advance. The interviewers plan the questions to be asked on a particular subject. The purpose is to get an integrated view of the skills and personality of the candidate.

(vi) Board of Panel Interview – In this interview, there are not one but many interviewers to put questions to a candidate. Each interviewer is assigned an area from which he has to choose his questions eg one on educational background, another on his professional skills, yet another on his interests and aptitudes and so on.

(vii) Group Interview – Under this method, a number of candidates are interviewed simultaneously, a question or a problem situation is posed before them and each candidate is asked to participate in the discussion that follows. On the basis of a candidate's performance during this group discussion, he is selected or rejected.

Stage # 6. Checking of References:

A candidate applying for a job in an enterprise is usually asked to provide some references ie names of persons to whom inquiries as to his educational background skills, experience, and character might be addressed.

A verification of references might prove to be quite rewarding in some cases. This is because some candidates may provide incorrect information as to the dates of their previous employments, job titles, past salary or as to reasons for leaving a prior position.

Stage # 7. Preliminary and Final Selection:

Up to the stage of checking of references, the preliminary selection process is handled by the staff executives. From there onwards, the line management takes over. Because the requisition for additional employment is made by line executive and because it is their responsibility to order and control performance of their subordinates, it is only proper that they should also have the right to make the final selection of their subordinates.

Stage # 8. Medical Examination:

For jobs that prescribe certain physical standards as to height, weight, eyesight, hearing etc. a medical check-up prior to the placement of the candidate, becomes necessary. Selection in the armed forces or civil services, for example, is subject to the candidate clearing his medical examination.

Stage # 9. Placement and Orientations:

Even when a person has been finally selected for a job, the selection process is not complete. The last act is the placement of the selected candidate into his new job and his orientation to the organisational environment. For this purpose, it is necessary to give the new man a copy of the rules, policies and procedures to be followed by him. He should also be provided with complete description of his job. This is not all; the new employee should also be told about his authority and responsibility, who shall be his immediate and ultimate boss? Who are the people whom he can command? Und so weiter.

From the point of view of the employee, the induction should create a favorable impression and attitude, establish a sense of belonging and facilitate learning and teamwork. And from the organisation's point of view it should seek to reduce turnover, save time and troubles for supervisor and fellow employees and reduce grievances.


Recruitment and Selection Process in HRM

Selection is the process used to identify and hire individuals or groups of individuals to fill vacancies within an organisation. Often based on an initial job analysis, the ultimate goal of personnel selection is to ensure an adequate return on investment —in other words, to make sure the productivity of the new hire warrants the costs spent on recruiting and training that hire.

Several screening methods exist that may be used in personnel selection. Examples include the use of minimum or desired qualifications, resume / application review, oral interviews, work performance measures (eg, writing samples), and traditional tests (eg, of job knowledge). The field of personnel selection has a long history and is associated with several fields of research and application, including human resources and industrial psychology.

After you have finished all the interviews your next step is to assess each candidate. You want to see which one is the strongest in terms of skills, experience and qualifications. Also, you want to assess intangibles such as the person's fit to your company. If the applicant is weak in a particular area how will it affect you and the rest of your employees?

A. Checking References:

Once you have selected your top candidate the next step is checking references. In talking to the applicant's current or previous managers or co-workers, you are making sure the applicant has the skills and experience listed on their resume. Reference checks are important since research shows that about third of all applicants are creative with or lie about their employment history. You want to make sure the person will not be a liability to you and your clients if they claim to have technical expertise that they do not in fact possess.

B. Making Your Offer:

Before you contact the unsuccessful employees, make sure your top candidate is willing to take your job offer. They may well have found another job by the time you reach this step. In your call briefly tell the applicant why you want to hire them, confirm salary range and other details.

C. Completing the Paperwork:

Finish off your recruitment process by tying up the loose ends. This includes sending your offer letter with the job title, start date, and salary to the successful applicant. Send the unsuccessful interviewees a short letter explaining that the position has been filled and wishing them success in their job search. Some of them may wish to approach you in the future for a different position.

Hence it is important for the recruiting firm to understand the job that needs filling?

ich. How has the job changed since it was last filled?

ii. Do we still need the job to be done?

iii. What does the job now involve?

iv. Does it need to be done in the same way as before?

v. Is there a Job Description?

It is also important for the firm to know what sort of person they need –

1. To fit the job-

ich. Is it a lonely job?

ii. Does it require unsocial hours working?

iii. Does it need a team person?

2. To fit the organisation-

ich. What do we believe in?

ii. Obedience to the boss—or Independence?

iii. Competition—or Co-operation?

iv. Customer First—or—Organisation First?

3. Do we want help to change?

D. Recruitment Policies and Procedure:

One of the first steps in planning for the recruitment of employees into the organisation is to establish proper policies and procedures. A recruitment policy indicates the organisation's code of conduct in this area of activity. A typical policy statement for recruitment may run thus.

Once the recruitment policy is made explicit, the company can evolve a detailed procedure to make the whole exercise systematic. Such a systematic approach will enable people within or outside the organisation to follow a predictable path. The recruitment procedures should, however, be flexible enough to permit personnel department to respond quickly to demands made on them by various departments and by potential candidates.

Recruitment, it should be remembered, is a marketing activity as well as a public relations exercise. When recruiting people, organisations are going out into their external environment and competing with others for suitable candidates. Such activities therefore, should be conducted in a manner that sustains or enhances the prestige and public image of the organisation concerned.


Recruitment and Selection Process in HRM – Various Steps Involved in Recruitment and Selection Process

The various s teps involved are:

Step # 1. Placing the Requisition:

The Line Manager or head of department submit the requisition for recruitment to the personnel department. The requisition specify the position for which persons are required, the number to be recruited, the time by which persons should be available, salary to be offered etc. This form is prepared in duplicate; one copy is being sent to personnel department and the other retained by requisition department for reference

Step # 2. Recruitment:

It is defined as the process of searching prospective employees and stimulating them to apply for jobs in the organisation. Recruitment is called as the subset of selection, means recruitment is a part of selection.

But in practice both employee and employer search for each other.

The success of the two depends on each other which in turn depend on three factors:

1. Communication medium- Recruitment is not possible if it is not communicated to the willing people.

2. Perception- Candidate should assess themselves whether my skills, knowledge, experience etc. is fit for that particular job or not.

3. Motivation- The capacity of organisation, package offered, working environment acts as motivation factor to get the right candidate.

Sources of Recruitment :

(a) Internal

(i) Job Postings

(ii) Newsletters

(iii) Succession Planning, eg, Promotion

(b) External:

(i) Education institution

(ii) Similar organisation

(iii) Employment exchange

(iv) Advertisements

(v) Recruitment

(vi) Casual callers

(vii) Recommendations

(viii) e-Recruitment

(a) Internal Sources:

It refers to present working force of a company. In event of vacancy someone already on payroll is promoted or transferred.

Verdienste:

(i) Economical

(ii) Reliable

(iii) Satisfactory

Mängel:

(i) Limited choice

(ii) Inbreeding

(iii) Bone of contention

(iv) Inefficiency

(b) External Sources:

It refers to hiring people from outside an organisation.

Verdienste:

(i) Wide choice

(ii) Injection of fresh blood

(iii) Motivational force

Mängel:

(i) Expensive

(ii) Time-consuming

(iii) Demotivation

Alternatives to Recruitment :

A company cannot fill all its vacancies from one single source. It must carefully combine some of the sources on the basis of quality of men they supply, cost, etc.

Following are the alternatives to recruitment:

I. Overtime

II. Subcontracting

III. Temporary employees

IV. Employee leasing

V. Outsourcing

Evaluation of Sources of Recruitment :

I. Measuring past recruitment can help predict

II. Timeliness of recruitment

III. Budget needed

IV. Methods that yield greatest number of best quality candidates

V. Assess performance of recruiters

Step # 3. Selection :

It is the process of choosing the right candidate for the job. Right candidate is the person who has minimum educational qualification, skills and experience to perform a job in a well manner.

Selection is the process of gathering information for the purpose of evaluating and deciding who should be hired, under legal guidelines, for the short and long-term interests of the individual and the organisation. (Schuler, Dowling, and Smart, 1992)

Steps in Selection Process :

There is no any standardised set for the selection process. It differs from organisation to organisation.

ich. Preliminary interview

ii. Receiving application

iii. Screening of application

iv. Employment test

v. Employment interview

vi. Reference checks

vii. Medical examination

Selection Decision :

Case 1 – Candidate who is selected/accepted is successful doing the job then decision is correct.

Case 2- Candidate who has been rejected might be successful (assume to be successful) in performing the job, then this decision of rejection suffers from error.

Case 3- Candidate who has been selected for the job is unsuccessful in doing the job, then decision is regarded as an error.

Case 4- It is assumed that candidate who has been rejected must be unsuccessful in performing the job, then decision is correct.

Selection Tests :

Test is an important step of selection procedure.

Some of the commonly used employment tests may be stated thus:

1. Intelligence Test

2. Aptitude Test

3. Personality Test

(a) Projective Tests

(b) Interest Tests

(c) Preference Test

4. Achievement Tests

5. Simulation Tests

6. Assessment Centre

(a) The in-basket

(b) The leaderless group-discussion

(c) Individual presentation

Guidelines for Selection Tests :

1. Should supplement not substitute other methods?

2. Are a screening device

3. Are not precise measures

4. Test conditions are important

5. Must be conducted/assessed by competent persons

Cost of Poor Selection :

I. Direct costs

(a) Re-advertising costs

(b) Panel time and effort

(c) HR staff time and effort

II. Hidden costs

(a) Reduced productivity

(b) Lost productivity whilst position vacant

(c) Time taken for new hire to become productive

Step # 4. Interview Types :

Various techniques and methods are used to obtain the desired information about an applicant during the interview. Interviews can be classified according to the techniques used. These are patterned or structured, non-directive, multiple and group, and the stress interview. Despite all the criticisms, employment interviews continue to be widely used.

ich. Patterned or Structured Interview:

In this type of interview a detailed form is used, with specific questions to be asked, and space provided for answers. The form is completed either during the interview or immediately afterwards from memory. The subjects covered in the procedure include the background, knowledge, attitudes and motivation of the applicant. These interviews guide the interviewer in getting the facts about the candidate, provide a set of principles for use in interpreting the facts, and provide a means for minimizing an interviewer's biases and prejudices.

ii. Non-Directive Interview:

The main purpose of this type of interview is to get the individual to talk freely in expressing himself or herself. The questions asked by the interviewer are broad and general in nature. The role of the interviewer is one of a good listener, using questions sparingly and phrasing responses briefly. Interviewers do not impose their values, attitudes or their way of thinking about the candidate but give the candidates an opportunity to reveal their own identity.

iii. Depth Interviewing:

This type of interview is a combination of the patterned and non-directive type of interviews. While the approach is similar to the non-directive interview, the questionnaire used provides some structure to it. The questionnaire used in this type of interview covers work, education, social relationships, economic, personality and ambitions to be responded to by the applicant. The questions are designed so as to permit the candidate to say as much as he or she wishes in response to them. This method of interview overcomes some of the limitations of patterned and non-directive interviews.

iv. Gruppeninterview:

This type of interview is getting popular in the companies which encourage a group approach to decision-making and functioning. This method involves the use of more than one interviewer. The candidate spends time talking to several different people separately or he meets with a panel or Board whose members alternate in asking questions. Normally, the group evaluation is derived after discussion among the various interviewers, but independent estimates can be obtained from each interviewer, and these then are averaged to achieve a final decision.

Revlon Inc., reports that group interviews not only save executives' time but seem to result in better selection decisions. Studies show that factors such as initiative, aggressiveness, poise, adaptability to new situations, tact, ability to get along with people, and similar qualities are observed during group interviews.

A well-known airline uses group interviews for selecting cadet pilots and the company is happy with this process. At Microsoft, interviewers include human resource professionals, managers from functional departments, peers, and people outside the department who are well grounded in the corporate culture.

Step # 5. Placement :

After selecting a candidate he/she should be placed on a suitable job. It is the process of assigning specific job and work places to the selected candidates. It is the process of matching individual and the job. Correct placement is no way less important than selection. Even competent employee may be dissatisfied if put on a wrong job. If a candidate is not placed properly then it may lead to absenteeism, turnover, poor performance, etc.

If the new recruit fails to adjust himself to the job and turns out to the poor performance, the organisation may consider his name for placement elsewhere.

Step # 6. Induction :

Induction refers to the activities involved in introducing the new employee to the organisation and its policies, procedure, rules and regulations. When a new employee reports for work he/she must be helped to get acquainted and adjusted with the work environment and fellow employees.

Importance of Induction :

1. Reduce the cost and inconvenience of early leavers

2. Increase commitment

3. Socialisation

4. Accelerate progress up the 'learning curve'

Three Basic Components of Induction:

1. Company/organisational Induction

2. Departmental Induction

3. Follow-up

Objectives of Induction :

1. Clarifying the job

2. Developing the realistic expectation about the organisation

3. Strengthening the relationship between new employee, his superiors and peers.

Topics of Induction Programme :

I. Organisational Issues:

(a) History of company

(b) Names and titles of key executives

(c) Products/service offered

(d) Disciplinary issues

(e) Company's policies and rules

II. Employees Benefit:

(a) Pay scale

(b) Holidays, vacations

(c) Insurance

(d) Medical

(e) Retirement benefits

(f) Promotion

(g) Transfer

(h) Training and Development

(i) Counseling

III. Einführung:

(a) To supervisors

(b) To co-workers

(c) To trainers

IV. Job Duties:

(a) Job location

(b) Job tasks

(c) Job objectives

(d) Relationship with other jobs

(e) Job safety needs


 

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