Abteilungsgrundlagen: Ziele und Funktionen (mit Verdiensten und Nachteilen)

Alles, was Sie über die Grundlagen der Abteilung wissen müssen. Die Abteilungsstruktur unterteilt die Mitarbeiter und Funktionen in identifizierbare Einheiten, um die organisatorischen Ziele zu erreichen.

Es muss betont werden, dass es keine andere beste Art der Unterteilung gibt, die für alle Organisationen oder für alle Situationen gilt. Das Muster hängt von den gegebenen Situationen ab, von denen Manager glauben, dass sie in einer Situation, in der sie sich befinden, die besten Ergebnisse erzielen.

Die Abteilungen können auf folgende Arten durchgeführt werden:

1. Nach einfachen Zahlen 2. Nach Zeit 3. Funktion 4. Produkt oder Dienstleistung 5. Prozess oder Werk 6. Geografische Region 7. Kunden und Klientel 8. Marketingkanal 9. Komitees 10. Matrix- oder Rastermethode 11. Zusammengesetzte Abteilung.

Informieren Sie sich außerdem über die Kriterien für die Gruppierung von Aktivitäten und die Auswahl einer Abteilungsgrundlage.


Abteilungsbasis mit Vor- und Nachteilen

Abteilungsbasis - nach einfachen Zahlen, Zeit, Funktion, Produkt, Prozess, geografischer Region, Marketingkanal und einigen anderen (mit Beispielen)

Das Hauptziel der Abteilung ist es, das organisierte Ziel zu erreichen, so dass verschiedene Aktivitäten auf den folgenden Grundlagen gruppiert oder unterteilt werden:

1. Durch einfache Zahlen;

2. Mit der Zeit;

3. Durch funktion;

4. Nach Produkt oder Dienstleistung;

5. Nach Verfahren oder Anlage;

6. Nach geografischer Region;

7. durch kunden und kunden;

8. Durch Marketingkanal;

9. durch Ausschüsse; und

10. Matrix- oder Gittermethode der Abteilung.

1. Mit einfachen Zahlen :

Die Anzahl der Personen, die eine Reihe von Tätigkeiten ausüben, kann die Grundlage für die Abteilung sein. In diesem Muster wird der Abteilung (eine Anzahl von Personen, die zu einer Gruppe zusammengefasst sind) eine Aufgabe zugewiesen und sie berichtet an einen Manager, dem sie für die Erfüllung der Aufgabe verantwortlich ist.

Diese Methode ist in ihrem Umfang begrenzt und eignet sich in folgenden Situationen:

(1) Wenn die Arbeit repetitiver Natur ist und hauptsächlich ungelernter Natur. Wenn es sich um eine Fertigkeit handelt, ist sie so standardisiert, dass sie durch Training fast genauso gut an jedem Tag in der Gruppe erlernt werden kann, wodurch die Elemente in der Gruppe homogen oder nahezu homogen werden.

(2) Wo Arbeitskräfte die wichtigste Voraussetzung für den Erfolg der Tätigkeiten sind.

(3) Wenn Gruppenbemühungen wichtiger sind als Einzelbemühungen.

(4) Wo die Gruppenaufgabe gemessen und die Anzahl in einer Gruppe in Beziehung gesetzt werden kann.

Zum Beispiel - die Abteilung dieser Art sind in den Unternehmen der Armeeorganisation, Reinigungspersonal in einer Gemeinde, Arbeiter der staatlichen Elektrizitätsbehörde zu finden.

Diese Methode ist nicht für höhere Managementebenen geeignet. Obwohl die Abteilung nach einfachen Zahlen gegliedert ist, gibt es eine grundlegende Homogenität der der Gruppe zugewiesenen Aufgabe.

2. Nach Zeit :

Diese Methode zur Bildung von Gruppen ist nur begrenzt anwendbar. Geht oft mit der ersten Methode, so macht die Zahl in der Gruppe, die für einen definierten Zeitraum arbeitet, das gemeinsame Gruppierungskriterium.

Zum Beispiel - eine Schicht in einer Fabrik, insbesondere wenn ein Betrieb von 24 Stunden erforderlich ist.

3. Abteilung nach Funktionen :

Das Wort „Funktion“ bezieht sich auf jede Aufgabe, die an der Ausführung von Tätigkeiten eines Unternehmens beteiligt ist und von jeder anderen Aufgabe klar unterschieden werden kann. Mit anderen Worten kann der Prozess der funktionalen Differenzierung durch aufeinanderfolgende Ebenen in der Hierarchie stattfinden. Der Prozess kann fortgesetzt werden, solange eine solide Grundlage für eine weitere Differenzierung vorhanden ist.

Die funktionale Abteilung bietet eine der logischsten Methoden zur Aufteilung oder Gruppierung von Unternehmensaktivitäten. Es ist eine der am häufigsten verwendeten Methoden, entweder unabhängig oder in Kombination mit anderen.

Zum Beispiel kann ein Unternehmen Produktion, Verkauf, Einkauf, Buchhaltung und Personal als Hauptfunktionen haben, und jede Funktion wird von einer separaten Abteilung ausgeführt, die nach ihr benannt ist, wie z. B. der Produktionsabteilung, der Marketingabteilung, der Personalabteilung usw. Diese Funktionen können weiter unterteilt werden in verschiedene Unterfunktionen, wenn die Größe des Geschäfts zunimmt und die Anzahl der Abteilungen für diese Unterfunktionen erhöht werden kann.

Dies kann als Abteilungen oder Unterabteilungen bezeichnet werden. Beispielsweise kann es eine Marktforschungsabteilung, eine Werbeabteilung, eine Verkaufsabteilung unter der Marketingabteilung geben.

Vorteile oder Vorzüge der funktionalen Abteilung:

Das Folgende sind die Vorzüge der funktionalen Form der Abteilung:

(i) Vorteil der Spezialisierung:

Dies ist die wichtigste Form des Vorteils. Darunter kann man leicht eine Spezialisierung erreichen, da Zeit und Energie für ähnliche Gruppen von Aktivitäten aufgewendet werden können und somit die Arbeitskraft effizient eingesetzt und genutzt wird.

(ii) Gute und logische Art der Gruppierung von Aktivitäten:

Es ist eine sehr solide und logische Art, Aktivitäten des Unternehmens zu gruppieren.

(iii) Alle notwendigen Aktivitäten werden ausgeführt:

In dieser Form der Abteilung gibt es keine Möglichkeit, eine Tätigkeit des Unternehmens nicht auszuführen. Alle notwendigen Aktivitäten werden durch die jeweiligen Abteilungen effizient durchgeführt. Es eliminiert alle unnötigen Aktivitäten.

(iv) Erleichtert die Kontrolle und Koordination:

Diese Abteilung erleichtert die Kontrolle und Koordination der Aktivitäten innerhalb der Abteilung und auf der abteilungsübergreifenden Ebene. Der Abteilungsleiter kontrolliert und koordiniert die Tätigkeiten der Person innerhalb der Abteilung unter seiner Aufsicht. Die Aktivitäten verschiedener Abteilungen können auch auf Initiative des Vorstandsvorsitzenden oder der Abteilungsleiter koordiniert werden.

(v) Beschäftigung von Sachverständigen:

Funktionale Experten werden in verschiedenen Funktionsbereichen eingesetzt, um verschiedene Tätigkeiten auszuführen, die spezielle Kenntnisse erfordern.

(vi) Eine zeitbewährte Methode:

Die funktionale Abteilung ist eine bewährte Methode und einfach und leicht zu verstehen. Dies kann von der Geschäftsführung leicht begründet werden.

(vii) Bietet Flexibilität:

Es bietet Flexibilität. Es gibt viel Spielraum für eine Erweiterung, wenn die Größe der Organisation zunimmt. Weitere Abteilungen können durch Unterteilung der Grundfunktion eingerichtet werden.

(viii) Befugnisübertragung:

Es betont und erleichtert die Übertragung von Befugnissen und reduziert so die Belastung des Vorstandsvorsitzenden.

Nachteile, Nachteile oder Einschränkungen der funktionalen Abteilung:

Folgende Nachteile können durch die Gruppierung der Aktivitäten oder Funktionsbasis auftreten:

(i) Der Ausblick eines funktionalen Managers ist in der Regel sehr eng:

Er denkt nur in seiner eigenen Abteilung und nicht im gesamten Geschäft. Gelegentlich kommt es zu Zusammenstößen zwischen zwei Verantwortlichen der Abteilungen.

(ii) Koordinationsproblem:

Aufgrund der engen Sichtweise entstehen interne Reibungspunkte zwischen den Funktionsleitern, und in solchen Fällen wird die Koordinierung zu einem Problem.

(iii) Problem der Motivation:

Es gibt zu viel Nachdruck in der Spezialisierung. Es kann die Verbreiterung der Sichtweise verschiedener Menschen behindern. Es kann auch Motivationsprobleme verursachen. Das Personal einer Abteilung kann das Gefühl haben, dass die von ihm geleistete Arbeit wichtig und ein unbedeutender Teil des Gesamtbildes ist.

(iv) Verzögerung der Entscheidungsfindung und des Informationsflusses:

Entscheidungen über wichtige Themen werden auf oberster Ebene getroffen und über die Befehlskette nach unten kommuniziert. Es verzögert den Entscheidungsprozess, die Kommunikationsentscheidung nach unten und deren Umsetzung.

(v) Die Beförderungsaussichten für die Abteilungsleiter werden schwach:

Das Unternehmen kann nicht allen beförderbaren Managern eine umfassende Schulung anbieten, da jeder Experte nur für die Aktivitäten einer bestimmten Funktion zuständig ist.

(vi) Ungeeignet:

Diese Abteilungsbasis ist nicht geeignet, wenn entweder eine geografische Zentralisierung erforderlich ist oder eine Betonung der Produktlinie erforderlich ist.

(vii) Allgemeine Kostensteigerungen:

Eine funktionale Spezialisierung kann die Kosten durch eine höhere Effizienz senken, diese Einsparungen können jedoch möglicherweise nicht ausreichen, um die durch die Abteilung verursachten höheren Kosten auszugleichen. Manager können versuchen, ihr funktionales Imperium aufzubauen. Trotz all dieser Einschränkungen ist die funktionale Abteilung sehr beliebt und verbreitet.

4. Abteilung nach Produkten oder Dienstleistungen :

In der Produktabteilung werden Abteilungen auf der Basis von Produkten erstellt. In dieser Abteilung können alle Aktivitäten, die sich auf eine bestimmte Produktlinie beziehen, unter der Leitung eines halbautonomen Abteilungsleiters zusammengefasst werden.

Diese Abrechnungsgrundlage ist in großen Unternehmen, die verschiedene Arten von Produkten herstellen oder verschiedene Arten von Dienstleistungen anbieten, sehr beliebt. Hier sind die Produktlinien getrennt und jede Produktlinie hat einen eigenen Manager. Produktabteilung wird bevorzugt, wenn Produkterweiterung und -diversifizierung sowie Herstellungs- und Vermarktungsmerkmale von Produkten im Vordergrund stehen.

Dabei ist jede Abteilung für die Herstellung, den Vertrieb und die Weiterentwicklung der einzelnen Produktlinien verantwortlich. Die Hauptverwaltung legt die Ziele der verschiedenen Abteilungen in Bezug auf die für das Unternehmen als Ganzes wesentlichen Begriffe fest, und die Leistung jeder dieser Abteilungen wird anhand dieser Ziele gemessen. Eine Produktabteilung kann ferner als funktionale Basis unterteilt sein.

Diese Abteilung wird verwendet, wenn das Produkt relativ komplex ist und viel Kapital für Anlagen und Ausrüstungen wie in der Automobilindustrie erforderlich ist.

Vorteile:

Im Folgenden sind die Vorteile der Produktabteilung aufgeführt:

(i) Es ist einfach, die Leistung zu bewerten:

Es ist einfacher, die Leistung jeder Produktlinie zu bewerten, und dort kann eine unrentable Produktlinie fallengelassen und eine rentable Linie vergrößert werden.

(ii) Die Produktabteilung kann das Problem der Koordination verringern:

Das in der Funktionsabteilung vorhandene Koordinationsproblem wird hier beseitigt. Die Funktionen der Herstellung, des Verkaufs usw. von verschiedenen Produkten werden von verschiedenen verantwortlichen Führungskräften wahrgenommen, und daher muss sich der Geschäftsführer nicht viel um die Koordination kümmern. In Bezug auf die Koordination verschiedener Aktivitäten in Verbindung mit einer bestimmten Produktlinie, die vom Leiter der jeweiligen Produktlinie betreut wird.

(iii) Vorteil spezialisierter Produktkenntnisse:

Die Produktabteilung genießt den Vorteil spezialisierter Produktkenntnisse.

(iv) Der Manager ist an den Erweiterungs-, Verbesserungs- und Diversifizierungsprogrammen des Produkts interessiert:

Weil er hauptsächlich für die bessere Leistung eines ihm anvertrauten Produktes verantwortlich ist.

(v) Detaillierte Informationen werden empfangen:

Dadurch wird es einfacher, die Leistung jeder Abteilung zu erhalten, zu bewerten und zu vergleichen. Darüber hinaus erhält das Top-Management detaillierte Informationen zur Herstellung und Vermarktung der einzelnen Produktlinien.

(vi) Gutes Übungsgelände für Führungskräfte:

Dies bietet eine hervorragende Schulungsgrundlage für Führungskräfte, da jeder Abteilungsleiter viel über die in den einzelnen Abteilungen ausgeführten Funktionen weiß.

(vii) Geeignet in Organisationen, in denen Produktlinien komplex und vielfältig sind:

Diese Abteilungsform eignet sich am besten für Organisationen, in denen Produktlinien komplex und vielfältig sind und spezielle Kenntnisse für Verkauf und Marketing erfordern.

(viii) Bietet Flexibilität:

Es bietet Flexibilität. Eine neue Produktlinie kann hinzugefügt werden, ohne die vorhandenen Produktlinien zu verschieben.

Nachteile der Produktabteilung:

Die Nachteile der Produktabteilung sind wie folgt:

(i) Vervielfältigung von physischen Einrichtungen:

In dieser Art von Abteilung gibt es eine Verdoppelung der physischen Einrichtungen und viele Funktionen. Jede Produktsparte unterhält separate Einrichtungen und Funktionspersonal.

(ii) Eine Zentralisierung bestimmter Aktivitäten kann nicht erreicht werden:

Die Vorteile der Zentralisierung bestimmter Aktivitäten wie Buchhaltung, Finanzierung, Marketing usw. können nicht erreicht werden.

(iii) Koordinierungsproblem für den Chief Executive:

Die Produktabteilung kann manchmal zu Koordinationsschwierigkeiten führen. Der Produktmanager tendiert dazu, alle damit verbundenen Aktivitäten in sich selbst zu zentralisieren, was für den Geschäftsführer ein Koordinationsproblem darstellt. Dies kann zu einer funktionalen Dezentralisierung führen.

(iv) Nicht geeignet für kleine Unternehmen:

Diese Methode eignet sich nicht für kleine Unternehmen, da die Verwaltungskosten aufgrund der Dezentralisierung verschiedener Produktlinien hoch sind. Es ist nicht einmal für große Unternehmen geeignet, wenn sie die Kosten der Dezentralisierung nicht durch ihre verbesserte Effizienz decken.

(v) Einige Geschäftszentren fallen unter die Nutzung von Anlagen:

Es kann zu einer Unterauslastung der Anlagen kommen, wenn die Nachfrage nach einem Produkt nicht ausreicht.

Einige Geschäftshäuser kombinieren diese beiden Abteilungsgrundlagen, dh sowohl funktionale als auch Produktgrundlagen. Finanz- und Personalfunktionen werden in den jeweiligen Abteilungen ausgeführt. Auf diese Weise werden die Vorteile der Funktions- und Produktabteilung erreicht.

5. Abteilung nach Verfahren oder Ausrüstung :

Ein produzierendes Unternehmen kann seine Tätigkeiten nach Produktion, Prozessen oder Ausrüstung unterteilen. Beispielsweise kann eine Textilfabrik ihre Abteilungen in Spinnen, Weben, Kalandrieren und Färben unterteilen.

Diese Art der Abteilung kann auch im Maschinenbau und in der Altindustrie verfolgt werden. Die Rechtfertigung einer separaten Abteilung für Geräte ist, dass es nicht immer möglich ist, in jeder Abteilung, die ihre Verwendung benötigt, ein teures Gerät zu installieren. Außerdem ist nur qualifiziertes Personal erforderlich, um das Gerät zu bedienen.

Vorteile :

(i) Vorteil der Spezialisierung:

Es bietet die Vorteile der Funktionsweise, Wartung der Ausrüstung und des Personaleinsatzes.

(ii) Um einen wirtschaftlichen Vorteil zu erzielen:

Der wichtige Zweck des Aufbaus einer solchen Abteilung besteht darin, einen wirtschaftlichen Vorteil zu erzielen. Die Maschinen oder Ausrüstungen, die sich auf einen Vorgang beziehen, sind in einer Abteilung eingerichtet, und die Abteilungen oder Maschinen sind so angeordnet, dass eine Reihe von Vorgängen mit Materialien möglich ist, um die Vorgänge wirtschaftlich zu gestalten.

Nachteile:

Die wesentlichen Nachteile sind folgende:

(i) Die Produktion muss groß sein:

Der Hauptnachteil dieses Systems besteht darin, dass das Produktionsvolumen groß genug sein muss, um eine separate Abteilung zu rechtfertigen.

(ii) Schwierigkeit der Koordination:

Es kann schwierig sein, die Abteilungen auf der Grundlage verschiedener Prozesse zu koordinieren.

(iii) Konflikt zwischen Managern:

Es kann Konflikte zwischen Managern verschiedener Prozesse geben. Die Instanzen dieses Konflikttyps sind verfügbar.

Dieses Verfahren ist offensichtlich nur begrenzt anwendbar, eignet sich jedoch nur für eine spezielle und zusammengesetzte Art von Anlage, Verfahren oder Ausrüstung.

6. Nach geografischer Region :

Die Aufteilung nach geografischen Regionen wird manchmal als wesentlich und notwendig angesehen, wenn das Unternehmen auf dem breiten Materialmarkt, häufig auf internationalen Märkten, produziert und verkauft. Fabriken werden aus Gründen der Rohstoffe, der Versorgung, der Arbeitskräfte, der Betriebsmittel und des Transports häufig an verschiedenen Standorten bevorzugt. Diese können die gleichen, unterschiedlichen oder komplementären Produkte produzieren.

Zum Beispiel: Die Fabriken von Bata an verschiedenen Standorten im Land sind gute Beispiele. Regionale oder territoriale Basis der Abteilung ist häufiger in den Marketingaktivitäten. Kaufhäuser, Filialisten und regionale Vertriebsabteilungen unterstützen die landesweite und einheitliche Verteilung von Vertrieb und Service. Die Managementfunktionen, die Planung, Entscheidungsfindung, Leitung und Kontrolle umfassen, werden erleichtert, indem jedes Territorium als Profitcenter betrachtet wird.

Vorteile:

Die Vorteile dieser Abteilung sind wie folgt:

(i) Eine bessere Anpassung ist möglich:

Eine bessere Anpassung an das soziale und sozioökonomische Umfeld ist weitgehend möglich.

(ii) Besserer Zugang zu lokalen und territorialen Ökonomien und Einrichtungen möglich:

Da regionale Fabriken oder territoriale Verkaufsbüros eröffnet werden, entstehen dem Unternehmen unter Berücksichtigung regionaler und lokaler Vorteile solche Vorteile.

(iii) Entscheidungsfindung und Kommunikation werden erleichtert:

Die regionale Autonomie ist weitgehend in der Abteilung verankert, so dass Entscheidungen und Kommunikation weitgehend möglich sind. Die regionalen Abteilungen wenden sich in wichtigen politischen Angelegenheiten an die Zentrale, können sich jedoch in regionalen Angelegenheiten schnell und flexibel bewegen.

(iv) Vorteil in Bezug auf Kreditkontrolle und andere Routine-Personalangelegenheiten:

Bei Funktionen wie Finanzen, Personal und Öffentlichkeitsarbeit, die von der Zentrale aus unkompliziert zu bedienen sind, können bestimmte begrenzte und lokale Zuständigkeiten in den Bereichen Rechnungswesen, Kreditkontrolle usw. sowie routinemäßige Personalangelegenheiten immer mit Vorteil behandelt werden von der territorialen Abteilung betrieben werden.

Nachteile:

Die Hauptnachteile der geografischen Region sind folgende:

(i) Vervielfältigung von Personal:

In dieser Abteilung sind Personalverdoppelung, hoher Personalbedarf, hohe Gemeinkosten, territoriale Loyalität und Koordinierungs- und Kontrollprobleme in hohem Maße zu verzeichnen.

(ii) Gefahr des Ungleichgewichts bei der Arbeit:

Daher ist es sehr wichtig, ein Gleichgewicht darüber zu finden, inwieweit eine Gebietsabteilung durchgeführt werden sollte.

Zum Beispiel - In einer Düngemittelvermarktungsorganisation ist der Markt in den weitläufigen, amorphen ländlichen Gebieten des Landes weit verbreitet. Eine zweite Abteilungsebene auf Gebietsebene, eine Reihe von Gebieten, die unter einem Gebiet arbeiten, ist immer nützlich und notwendig. Dies unterstützte die lokale Beteiligung der betroffenen staatlichen Stellen und institutionellen Behörden, lokales Wissen und schnelle Reaktionen auf Marktverschiebungen, Aktivitäten der Wettbewerber und lokale Probleme.

7. Abteilung durch Kunden :

In dieser Abteilung sind die Kunden der Schlüssel für die Gruppierung der Aktivitäten. Eine Marketing-Organisation kann ihre Aktivitäten in Abhängigkeit von ihrem Bedarfsvolumen, ihrer Sprache und dergleichen nach den von ihr bedienten Kundengruppen gruppieren.

Diese Art der Aufteilung ist wichtig, wenn die Aufmerksamkeit auf verschiedene Arten von Kunden von größter Bedeutung ist.

Die Kunden können auf eine der folgenden Arten aufgeteilt werden:

(i) Große und kleine Kunden,

(ii) Reiche und arme Kunden,

(iii) Regierungs- und Nichtregierungskunden,

(iv) Industrie- und Verbraucherkunden,

(v) Alter (alter Erwachsener oder Kind),

(vi) Geschlecht (Damen und Herren),

(vii) Einkommen,

(viii) Geschmack usw.

(ix) Art des Geschäfts usw.

Ein anderes Beispiel, das wir vielleicht schreiben, ist ein Kaufhaus, in dem es eine Kinder-, Damen- und Herrenabteilung gibt, die jeweils auf die unterschiedlichen Anforderungen verschiedener Kundenklassen zugeschnitten ist.

Vorteile:

Die Hauptvorteile der Kundenabteilung sind:

(i) Kundenzufriedenheit ist das Hauptziel - Bei dieser Art von Abteilung ist die Kundenzufriedenheit das Hauptziel. Zufriedenheit stärkt das Ansehen des Unternehmens bei den Kunden.

(ii) Bedürfnisse verschiedenster Kunden können befriedigt werden. Dies kann durch spezialisiertes Personal mit dem Motiv geschehen, Dienstleistungen für klar definierte Kundengruppen zu erbringen.

(iii) Besondere Bedeutung für bestimmte Kategorien von Kunden wird ebenfalls beigemessen.

(iv) Vorteil der Spezialisierung - Dies kann auch durch diese Methode der Abteilung abgeleitet werden.

Nachteile:

Die wesentlichen Nachteile dieser Art der Abteilung sind:

(i) Schwierigkeiten bei der Koordination - Da diese Art der Abteilung nur für die Vertriebsfunktion gilt, wird eine Koordination zwischen dem Vertrieb und anderen Funktionen schwierig.

(ii) Unterauslastung von Einrichtungen - Möglicherweise werden Einrichtungen und Arbeitskräfte nicht ausreichend genutzt, da separate Abteilungen für die verschiedenen Kundenklassen eingerichtet werden.

(iii) Druck auf Gunst und Sonderbehandlung - Der Kunde und die Abteilungsleiter können jederzeit Druck auf verschiedene Einrichtungen und Einrichtungen ausüben, um ihren Anforderungen gerecht zu werden.

8. Marketing Channel Abteilung :

In dieser Art von Abteilung haben viele Verfahren und Vermarkter festgestellt, dass ein direkter Einzelhandel mit Kunden nicht möglich ist. In Anbetracht der Größe und Komplexität des Unternehmens und der Verbreitung des Marktes gilt dies insbesondere für den Verbrauchermarkt und den Markt für landwirtschaftliche Betriebsmittel.

Zum Beispiel - Eine Düngemittelfirma würde es unmöglich finden, auf Millionen von Bauernfamilien in den ländlichen Gebieten zu reagieren. Solche Produkte wie Massenkonsumartikel; Arzneimittel, landwirtschaftliche Betriebsmittel usw. sind auf die Unterstützung des Vermarktungskanals angewiesen, um (a) die Verbraucher zu erreichen und (b) den Wettbewerb zu lenken.

So verkauft eine Düngemittelfirma chemische Düngemittel im halben Land an 25 Millionen Bauernfamilien über die folgenden Kanäle: (i) Großhändler; (ii) Händler; (iii) Einzelhändler; (iv) das Genossenschaftssystem; (v) die Agro-Service-Zentren; und (vi) Direktes Depot.

Aufgrund der Tatsache, dass der Wettbewerb im Geschäft von Tag zu Tag zunimmt und der Markt immer breiter wird, wird die Abteilungsbasis „Marketing Channel“ zwangsläufig immer mehr Aufmerksamkeit auf sich ziehen. Auch die Produktlinien werden zunehmend von den Anforderungen der Vertriebskanäle in Bezug auf Produktspezifikation, Verpackung, Lagerung, Logistik und Verkaufsbedingungen beeinflusst.

9. Nach Abteilung der Ausschüsse :

Diese Abteilungsmethode wird in akademischen und Forschungseinrichtungen und Universitäten angewendet, obwohl in jeder Organisation, in der die Hauptfunktionen hauptsächlich beratend und richtungsweisend sind und bei der die Ausgabe der Funktion unabhängige fachliche Ansichten erfordert, diese Methode angewendet werden muss angenommen werden kann.

Daher kann ein All India Professional Institute die folgenden Hauptfunktionen haben: (i) Prüfung; (ii) Aus- und Weiterbildung; (iii) Forschung; (iv) berufliche Entwicklung; (v) Disziplin; (vi) Veröffentlichungen und Zeitschriften; und (vii) internationale berufliche Zusammenarbeit.

Jede Funktion hat einen Plan, eine Aufgabe, eine langfristige und eine kurzfristige Strategie. Es gibt einen gewählten Verwaltungsrat des Instituts. Das Leitungsgremium setzt sich aus ausgewählten Mitgliedern des Leitungsgremiums und, falls erforderlich, von außen kooptierten Sachverständigen zusammen, die jeweils für die oben genannten Funktionen zuständig sind. Darüber hinaus gibt es für jeden Ausschuss ein ständiges Sekretariat, das die vom Verwaltungsrat ratifizierten Entscheidungen des jeweiligen Ausschusses umsetzt.

Diese Form eignet sich jedoch nicht in einem gewinnorientierten Wirtschaftsunternehmen.

10. Matrix- oder Gittermethode der Abteilung :

Die Matrix- oder Gitterstruktur ist ein Mosaik aus Aufgaben und Funktionen. Das Projekt verfügt über ein umfangreiches Programm. Die Aufgabe im Projekt ist meist groß und lohnend, aber von vorübergehender Natur. Hier muss das Projekt verschiedene Fähigkeiten zusammenführen und zu einer Maschinerie zusammenfügen, mit der das Projekt verwirklicht werden soll.

Die entgegengesetzten Anforderungen an die Organisationsstruktur werden durch die als Matrix- oder Gitterstruktur bekannte Innovation erfüllt.

Die Fachabteilungen führen die allgemeine Leitung des Berufsinstituts als ständige Einrichtung fort. Gleichzeitig werden die Anforderungen der verschiedenen Projekte und Programme unterstützt, die eine multifunktionale Unterstützung benötigen.

Vorteile:

Die Vorteile der Matrix- oder Rastermethode und der Abteilungsmethode sind folgende:

ich. Einheit des Kommandos - In diesem Fall ist der Projektleiter oder -manager für den Erfolg des Projekts verantwortlich.

ii. Vervollständigung des Netzwerks - Der Projektmanager kann auf die Fachdienste der anderen Abteilungen zurückgreifen, um das Netzwerk zu vervollständigen.

iii. Beenden der Arbeit mit Leichtigkeit und Flexibilität - In dieser werden die funktionalen Dienste mit Leichtigkeit und Flexibilität freigegeben. Diese können sich anderen Projekten anschließen, die die abgeschlossenen ersetzen, oder sie können sich anderen grundlegenden Zielen der Institutionen widmen.

iv. Funktionskonflikte - Die Methode provoziert Funktionskonflikte, die insbesondere in akademischen Einrichtungen gesund sind.

v. Sie spart Aufwand und Kosten.

vi. Es hilft bei der Organisation von Projekten und Beratungsleistungen.

Nachteile:

Die Nachteile der Matrix- oder Gitterabteilung sind folgende:

ich. Dabei können interfunktionale und interdisziplinäre Konflikte entstehen.

ii. Der Unterschied zwischen dem Projektmanager und den Funktionsköpfen kann auftreten.

iii. Wenn die Organisation andere Anforderungen an die funktionalen Dienste hat, können sich neben den konkurrierenden Projektansprüchen und Streitigkeiten über die funktionalen Ressourcen auch andere Ziele ergeben.

In einem gesunden Klima der Zusammenarbeit und Teamarbeit wird das System insgesamt sehr zufriedenstellend funktionieren.


Abteilungsbasis - funktionale Abteilung, produktbasierte Abteilung, territoriale Abteilung, Abteilung durch Kunden und einige andere

Die Aufteilung / Abteilung basiert auf folgenden Faktoren:

Basis # 1. Fachabteilung :

Es bedeutet, die Geschäftsfunktionen nach Funktionen wie Produktion, Marketing, Personal, Finanzen, Forschung und Entwicklung usw. zu gruppieren. In jeder dieser Hauptfunktionsabteilungen kann es eine Reihe von Unterabteilungen geben.

Zum Beispiel kann die Produktionsabteilung Einkauf, Materialkontrolle, Produktplanung, Produktdesign, Qualitätskontrolle haben; Die Marketingabteilung kann Abteilungen wie Werbung, Vertriebskontrolle, Verkaufsförderung, Marktforschung, physische Verteilung usw. haben, und die Finanzabteilung kann Cash-Management, Kredit- und Inkasso, Budgetierung, Finanzkontrolle, Buchhaltung und so weiter haben.

Verdienste :

ich. Logische Methode - Es ist logischer und bewährter, Abteilungen in der Fertigungsindustrie in Bezug auf Funktionen zu erstellen.

ii. Fachspezifische Schulung - Jede Abteilung kann die Mitarbeiter einer bestimmten Fachrichtung schulen. Es vereinfacht das Training.

iii. Flexibilität - Diese Methode bietet Flexibilität, da mehr Abteilungen hinzugefügt werden können und einige gleichzeitig mit Änderungen in der Umgebungsdynamik beseitigt werden können.

iv. Ernennung von Spezialisten - Spezialisten können für verschiedene Funktionsbereiche ernannt werden. Infolgedessen wird erwartet, dass sich die betriebliche Effizienz der Organisation erheblich verbessert.

Einschränkungen :

ich. Enge Fokussierung - Übermäßige Betonung der Spezialisierung führt dazu, dass die Funktionsköpfe eng fokussiert bleiben. Sie neigen dazu, Tendenzen zum Aufbau von Reichen zu haben. Sie neigen dazu, die engen Interessen ihrer Abteilungen auf Kosten anderer Abteilungen zu fördern.

ii. Abteilungsübergreifender Konflikt - Abteilungsübergreifende Konflikte liegen in der funktionalen Klassifizierung auf der Hand, da ihre Zuständigkeiten voneinander abhängig sind.

iii. Fehlende Übersicht - Zu viel Spezialisierung macht die Funktionsköpfe unfähig, eine Führungsposition innezuhalten. Ihnen fehlt eine breite Sicht auf die Organisation. Dadurch wird die Entwicklung von Funktionsköpfen eingeschränkt.

iv. Koordinierungsschwierigkeiten - Es gibt Schwierigkeiten bei der Koordinierung der Aktivitäten verschiedener Abteilungen. Beispielsweise kann die Verkaufsabteilung möglicherweise ihr Versprechen, bestimmte Einheiten eines Produkts zu liefern, nicht einhalten, da die Produktion durch die Produktionsabteilung verzögert wird.

Basis # 2. Produktbasierte Abteilung :

Unter diesem Typ werden Abteilungen in Bezug auf Produkte erstellt, die von einem Unternehmen hergestellt werden. Wenn ein Unternehmen eine Reihe von Produkten herstellt, unabhängig davon, ob sie miteinander in Beziehung stehen oder nicht, werden die Aktivitäten entsprechend den von ihm ausgegebenen Produkten gruppiert.

Es würde eine zentrale Stelle geben, die bestimmte grundlegende Unterstützung für verschiedene Abteilungen / Abteilungen bieten würde. Jede Abteilung würde mit minimalem Eingriff der Unternehmenszentrale autonom funktionieren.

Verdienste :

ich. Diskriminierung profitabler und nicht profitabler Sparten - Für das Top-Management ist es einfacher, profitable und nicht profitable Sparten zu bestimmen und geeignete Maßnahmen zu ergreifen.

ii. Umfang der Produkterweiterung - Es richtet die Aufmerksamkeit auf jede Produktlinie, was die Produkterweiterung und -diversifizierung erleichtert.

iii. Individueller Beitrag - Die Leistung jedes Geschäftsbereichs und sein Beitrag zum Gesamtergebnis können leicht ermittelt werden.

iv. Fixierung der Rechenschaftspflicht - Es ist einfacher, die Rechenschaftspflicht für die Rentabilität jedes Produkts zu fixieren.

v. Hervorragende Schulungsgrundlage - Da jede Produktabteilung halbautonom ist und unterschiedliche Funktionen enthält, bietet sie eine hervorragende Schulungsgrundlage für Führungspositionen.

vi. Flexibilität - Dies ist flexibler und anpassungsfähiger.

Mängel:

ich. Höhere Betriebskosten - Die Betriebskosten sind für Organisationen, die produktbasierte Abteilungen betreiben, höher, da spezialisierte Einrichtungen und Arbeitskräfte nachgebildet werden müssen.

ii. Unterauslastung der Kapazitäten - Wenn die Nachfrage nach einem bestimmten Produkt sinkt, bleibt die Anlage nicht ausgelastet.

iii. Unhandliche Überwachung - Das Top-Management hat Schwierigkeiten, die Kontrolle über verschiedene Abteilungen und Aktivitäten auszuüben.

iv. Tendenzen zum Aufbau von Imperien - Jeder Produktmanager tendiert dazu, sein eigenes Imperium auf Kosten des Gesamtinteresses der Organisation zu gründen.

v. Mehr Personal - Dies erfordert mehr Personal mit allgemeinen Managementfähigkeiten.

Basis # 3. Gebietsbezogene Abteilung :

Bei weit verteilten Tätigkeiten basiert die Abteilung auf dem geografischen Gebiet. Alle Aktivitäten, die sich auf ein bestimmtes Gebiet beziehen, werden gruppiert und der für jedes Gebiet zuständigen Führungskraft zugewiesen. Bei dieser Art erfolgt die Unterteilung nach Region, Zone, Zweigstelle usw. Kurz gesagt, erfolgt die Unterteilung nach Territorium, wenn ähnliche Vorgänge an verschiedenen geografischen Standorten durchgeführt werden. Beispielsweise folgen Banken, Versicherungen, Postdienste, Kurierdienste, Transportunternehmen usw. dieser Art von Abteilung.

Verdienste :

ich. Unterschiedliche Kundenbedürfnisse an mehreren Standorten erfüllen - Das Unternehmen kann auf die Bedürfnisse von Kunden an verschiedenen Standorten in der ganzen Nation / auf der ganzen Welt eingehen.

ii. Sofortmaßnahmen - Die Leiter der einzelnen Gebiete können Sofortmaßnahmen einleiten, um auf Probleme zu reagieren, die für eine bestimmte Region spezifisch sind.

iii. Kontakt mit Einheimischen einfacher - Manager können Einheimische beschäftigen, die sich mit den Einheimischen in Bezug auf den jeweiligen Fall identifizieren können. Infolgedessen kann das Geschäft des Unternehmens erheblich wachsen.

iv. Kosteneinsparung - Das spart Fracht, Miete und Arbeitskosten. Daraus ergeben sich Einsparungen von lokalisierten Operationen.

v. Bessere Koordinierung - Eine bessere Koordinierung der Aktivitäten kann durch die Einrichtung regionaler Abteilungen erreicht werden. Dies erleichtert eine effektive Kontrollspanne.

vi. Direkter Kontakt - Die persönliche Kommunikation mit den Kunden vor Ort stärkt das Image des Unternehmens und dessen guten Willens.

vii. Warentraining für Manager - Es bietet ein gutes Trainingsgelände für Geschäftsführer.

Mängel :

ich. Hohe Betriebskosten - Dies ist mit hohen Betriebskosten verbunden, und das Unternehmen muss die Aktivitäten an verschiedenen Standorten duplizieren / replizieren.

ii. Mangel an Führungskräften - Es werden mehr Führungskräfte mit allgemeinen Führungsqualitäten benötigt, die möglicherweise nicht in der erforderlichen Anzahl verfügbar sind.

iii. Reibung zwischen Managern an mehreren Standorten - Es kann zu Reibungen zwischen den Gebietsmanagern kommen.

iv. Die Koordination und Kontrolle von Beamten an verschiedenen Standorten ist eine Herausforderung für das Top-Management.

v. Kommunikationslücke - Es kann auch eine Kommunikationslücke zwischen der Zentrale und den regionalen Zentren entstehen.

Basis # 4. Abteilung nach Kunden :

Wenn die Aufmerksamkeit auf Kundentypen an erster Stelle steht, können Abteilungen in Bezug auf Kunden eingerichtet werden. Diese Art der Abteilung wird in Banken, Versicherungen, im Einzelhandel, in Kaufhäusern usw. angewendet.

Verdienste :

ich. Besondere Aufmerksamkeit - Besonderes Augenmerk wird auf den unterschiedlichen Geschmack und die Vorlieben jeder Kundenklasse gelegt. This enhances customer satisfaction and boosts the image of the enterprise.

ii. Benefits of specialization – The benefits of the specialization can be achieved.

iii. Gathering market intelligence – The enterprise is able to collect minute information about the different classes of customers and tailor make their production programmes.

Nachteile :

ich. Underutilization of resources – When there is a fall in demand in a particular department, resources remain unutilized or underutilized.

ii. Excessive overheads – Duplication of activities adds to excessive overheads.

iii. Problem of coordination – There may arise the problem of coordinating the activities of diverse departments and there may also arise communication gap between central office and departments.

iv. Craving for special treatment – Each manager may bring in pressure for special treatment, privileges, facilities and benefits. Provision of any special treatment to any particular department may breed ill will among the rest of the departments.

Basis # 5. Departmentation Based on Process :

Under this classification, activities are grouped in terms of the stages a product goes through in the production process. For example, textile mill may have department like spinning, ginning, weaving, bleaching, dying and weaving; printing press may have composing, editing, printing, binding and proofreading departments.

Verdienste :

ich. Clear Cut Division Of Work – There is a clear cut division of work. This ensures specialization and facilitates training of entry level personnel.

ii. Specialist services – It is possible to appoint specialists for each process and derive the benefit of specialization.

iii. Saving in repair and maintenance cost – Location of machines of similar type result in saving repair and maintenance cost.

Demerits :

ich. Coordination challenges – There may be difficulty in coordinating the different processes.

ii. Conflict among managers – Conflict among the process managers may erupt.

iii. Unsuitability – It is not suited to non-composite type of plants.

Basis # 6. Departmentation by Time:

Where activities are grouped as per the time of performance, it is called departmentation by time. For instance, factory working 24×7 can have day shift, night shift and general shift. Hospitals and public utility companies are working under shift system. Separate departments are created. Even in educational institutions like Arts colleges, in certain states in India there are two separate departments for morning shift and evening shift. MNCs pursue this type of departmentation.

Verdienste :

ich. 24×7 services – Services are made available around the clock eg, fire service, electricity, hospital, transport, gas supply, etc.

ii. Full utilization of resources – Equipments are fully utilized. There is no question of underutilization of capacities.

iii. Work option – Employees get the option to work in convenient shifts.

iv. Avenues of opportunities – It creates a lot of employment opportunities.

Einschränkungen :

ich. Supervision difficulties – Supervision of night shift workers may pose a problem.

ii. Overstressing machines – Machines and equipments are overstressed thereby increasing maintenance costs.

iii. Adverse effect on the health of employees – Working at odd hours affects the health of employees.

Basis # 7. Departmentation by Number :

This type of departmentation is pursued in police and defence sectors. For example, soldiers in army are grouped into squads, battalions, companies, brigades and regiments. A specific number of persons who perform the same duties are isolated and brought under the supervision of a manager. This type of departmentation is practised where the work is repetitive and there is no single basis for grouping the activities.

Basis # 8. Composite Departmentation :

In practice no organization follows a single pattern of departmentation. Each type/base of departmentation has its own advantages and disadvantages. Big enterprises apply more than one method of departmentation. For example, functional classification may be followed at the top while activities at the middle and lower level may be organized in terms of product and territorial base.


Basis of Departmentation – With Advantages and Disadvantages

The following Patterns may be used for grouping activities into departments:

1. Departmentation by Functions

2. Departmentation by Products

3. Departmentation by Territory

4. Departmentation by Customer

5. Departmentation by Process or Equipments

6. Departmentation by Time and Numbers

1. Departmentation by Functions:

It refers to grouping the activities of an enterprise on the basis of functions such as production, sales, purchase, finance, personnel, etc. The actual numbers of departments in which an enterprise can be divided depends upon the size of establishment and its nature. To being with, we may- have three of four main departments. With the growth in the size of the business, mare departments and sub-departments may be created.

Vorteile:

The important advantages of functional classification include the following:

(a) It provides the benefits of occupational specialization in full.

(b) It ensures an effective utilization of manpower in all departments.

(c) It results in an economy of operation because of simple organizational design.

(d) It reaps the facility of intra-departmental co-ordination among the activities of each department.

(e) It leads to the adoption of a logical and comprehensible structure.

(f) It gives a greater emphasis on basic activities rather than on service activities.

(g) It helps in the training of specialist managers rather than generalist managers.

Nachteile:

Departmentation by enterprise functions has the following demerits:

(i) The functional classification has a proneness to greater centralization.

(ii) It involves delay in decision-making, thereby reducing efficiency.

(iii) It is responsible for poor inter-departmental co-ordination in respect of operations between two departments.

(iv) It exercises ineffective control over work performance in the absence of any rigid standards of performance.

(v) For excessive specialization, it destroys teamwork and employee motivation.

(vi) Succession to the position of the chief executive is a serious problem in functionalization.

(vii) The greatest disadvantage lies in the unsatisfactory handling of diversified product lines.

2. Departmentation by Products:

In product or service Departmentation, every major product is organized as a separate department. Each department looks after the production, sales and finance of one product. It is useful when product expansion and diversification, manufacturing and marketing characteristics of the product are of primary significance.

Vorteile:

ich. This facilitates the use of specialized equipment, promotes co-ordination and allows maximum utilization of personal skills and specialized knowledge.

ii. This facilitates the growth and diversity of products and services offered by the organization.

iii. The performance of each product line can be compared and analyzed.

iv. This allows the organization to come up with additional product lines without dislocating the existing product lines.

v. This provides an excellent training growth for management control.

vi. This enables top managers to measure and analysis the contribution of each product line to total profit.

vii. The co-ordination of various activities related to a particular product line is taken care by the head of the department.

Nachteile:

There have certain disadvantages:

ich. Product division requires people with general management abilities.

ii. This is expensive.

iii. This creates a problem of control at the top management level.

iv. This method of grouping poses certain problems in coordination, decision-making and control.

On the whole, it is suitable for those big organizations which supply a wide variety of products with different manufacturing technologies and marketing methods.

3. Departmentation by Territory, Geographic Departmentation:

Geography divisions are division designed to save different geographic areas. Under this method, territory or location is taken as the basis for organizing. This is common in organizations that operate over wide geographic areas, banking insurance and transportation firms.

Vorteile:

These are the advantages which accrue to an organization having geographic divisions:

ich. Geographic divisions allow a manager to pay special attention to the needs and problems of the local markets.

ii. Geographic divisions provide opportunities for local talent to the utilized.

iii. Organization can follow a Geographic or territorial basis for setting-up manufacturing facilities at specific locations in a country.

iv. This improves an organization relationship with customer and the organization can avoid delays in sorting out customer problems.

v. This provides a good training ground for developing general managers as they take an integrated view of the organization and look after all the operations of the unit.

vi. It facilitates the expansion of business to various regions.

Nachteile:

The following are the disadvantages:

ich. This requires more people with managerial capabilities.

ii. This creates communication problems due to geographical distance.

iii. In this form costs of operations are high because of duplication of activities in different geographic regions.

iv. The top managers at the headquarters may find it difficult to control and supervise the activities at the departmental levels.

v. It creates the problems of co-ordination and communication.

Thus, Geographic division becomes necessary at some stage in large organizations that operate in a wide geographic area.

4. Departmentation by Customer:

A business house may be divided into a number of departments on the basis of customers it serves, viz., larger and small customers, industrial and ultimate buyers, Government and other customers, male and female customers old and other young customers, wholesale, retail or hire purchase customers etc.

Vorteile:

The following are the advantages:

ich. Special attention can be given to the particular tastes and preference of each class of customers.

ii. The benefit of specialization can be derived.

iii. The enterprises gains intimate knowledge of the needs of each category of customers.

Nachteile:

The following are the main disadvantages:

ich. It may lead to duplication of activities and heavy overloads.

ii. There will be lack of co-ordination.

iii. There may be under utilization of facilities and manpower, particularly during period of low demand.

iv. Managers of customer departments may put pressure for special facilities and benefits.

Thus, this is very much useful when the organizations primary interest is to meet the needs of different customer groups.

5. Departmentation by Process or Equipment:

In manufacturing organizations the activities are often grouped on the basis of processes of equipment. This form of Departmentation brings together people and material to carry out a particular operation. It permits intensive and economical usage of costly equipment. Such as Departmentation can be found in paint or electroplating process grouping. It can also be seen in the old and textile industry or in the arrangement of one plant area of automatic screw machines or punch presses.

Advantages of Departmentation by Process of Equipment:

ich. Process Departmentation enables an organization to get the benefits of specialization and make optimum use of the resources and equipment.

ii. This Departmentation is beneficial when the equipment or machinery requires special operating skills.

iii. The basic purpose of the Departmentation is to get economic benefits. Machinery or equipment related to a particular activity may be installed in one department and arranged in such a way that makes the series of operations feasible and economic.

Disadvantages of Departmentation by Process or Equipment:

ich. Process Departmentation hinders the co-ordination of various functions due to the limitations that arise from specialization.

ii. This form of Departmentation results in conflicts between different managers at different levels on matters such as allocation of funds, providing facilities to different processes etc.

6. Departmentation by Time and Numbers:

(a) Departmentation by Simple Numbers:

In this method certain numbers of persons who are to perform the same duties are kept in one department under the supervision of one person, irrespective of what they do, where they do and what they work with. This form of Departmentation is based only on the number of people involved in it. The usefulness of this form of Departmentation has diminished with each passing century for three reasons.

First, technology has become more sophisticated and demands for more specialized and diverse skills have increased. Second, the groups comprising of specialized personnel are generally much more efficient than those groups which has been form on the basis of numbers. Finally the most prominent cause for decline the Departmentation by simple numbers is that it is useful only at the lowest level of the organization structure.

(b) Departmentation by Time:

Departmentation by time is also one of the order forms of Departmentation and generally used at lower levels of the organization. In some organizations that work round-the-clock (for example, public utilities like railways, post and telegraph offices, hospital etc.) Departmentation is based on time. The use of shifts is common in such organization as they may be affected by economic, technological of other factors. For such organizations, a normal eight hour work day may not be sufficient.

Advantages of Departmentation by Time:

ich. The basic advantage of time-based Departmentation is that it helps in efficient utilization of manpower and other resources.

ii. An organization can render its services to its services to its customer for a period greater than the normal 8-hour working day. Thus, an organization can make its services available to those who need it at any hour.

iii. This forms of Departmentation facilities the use of processes requiring a continuous cycle without interruption.

iv. Expensive capital can be efficiently utilized as employees working in shifts make use of the same machinery for a greater period of time.

v. This form of Departmentation is convenient for some people as they can work at night, for example, students may find it convenient to work at night, as they have classes to attend during the day.

Disadvantages of Departmentation by Time:

ich. There may be a lack of supervision in the night shifts.

ii. Most of the employees find it difficult to adjust to switches from one shift to another. For example, an individual may find it difficult to shift form a night shift to a day shift and vice-versa.

iii. When organization operates with several shift system, coordination and communication may become a problem. For example, employees working in the night shifts may not clean up and grease the machinery to be used by the day-shift people. This can be resolved through the establishment of regular practice.

iv. Employees may postpone their work in order to get paid for overtime work. Thus, will put up the costs of production and affect the final price of the product or service.

v. Workers may concentrate on narrow and specified technical aspects of the organization rather than on the total system of composite/combined Departmentation- The relative advantages and limitations of various types of Departmentation should be analyzed in the light of the needs and circumstances of the particular enterprise. That basis of the Departmentation is the best which facilitates the achievements of organizational objectives most economically and efficiently. In practice, no single pattern is ideal to suit all situations. Therefore, no single basis is followed for grouping activities. Most of big enterprises follow a composite of combined bases.

Choosing a Basis for Departmentation (Criteria for Grouping Activities):

Every basis of Departmentation has its own advantages and disadvantages. No single basis is the ideal for all organizations. Management must be very careful in choosing the basis of Departmentation because one a pattern is chosen it is very difficult and costly to switch over to another pattern.

The following factors should be kept in view while selecting a suitable basis of Departmentation:

1. Specialization:

The activities of an organization should be grouped in such a way that it leads to the specialization of work. Specialization helps to improve efficiency and economy of operation.

2. Co-Ordination:

All activities are designed to achieve the organizational objectives. Co-ordination in the performance of different activities is necessary so that they contributes maximum towards the organizational goals.

3. Control:

The Departmentation should be such that it facilitates measurement of performance and timely corrective action. It should enable the management to hold people accountable for results. Effective control helps to achieve organizational goals efficiently and economically.

4. Cost:

Creation of a new department involves extra cost of additional space, equipment and personnel. Therefore, the pattern and number of departments should be so decided that maximum possible economy is achieved in the utilization of physical Facilities and Personnel.

5. Special Attention:

The various activities should be given adequate attention so that each necessary activity is performed and there is no unnecessary duplication of activities.

6. Local Conditions:

Local factors should be adequately considered in a scheme of decentralization.

7. Human Consideration:

Departmentation should not follow only technical aspects but human aspects of the organization too.

The existence of informal groups, cultural patterns value system, attitudes of personnel, etc., should be given due to consideration.


Basis of Departmentation – Departmentalization by Numbers, Time, Function, Product, Territory, Customer and Process (With Factors for Basis for Departmentalization )

Departmentalization divides the people and function into identifiable units to achieve organizational goals. It must be emphasized that there is no other best way of departmentalizing that is applicable to all organizations or to all situations. The pattern depends upon given situations on what managers believe yield the best results for them in a situation they face.

There are many patterns of departmentalization:

1. Departmentalization by Numbers,

2. Departmentalization by Time,

3. Departmentalization by Function,

4. Departmentalization by Product,

5. Departmentalization by Territory,

6. Departmentalization by Customer, and

7. Departmentalization by Process.

The details of the types of departmentalization are:

Basis # 1. Departmentalization by Numbers :

Departmentalization by simple numbers has been an important method in organisation of tribes and armies. It involves placing specific number of undifferentiated persons at the direction of an executive or a manager.

The simple number method of departmentalizing is achieved by tolling off persons who are to perform the same duties and putting them under the supervision of a manager. The success of such departments depends upon the quality of manpower. Although, it is not used these days, it still may have certain applications in modern society. It is not feasible today to divide the entire manpower into different units.

Usefulness has declined due to the following reasons:

(i) Technological advancement and demanding more specialized and different skills.

(ii) Groups composed of specialized personnel are frequently more efficient than those based merely on numbers.

(iii) Departmentalization by numbers is useful only at the lowest level of the organisation structure,

(iv) This departmentalization fails to utilize the manpower properly, and so it fails to produce good results.

Basis # 2. Departmentalization by Time :

This is also the oldest form of departmentalization, generally used at lower levels of the organisation, which groups the activities on the basis of time. The use of shift is common. When the work is divided into shifts and time, this is called departmentalisation by time.

Thus, when an organisation operates on three shifts, three different departments may exist – one department for each shift, though they all are alike in terms of objectives and activities. The basic idea is to get the advantages of people specialized to work in a particular shift. Examples of this kind of departmentalisation can be found in hospitals, where round the clock patient care is essential.

There are a few advantages of this form of departmentalisation. First, services can be rendered that go beyond the typical 8-hour workday. Secondly, it is also possible to use processes that cannot be interrupted, those that require a continuing cycle. Lastly, capital equipment can be used properly which are used in shifts.

Inspite of these advantages, departmentalisation by time has disadvantages. First, supervision may be lacking, secondly, there are fatigue factor. Thirdly, having several shifts may cause problems in coordination and communication. Despite this problem, this form of departmentalisation is still in use.

Basis # 3. Departmentalization by Function :

Functional departmentalization refers to grouping of activities in accordance with the function of an enterprise; this embodies what enterprises typically do. In simple terms, the departments are created or formed on the basis of specified functions to be performed.

Activities related to a function are grouped in a single unit with a view to give a well-defined direction of the whole group. Since all enterprises undertake the creation of basic unit, the basic enterprise functions are production, financing, selling, purchasing and material, technical, marketing, personnel, etc.

These are the basic functions of an enterprise. Ralph C. Davis called it 'Organic Function', because their performance is vital and essential to the survival of the organisation. However, there is no generally accepted sequence of departmentalization. This depends upon the nature of enterprise and requirement of the organisation.

Often, these particular functional designations appear or do not appear in the organisation chart. A manufacturing unit employs different terminology, while a wholesale concern employs mostly ie, selling, 'buying' and Finance; and technical enterprise employs different terminology; this is because of the nature of enterprise and functioning.

Functional departmentalization is the most widely employed basis for organizing activities and present in almost every enterprise at some level in the organisation structure. The characteristics of the production, selling and finance functions of an enterprise are widely recognized and thoroughly understood.

Coordination of activities may be achieved through rules and procedures, planning organisational hierarchy, personal contacts, and sometimes liaison departments. Such a department may be used between engineering and manufacturing to handle design or charge problems.

Vorteile:

The following are the main advantages of functional departmentalization:

(i) Follows principle of occupational specialization,

(ii) Logical, time proven and natural form,

(iii) Maintains power and prestige of major functions,

(iv) Simplifies work and training, and

(v) Facilitate control.

This is the most logical and time-proven method. It ensures the performance of all activities necessary for achieving organizational objectives. It is also the best way of making certain that the power and prestige of the basic activities will be defended by the top managers. Functional departmentalization follows the principle of occupational specialization and thereby facilitates efficiency in the utilization of people.

Nachteile:

In spite of advantages, functional departmentalization has certain limitations:

(i) De-emphasis of overall company objectives,

(ii) Over specializes and narrows viewpoints of key personnel,

(iii) Reduces coordination between functions,

(iv) Responsibility for profits is at the top level only, and

(v) Limited development of general managers.

Functional departmentalization may tend to de-emphasize overall enterprise objectives. Next, drawback is too much emphasis on specialization, and sometimes, functional departments grow in size to justify their costs.

Basis # 4. Departmentalization by Product :

The grouping of activities on the basis of products or product lines is called departmentalization by products. It is preferred when product expansion and diversification, manufacturing and the marketing features of the products are of primary concern. Generally, where the company is making or producing diversified product, then for the convenience of controlling, departmentalization is be to done on the basis of product.

This structure permits top management to delegate to a division executive extensive authority over the manufacturing, sales, service, and engineering functions that relate to a given product or product line and to exact a considerable degree of profit responsibility from each of these managers.

Departmentalization by product or service occurs when employees who work on a particular product or service are members of the same department regardless of their business function or process in which they are engaged. In this way, IBM reorganized its operation into five autonomous business units – Personal computers, Medium-size office systems. Mainframes, Communication equipments, and components.

For example, a big enterprise with a diversified product line may have four divisions- A, B, C and D. Each division may be subdivided into Finance, Production, Sales and Personnel activities.

Vorteile:

Product departmentalization is useful where production lines are diversified and the volume of production is large.

(i) Product departmentalization can reduce the coordination problem at higher levels, because of the integration of various functions to a particular line of product.

(ii) It facilitates the use of specialized capital, promotes a certain type of coordination, and permits the maximum use of personnel skills and specialized knowledge.

(iii) Product departmentalization facilitates the measurement of managerial and operative results.

(iv) It facilitates the evaluation and comparison of the performance of various product divisions.

(v) If follows individual attention on each product line which makes easier product expansion and diversification.

Nachteile:

In spite of these advantages, product departmentalization has the following limitations:

(i) Production department encounters certain difficulties in coordination which may lead to instability in organisation structure.

(ii) Product manager centralizes all related activities; and because of these the benefits of specialization cannot be taken in respect of these.

(iii) There is a problem of oversimplification. Product line-managers may be saddled with heavy overhead costs, etc. Product managers resent being charged with costs over which they have no control.

(iv) There is a duplication of physical facilities and functions. It is suitable for only large scale business and multi-product enterprises which have the capacity to produce and sell at a larger scale.

Basis # 5. Departmentalization by Territory :

It means that groups are organized according to a region of the country or world. Sales or marketing groups are arranged by geographic region. Territorial Departmentalization operates over wide geographical areas. In this case, all the activities in a given area or territory are grouped together and assigned to a manager. Here, all the activities in a given area of operation are divided into zones, divisions, sections and branches.

This is especially attractive to large-scale firms or other enterprises whose activities are physically or geographically dispersed, such as banking, insurance, transportation and distribution network throughout a territory, etc. The territorial departmentalization is of Indian Railways; which is divided into northern Railways, Western Railways, Southern Railways, Eastern Railways and Central Railways.

Territorial Departmentalization offers a numbers of advantages:

(i) It places responsibility to a lower level, encourages logical participation in a decision making, and improves coordination of activities in a region,

(ii) It helps in achieving the benefits of local operations. Knowledge of local environment is an important factor in effective management action,

(iii) It facilitates the expansion of business in various regions,

(iv) It improves coordination in a region,

(v) It takes the advantages of economies of local operation, and

(vi) It furnishes measurable training ground for general managers.

Territorial departmentation suffers from the following limitations:

(i) This creates the problem of coordination among various regional units.

(ii) It increases problems of top management to exercise effective control; because management is not conversant with the problems of different areas.

(iii) It increases the cost of operation. It tends to make maintenance of economical central services difficult and may require services such as personnel or purchasing at region level.

(iv) There is problem of communication due to geographical distance.

(v) It requires more skilled managers which may not always be available.

(vi) Sometimes implementation of the policy matter fails. Proper implementation of policies is not possible.

Basis # 6. Departmentalization by Customer :

In customer departmentalization, activities are grouped according to customer. The management groups the activities to cater to the requirements of different customer groups. Customers are the key to grouping. Many educational institutions usually follow this type of departmentalization, where they offer different types of courses to meet the requirement of different types of students. Business owner and managers also frequently arrange activities on this basis to cater to the requirements of clearly defined customer groups. The main objective of this type is to provide specialized services to different classes of customers.

This basis of departmentalization follows the division and subdivision of activities of marketing to give attention to various customers. Management in action reports how Proctor and Gamble made several changes in its brand manager system to establish a customer-based structure.

The benefits of customer departmentalization are as follows:

(i) Customer departmentalization focuses on the customer needs. It can address the special and widely varied needs of customers.

(ii) It develops expertise in customer area. The benefits of specialization can be derived.

(iii) It leads to greater satisfaction of customers. It gives customers a feeling that they have an understanding supplier.

This practice has certain limitations:

(i) As such, this basis is applied on marketing function generally; coordination becomes difficult between marketing and other functions.

(ii) There is possibility of underemployment of facilities and manpower specialized for certain consumer groups, especially in case of recession.

(iii) It requires managers and staff specialists get familiar with the customer situation: which is very difficult.

(iv) Customer may not always be clearly defined/or differentiation among the various customer groups might be difficult. With customer form, there is usually less process specialization, because employees must remain flexible to do whatever is necessary to enhance the relationships with customers.

Basis # 7. Departmentalization by Process :

In this method, activities are grouped on the basis of production processes or equipment involved. Manufacturing process is taken as basis for dividing the activities. The manpower and materials are brought together in order to carry out a particular operation. This is generally used in a manufacturing enterprise and at lower levels of organisation.

This is mostly employed in textile, oil and other similar industries. As such, production department of a textile mill may be operated on the basis of process, like spinning, weaving, dyeing, bleaching, designing and calendaring.

The main objective is to achieve the efficiency and economy of operation. The basic objective is to achieve economic advantages.

1. It provides for effective utilization of specialized equipments and skills.

2. This ensures specialization and facilitates training of junior level employees.

3. This facilitates coordination by grouping production facilities needed for the completion of each distinct phase of work.

4. It puts full responsibility for the completion of each stage of production.

5. Greater emphasis on quality of work.

This method, however, proves to have some limitations:

(i) There may be difficulty in the coordination of the departments based on different processes.

(ii) Inefficiency in operation of one process department may adversely affect other process departments.

(iii) There is also duplication of general purpose equipment in various departments.

(iv) It is suitable only for specific or composite types of plants.

(v) There may be conflicts among managers of different processes.

Choosing a Basis for Departmentalisation :

As from the above discussion of each form of departmentalization, managers have to see the consequences of every form, because the process of selection requires a lot of insight; but overall it should be directed to promote the attainment of organisational goals.

Departmentalization is the basis only to achieve organisational goals; so the basic consideration will be given to perform organisation activities efficiently and effectively. In actual practice, no single basis is followed is grouping the activities throughout the organisation. A combination of two or more basis is used at different levels in the organisation.

Management must take into consideration all the peculiar circumstances in the selection of the basis of departmentalization and the following factors should be kept in mind. Sie sind:

1. Specialization- Departmentalisation is of such type that should take the advantage of specialization to maximum extent. Specialization helps in raising efficiency and it tends to aid performance contributing to enterprise objectives. Management must take the basis of such departmentalization which facilitates specialization.

2. Economy- The basis of departmentalisation selected must be influenced by cost consideration. Creation of departments increases extra cost on the part of the organisation. This increases costs in several ways. Therefore, the pattern and number of departments should be so decided that maximum possible economy is achieved in the utilization of physical facilities and personnel.

3. Control- The departmentalization should be such which makes it easier for management to measure performance and to hold people accountable for results. The departmentalisation should not create problems for managerial control.

4. Co-Ordination- All the activities grouped in various forms have the same objective to achieve organisational goals, though they are not similar in nature and their performance may require different skills. Thus, coordination is required at every step. Thus, going through the process of departmentalisation, management will ensure proper coordination at the departmental level as well as at organisation level.

5. Emphasis on Key Areas – The various activities of the organisation should be given adequate attention so that each activity is performed and there is no unnecessary duplication in the performance of these activities. Divisions should emphasize on key areas on which the enterprise depends.

6. Human Consideration – Divisions should also take into consideration human aspects of organisation. Availability of personnel, the existence of informal groups, culture, traditions, value system and attitudes of personnel towards various forms or organisations go a long way in deciding the effectiveness and efficiency of the organisation.

Whatever may be the basis, departmentalization means to achieve organisational objective. The basis of departmentalisation is the best which facilitates of organisational objectively most economically and efficiently. In practice, it is not feasible to follow a particular basis of departmentalisation; rather, big organisations follow a composite or combination of several bases.

Functional departmentalization is used at the top level; while sales department may be grouped on product or territorial basis which may be grouped further on customer basis. As usual, production department may be grouped on the basis of product or equipment employed. Thus, there is no ideal pattern to suit all occasions and situations.


 

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